Преди изследователят да започне да създава категории, разширените смислови единици трябва да бъдат сгъстени, което означава, че броят на думите се намалява, без да се губи съдържанието на единицата (Graneheim & Lundman, 2004). Дълбочината на смисловите единици определя нивото, на което може да се извърши анализът. Този процес на сгъстяване често се налага, когато данните се основават на интервюта и когато трябва да се извърши анализ на латентното съдържание. За да се извлече смисълът на данните, кодираният материал може да бъде разделен на области - широки групи, основани на различни фокуси на изследването. Гранехайм и Лундман (2004 г.) предпочитат областта на съдържанието на понятието, тъй като според тях по този начин се изяснява конкретна, ясно изразена област. Например материалът може да бъде разделен въз основа на въпросите, използвани при събирането на данните, или на теоретични предположения от литературата (Bengtsson, 2016, с. 12).
В процеса на категоризация се определят теми и категории. В литературата обаче не съществува консенсус за това кои рубрики или понятия трябва да се използват при анализа на съдържанието. Подкатегориите, които Burnard (1991) наричаме подзаглавия, са най-малките единици, основани на единици на значение. В манифестния анализ понякога те са същите като кодовете на смисловите единици. Подкатегориите могат да бъдат подредени в по-широки категории. Подтемата на понятието може да се използва в латентния анализ вместо категориите на понятието. Идентифицираните теми и категории трябва да бъдат вътрешно хомогенни и външно хетерогенни, което означава, че нито една информация не трябва да попада между две групи, нито да се вписва в повече от една група (Krippendorff, 2004). Темата е цялостна концепция за основния смисъл на интерпретативно латентно ниво и отговаря на въпроса "Как?".
Всички категории трябва да се коренят в данните, от които произтичат. Преместването на смисловите единици напред и назад между категориите осигурява постепенното развитие на резултата от категорията. Първоначално често се генерират няколко категории, но по-късно броят им се намалява (Burnard, 1991). Начинът, по който изследователят знае кога категоризацията е достатъчно добра, зависи от целта на изследването, а категоризацията приключва, когато е постигнато разумно обяснение (Bengtsson, 2016, с. 12).
