Неразделна част от формулярите за проектни предложения е тяхната актуалност. В раздела "Уместност" ще бъдете помолени да свържете основната цел, подцелите, дейностите и резултатите на проекта си с приоритетите в ръководството на програмата (Henriksen & Traynor, 1999, с. 163). Поради тази причина се препоръчва да прочетете добре програмното ръководство и да помислите на кои приоритети ще се позовавате и как, преди да подготвите предложението.
От вас се очаква също така да направите анализ на нуждите във формуляра за предложение. Този анализ на потребностите не се ограничава само до преобразуване на вашето дърво на проблемите в текст. Трябва добре да обосновете методологията си със статистически данни, научни изследвания, доклади, стратегически документи, научни статии и т.н., свързани с темата на проекта ви за решаване на идентифицираните от вас проблеми с дейности с висока добавена стойност. Докато извършвате тази работа, ако текстът на проекта не надхвърля ограничението за брой символи, можете да посочите и препратки към статии и източници. Ако кандидатствате за проект с национални или международни участници, при посочването на тези препратки трябва да се обърнете към целия консорциум, а не само към вашата институция и регион. В този контекст е препоръчително да получите обратна връзка и данни от вашите заинтересовани страни. С помощта на тази информация можете да засилите релевантността на вашия проект.
Например, ако ще кандидатствате на европейско ниво и партньорите ви по проекта ще бъдат от европейски държави, от вас се очаква да включите във формуляра на проекта си местно, регионално, национално и европейско ниво. Ако имате проект с екологичен аспект, ще трябва да се позовете и на европейските политически документи в тази област. Освен това ще трябва да направите анализ на ситуацията в Европа и в страните кандидатки и да подкрепите този анализ с конкретни данни и доклади, доколкото е възможно. Можете също така да обосновете използването на тези данни и анализи при избора на партньори по проекта. Уверете се, че обосновката ви е реалистична, обективна, конкретна, разбираема и се основава на данни. От друга страна, много програми за отпускане на безвъзмездни средства ограничават символите в текста на предложението. Това ще изисква от вас да направите анализа си възможно най-сбито.
