След анализа на ситуацията трябва да планирате някои дейности, за да постигнете общата цел, предназначение и резултати, които сте определили. Тези дейности трябва да бъдат структурирани по възможно най-простия и несложен начин. Някои програми и/или организации за безвъзмездни средства изискват дейностите да бъдат оповестени в определения от тях формат. Поради тази причина се препоръчва внимателно да прегледате ръководството и формуляра за кандидатстване. Например програмата "Еразъм+" изисква създаването на работни пакети в проектите за партньорства за сътрудничество (и по възможност не повече от 5 такива работни пакета) и съответно е адаптирала системите си за кандидатстване.
Когато организирате работните пакети или дейностите, е важно да посочите дейностите, които са свързани помежду си, под основно заглавие и да ги обясните в хронологичен ред (Esteves & Pastor, 2002) При определянето на дейностите можете да започнете от резултатите, които сте определили в края на анализа на ситуацията. Ако определите необходимите дейности за постигането на тези резултати, ще постигнете целта на проекта и ще допринесете за постигането на общата цел. Това ще гарантира успеха на вашия проект.
Можете да посочите поддейности под всяка дейност, която сте определили, и да напишете подпозиции, колкото позволява формулярът за кандидатстване. Препоръчва се обаче да не създавате такъв брой подпозиции, който би затруднил оценяването на формуляра на проекта. Поддейностите могат да оказват пряко влияние върху основната дейност или да включват подпомагащи и допълващи дейности. Дейности, които не допринасят за постигането на целта на проекта, не трябва да се включват в проекта. Такива и недобре обосновани дейности могат да бъдат обект на критика от страна на оценителите и да доведат до ниска оценка.
Препоръчително е да съобразявате всяка дейност, която предприемате, с целите си и, ако е възможно, да обясните нейната значимост. Докато организирате дейностите си, трябва да посочите и крайните продукти и ефектите, които ще настъпят в резултат на съответната дейност. Информацията за крайните продукти и ефектите може да се изисква в една и съща част на формуляра за кандидатстване или в различни части. За съгласуваността на проекта е важно да посочите тази информация в съответните раздели в съответствие с изискванията за формата на формуляра за кандидатстване.
Трябва да определите колко време ще отнеме всяка от дейностите ви и да бъдете реалисти, когато определяте тази продължителност (Dawson & Dawson, 1998 г., стр. 300). Всяка дейност, която не можете да извършите навреме, ще доведе до размествания и отклонения в целите и плановете на проекта ви. Освен това, ако поддържате голяма продължителност, за други дейности по проекта може да бъде отделено по-малко време, отколкото е необходимо. Това е един от факторите, които влияят върху цялостното изпълнение на проекта по време на фазата на изпълнение. Важно е времето за изпълнение на дейностите да бъде добре планирано, последователно, измерено и реалистично, тъй като оценителите ще оценяват, имайки предвид тези съображения, докато работят по проектното предложение.
В проектното предложение трябва да посочите и всички нужди и ресурси, необходими за осъществяването на всяка дейност, които ще бъдат покрити от бюджета на проекта и/или ще бъдат предоставени като принос в натура (Chen & Zhu, 2011). Тези въпроси са особено важни при съставянето на бюджета. В някои програми за бюджета може да се изисква отделен образец. Ще трябва да разгледате тези въпроси заедно в документа, по който сте работили за подготовката на дейностите, и да ги посочите в различни части на формуляра на проектното предложение, ако това се изисква. Когато създавате дейностите, записването на тези въпроси в работния документ ще ви попречи да се връщате към началото, ако информацията бъде поискана на различни места във формуляра на проектното предложение.
Когато създавате дейностите си, не забравяйте, че проектът е екипно усилие. Тази екипна работа включва работните екипи на координиращата организация, както и заинтересованите страни и техните служители (Usadolo & Caldwel, 2016). Трябва да посочите кой(ите) партньор(и) ще извърши(т) всяка дейност или дали те ще се провеждат едновременно на различни места. В допълнение към това е важно да обясните задълженията на служителите в проекта, квалификацията на тези, които ще поемат отговорността, и процесите на наемане на работа, ако е необходима допълнителна заетост.
Дейност 1.3 Анализ на потребностите (въз основа на резултатите от 1.1 и 1.2)
