Да предположим, че подготвяте проектно предложение за 12-месечна програма за безвъзмездни средства. През първите месеци на проекта се извършват необходимите процеси на координация, възлагане, снабдяване, набиране на персонал и създаване на офис на проекта за безпроблемното протичане на останалата част от проекта.
1.1 Заседание на Изпълнителния съвет на проекта
1.2 Създаване на екипа на проекта и срещи
1.3 Осъществяване на обучение и срещи за ориентация на проекта
1.4 Създаване на офис на проекта
2.1 Създаване на файлове с технически спецификации за закупуване
2.2 Проучване на пазара, получаване на оферти и предложения от фирми
2.3 Иницииране, проследяване и финализиране на тръжните процедури
3.1 Начална среща по проекта
3.2 Дейности, свързани с популяризирането и видимостта на проекта и Центъра за професионално развитие
3.3 Създаване на уеб страница на проекта
4.1 Реализиране на церемонията по откриването на центъра
4.2: Насочване на целевата аудитория към Центъра за професионално развитие
4.3: Създаване на кариерни планове и персонализирани образователни програми за младите хора от целевата група
4.4: Изпълнение на дейностите по обучение
4.5: Провеждане на проучвания за професионално ориентиране и консултиране
Когато планирате дейностите си по проекта, не разглеждайте само заявленията, които ще подадете, и областите/центровете/офисите, които ще създадете и/или поддържате. Трябва да планирате и подготвителната работа, необходима за изпълнението на тези дейности. Както се вижда от примера по-горе, 1-ва и 2-ра дейност обхващат процесите, необходими за гладкото протичане на напредъка на проекта и в съответствие със законодателството, нормативната уредба и правилата на програмата.
Дейностите за популяризиране, насърчаване и разпространение, посочени като трета дейност, включват дейностите, които трябва да бъдат включени във всеки проект. В този пример можете да посочите тези дейности, които са разработени в ред 3, в различен ред. От друга страна, важно е дейностите да бъдат планирани и извършени така, че да обхващат целия проект или значителна част от него. През първите месеци можете да осигурите визуализация и промоция, без да извършвате покупка. Социалните медии, изявленията за пресата, интервютата, брифингите, стартовата среща могат да бъдат направени безплатно или без необходимост от процес на закупуване. Освен дадените в примера тук, можете да направите допълнения или пояснения, като направите заглавията по-подробни.
Например, на четвъртия ред са представени основните дейности на проекта. В зависимост от размера или методологията на проекта можете да определите и повече от една от основните дейности. Можете също така да планирате основните си дейности едновременно.
Така например се предвижда при петата дейност междинните и окончателните доклади да се изготвят на всеки два месеца, а при седмата дейност. В съответствие с ръководството на вашата проектна програма и поканата за представяне на предложения трябва да включите работата по отчитането, одита и качеството на работата в календара на дейностите и да предоставите необходимото ниво на обяснение.
В примера заключителната среща е дадена в шестата дейност. Възможно е тази дейност да се разглежда като поддейност на 3-та дейност. От друга страна, ако искате да обясните по-подробно началната и заключителната среща или ако дейностите по проекта предвиждат големи и подробни промоционални срещи, би било полезно да разгледате тези дейности в отделна рубрика. В този контекст можете да обясните и обосновете подробно процеса на подготовка на вашите начални и/или заключителни срещи.
