Управлението на времето и бюджета е ключов аспект на управлението на проекти (Jaselskis & Ashley, 1991). Правилата и разпоредбите, свързани с този аспект на управлението, също трябва да бъдат посочени в предложението ви. Тези правила и вътрешна нормативна уредба трябва да бъдат определени единодушно от партньорите. Когато проектът бъде предоставен, тези правила и други важни теми трябва да бъдат превърнати в документ за споразумение и подписани от всяка от страните.
Препоръчително е да включите клауза, в която подробно се описва честотата на финансовите вноски. Това означава, че можете да извършвате плащания към партньорите си в съответствие с извършената работа. Можете да обвържете плащанията си с изпълнението на задачите или работните пакети. Например можете да извършите авансово плащане като %20 от общия бюджет, отпуснат на партньора в началото на проекта. Можете да направите допълнително плащане в размер на 20 % (или повече/по-малко), когато бъде завършен Работен пакет-2, и т.н. Програмите за безвъзмездни средства също така не ви изплащат целия бюджет наведнъж. В съответствие с правилата на програмата можете да коригирате разпределението на плащанията си. Основната цел тук е да се гарантира, че задачите са изпълнени навреме и правилно, ако това не е така, можете да намалите плащанията или да не извършвате никакви. Така че можете да делегирате задачи на друг партньор сор можете да намерите нови партньори в случай на неотговарящ партньор, като влезете в контакт и получите одобрението на вашата програмна агенция.
Важна методология за проследяване на човешките ресурси по отношение на работата и бюджета е използването на документите за работното време на персонала. Можете да проследявате работата на целия персонал, нает по проекта от всяка организация. Препоръчително е да събирате тези документи в края на всеки месец. Чрез тази методология можете да контролирате и да имате доказателство за броя на работниците, дните, часовете, разпределени за дадена дейност от вашите партньори, наемащи персонал по различни категории.
Тъй като ще провеждате редовни срещи с партньорите си, е възможно да обосновете управлението на времето и бюджета си в предложението. Естествено, чрез тези срещи и кореспонденция между партньорите ще проследявате дейностите си по проекта. Тези усилия за комуникация и сътрудничество ще ви предоставят необходимата информация за дейностите, така че вие и вашият консорциум да можете да анализирате дали има отклонение от графика и/или целите на Проекта. Ако има съществено отклонение, можете да идентифицирате проблема и да предприемете необходимите мерки за справяне с него. Така можете да започнете процеса на управление на риска/проблема/промяната/кризата.
По-горе е показан пример за работно време на персонала. Както може да се види, таблицата включва датата, изхода, кратко описание на дейностите, свързани с изхода, категорията, под която работи служителят, и броя на дните. Този пример за работно време на персонала е изготвен специално за партньорствата за сътрудничество по програма "Еразъм+". Възможно е формулярът да бъде преработен за различни проекти. Можете да добавите различни заглавия в раздела Категория на служителя и да напишете диференциращо заплатите, които трябва да бъдат изплатени отстрани. Координаторът/ръководителят може да контролира и управлява как съответният служител прекарва времето си чрез тази таблица. Ако има някакво отклонение от целите, един от най-ефикасните начини за намиране на източника е да се следят тези таблици. По този начин може да се определи дали отклонението в целите е причинено от персонала или по друга причина и да се предприемат съответните интервенции. В същото време чрез тези таблици може да се проследи етапът на резултатите и дейностите и количеството на разпределените за тях човешки ресурси. В случай на промяна в човешките ресурси на проекта могат да се използват времевите диаграми на персонала, за да се интегрират новонаетите хора в дейностите и свързаните с тях етапи.
Документите за работното време на служителите са важен инструмент за наблюдение, контрол и проследяване не само на собствените служители на координатора, но и на служителите и работата на партньорите по проекта. Чрез документите за работното време на персонала координаторът може да провери на какъв етап са задачите, възложени на другите партньори, и дали за тях са изразходвани необходимите ресурси, както и да извърши плащанията им в съответствие с тази информация (Brown, 2001).
