1 ЗА ПРОЕКТИТЕ: ВЪВЕДЕНИЕ

Управлението на проектния цикъл (УПЦ) е систематичен подход, използван за планиране, изпълнение, наблюдение и оценка на проекти. Той осигурява структурирана рамка за управление на проектите от тяхното начало до завършване, като гарантира, че те се изпълняват ефективно и ефикасно за постигане на предвидените цели. PCM обикновено се използва в различни сектори, включително в областта на развитието, бизнеса и публичната администрация, за да се гарантира, че проектите са добре организирани, ресурсите се използват оптимално и резултатите са реализирани (Dearden and Kowalski, 2003).

Цикълът на проекта обикновено е разделен на няколко фази, всяка от които има свой собствен набор от дейности и процеси. Тези фази обикновено включват (Vasiljević et al., 2013):

• Идентификация: В тази фаза потенциалните проекти се идентифицират въз основа на задълбочен анализ на нуждите, възможностите и проблемите. Тук се оценява осъществимостта и целесъобразността на проекта и се определят неговите цели и задачи.
• Формулировка и дизайн: След като идеята за проект бъде одобрена, започва фазата на формулиране и проектиране. Тя включва подробно планиране на дейностите по проекта, определяне на ролите и отговорностите, оценка на ресурсите и разходите и разработване на цялостен план на проекта. На тази фаза се изготвя планът за начина, по който ще бъде изпълнен проектът.
• Изпълнение: Дейностите по проекта се изпълняват в съответствие с плана, разработен в предходната фаза. Разпределят се ресурсите, възлагат се задачите и заинтересованите страни се включват в изпълнението на проекта. Ефективната комуникация, координацията и мониторингът са от съществено значение през тази фаза, за да се гарантира, че проектът ще продължи да се изпълнява.
• Мониторинг и оценка: Редовният мониторинг и оценка са от решаващо значение за проследяване на напредъка на проекта и за оценка на това дали той постига целите си. За измерване на напредъка се използват ключови показатели за изпълнение (КПИ) и се установяват всички отклонения от плана. Тази фаза помага за вземането на информирани решения, идентифицирането на предизвикателствата и извършването на необходимите корекции, за да се запази проектът в правилната посока.
• Приключване и закриване: След като всички дейности по проекта приключат, той се закрива официално. Това включва окончателен преглед на резултатите и постиженията на проекта спрямо първоначалните му цели. Документирането на научените уроци, успехите, предизвикателствата и най-добрите практики е важна част от тази фаза.
• Последващи действия и устойчивост: След приключването на проекта се полагат усилия за осигуряване на устойчивост на резултатите от него. Това може да включва прехвърляне на собствеността върху проекта на съответните заинтересовани страни, гарантиране, че ползите са дълготрайни, и решаване на всички текущи проблеми, които могат да възникнат.

PCM набляга на подход, основан на участието и итерациите, като включва заинтересованите страни на различни етапи от проектния цикъл (Svoboda et al., 2018, p. 21). Той насърчава непрекъснатото учене, адаптивност и усъвършенстване през целия жизнен цикъл на проекта. Ефективното управление на проектния цикъл допринася за успешни резултати от проекта, повишена отчетност и ефективно използване на ресурсите.

Управлението на проектния цикъл е систематична рамка, която направлява планирането, изпълнението, мониторинга и оценката на проектите за постигане на планираните цели, като същевременно осигурява ефективно използване на ресурсите и участие на заинтересованите страни. Това е динамичен процес, който улеснява ефективното управление на проекти и вземането на решения.

Финансираните от ЕС проекти и управлението на проектния цикъл (УПЦ) са в тясна и симбиотична връзка. PCM е структуриран подход за управление на проектите от началото до края им и е особено подходящ в контекста на финансираните от ЕС проекти поради уникалните изисквания и характеристики на тези проекти.

История на подхода PCM: Корените на подхода за управление на проектния цикъл могат да бъдат проследени назад до сектора за развитие и международните организации. В средата на 20-ти век, когато усилията за развитие се разширяват в световен мащаб, възниква необходимост от по-ефективни начини за планиране, изпълнение и оценка на проекти, насочени към подобряване на условията на живот в развиващите се страни (Kabeyi, 2019, с.73). Организацията на обединените нации, Световната банка и други международни институции са пионери в методологиите за управление на проекти, които наблягат на систематичното планиране, подходите с широко участие и постоянната оценка.

През 70-те и 80-те години на миналия век Европейската комисия (ЕК) възприе и адаптира тези принципи в това, което сега се нарича управление на проектния цикъл. Включването на УЦП в процесите на финансиране и изпълнение на проектите от страна на ЕК беше в отговор на нарастващата сложност на проектите и желанието да се гарантира, че средствата се използват ефективно и се постигат резултати. PCM се превърна в крайъгълен камък на практиките на ЕК за управление на проекти, като насочваше начина, по който проектите се замисляха, изпълняваха и наблюдаваха.

Предложение и планиране (идентифициране и формулиране): Когато организациите или субектите кандидатстват за финансиране от ЕС, те по същество предлагат проект. Процесът на идентифициране на потенциални проекти и формулиране на предложения съвпада с фазите на идентифициране и формулиране на ПМС. Предложителите на проекти трябва ясно да очертаят целите, дейностите, очакваните резултати и бюджета на проекта. На този етап от решаващо значение е привеждането на проектното предложение в съответствие с критериите и насоките за финансиране на ЕС.

Изпълнение: След като бъде осигурено финансиране от ЕС и проектът бъде одобрен, започва етапът на изпълнение. PCM осигурява структуриран подход за изпълнение на проекта в съответствие с определения план. Извършват се дейности, разпределят се ресурси и се ангажират заинтересованите страни за постигане на целите на проекта. Придържането към плана на проекта и ефективната координация между партньорите и заинтересованите страни са от основно значение за успешното изпълнение.

Мониторинг и оценка: PCM набляга на непрекъснатия мониторинг и оценка през целия жизнен цикъл на проекта. По същия начин финансираните от ЕС проекти подлежат на постоянен контрол, за да се гарантира, че те се изпълняват в срок, използват ефективно ресурсите и постигат планираните резултати. Редовното отчитане, оценката на ключовите показатели за изпълнение (КПВ) и установяването на отклонения от плана са обичайни практики както при PCM, така и при финансираните от ЕС проекти.

Отчитане и съответствие: Финансираните от ЕС проекти често изискват редовно отчитане пред органите на ЕС, за да се докаже напредъкът и спазването на установените насоки. Този процес на отчитане съответства на етапа на мониторинг и оценка на УЦП, при който ръководителите на проекти оценяват постиженията, предизвикателствата и необходимите корекции. Точното и прозрачно отчитане е от съществено значение за поддържане на доверието на ЕС в изпълнението на проекта.

Закриване и устойчивост: С наближаването на края на проектите, финансирани от ЕС, PCM подпомага етапа на приключване, включващ окончателни прегледи, документиране на извлечените поуки и подготовка за устойчивост на проекта. Тази фаза е в съответствие с принципите на PCM, като гарантира, че резултатите от проекта се поддържат и след изтичането на срока му и че се реализират дългосрочни ползи. (Arcidiacono, 2014 г., стр. 4-5)

Подходът за управление на проектния цикъл (УПЦ) има голямо значение в контекста на безвъзмездните средства и поканите за представяне на предложения, особено когато организациите търсят финансиране от различни източници, включително правителствени агенции, фондации и международни организации. PCM осигурява структурирана и всеобхватна рамка, която добре съответства на изискванията и очакванията на възложителите и финансиращите агенции. Ето защо подходът PCM е от решаващо значение за безвъзмездните средства и поканите за представяне на предложения (Minelle et al., 2022):

Ефективно използване на ресурсите: Безвъзмездните средства и поканите за представяне на предложения често са свързани със специфични бюджетни ограничения и изисквания. PCM гарантира, че ресурсите, както финансовите, така и нефинансовите, се използват ефективно и ефикасно през целия жизнен цикъл на проекта. Като следват принципите на PCM, организациите могат по-добре да разпределят средствата, материалите и персонала, за да постигнат максимално въздействие.

Ясно планиране на проекта: PCM изисква от организациите да планират внимателно своите проекти преди изпълнението им. Това планиране включва определяне на целите, дейностите, сроковете и очакваните резултати на проекта. Ясното планиране на проекта е от съществено значение, за да се убедят възложителите, че предложеният проект е добре обмислен и има голяма вероятност да бъде успешен.

Съответствие с критериите за финансиране: Много от безвъзмездните средства и поканите за представяне на предложения имат специфични критерии и насоки, които кандидатите трябва да спазват. Структурираният подход на PCM помага на организациите да приведат предложенията си в съответствие с тези критерии, което увеличава шансовете на проектите им да бъдат разгледани за финансиране.

Измерими резултати и отчетност: PCM набляга на определянето на измерими цели и ключови показатели за изпълнение (KPI) за оценка на напредъка и успеха на проекта. Това е в съответствие с очакванията на възложителите, които търсят ясни доказателства за въздействието и отчетността. Демонстрирането на начина, по който PCM ще се използва за проследяване и отчитане на резултатите от проекта, може да повиши надеждността на заявленията за безвъзмездни средства.

Управление на риска: Възложителите често се интересуват от проекти, които са добре подготвени за справяне с потенциални рискове и предизвикателства. Акцентът, който PCM поставя върху оценката и управлението на риска, позволява на организациите да идентифицират и смекчат потенциалните проблеми, което дава увереност на финансиращите организации, че проектите се изпълняват предвидливо и старателно.

Ангажиране на заинтересованите страни: Много от възложителите изискват доказателства за участието на заинтересованите страни и сътрудничеството с тях. Подходът на PCM, основан на участието, включва заинтересованите страни на различни етапи от проектния цикъл, като гарантира, че техният принос се разглежда и интегрира. Това може да засили доверието в заявленията и предложенията за безвъзмездни средства.

Оценка и обучение: Възложителите ценят проектите, които включват мислене за учене и усъвършенстване. Процесът на непрекъснат мониторинг и оценка на PCM дава възможност на организациите да проследяват напредъка, да определят областите за подобрение и да правят необходимите корекции. Този ангажимент за учене е в съответствие с интересите на финансиращите организации да увеличат максимално въздействието на своите инвестиции.

Устойчивост: Възложителите често търсят проекти, които имат трайно въздействие след периода на финансиране. Фокусът на PCM върху приключването и устойчивостта на проектите гарантира, че организациите планират продължаването на резултатите от проектите дори и след приключването на безвъзмездните средства.

По същество подходът за управление на проектния цикъл осигурява стабилна и систематична методология, която повишава качеството, надеждността и конкурентоспособността на предложенията и заявленията за безвъзмездни средства. Чрез включването на принципите на PCM в подаваните от тях документи организациите демонстрират своята ангажираност към ефективното управление на проекти, ориентираното към резултати планиране и прозрачната отчетност - качества, които са високо ценени от възложителите и финансиращите агенции.

"Покана за представяне на предложения" (CFP) е официална покана или съобщение, отправено от финансираща организация, като например правителствена агенция, фондация, неправителствена организация (НПО) или международна институция, за набиране на идеи за проекти, инициативи или решения от отделни лица, групи или организации. Целта на поканата за представяне на предложения е да се идентифицират и изберат проекти или програми, които съответстват на приоритетите, целите и задачите на финансиращата организация (EUCalls, 2023).

В поканата за представяне на предложения обикновено се посочват конкретните области на интерес, теми или въпроси, за които се предоставя финансиране. В нея се предоставят подробни инструкции, насоки и критерии за допустимост, за да могат заинтересованите страни да представят своите проектни предложения. Процесът на подаване на предложенията обикновено включва изготвяне и подаване на изчерпателно предложение, в което се описват концепцията на проекта, целите, дейностите, бюджетът, графикът, очакваните резултати и план за изпълнение и оценка.

Основните елементи на поканата за представяне на предложения включват:

• Тематичен фокус: В поканата за представяне на предложения се посочват тематичните области или темите, за които се предоставя финансиране. Те могат да варират от здравеопазване, образование и околна среда до социално развитие, технологии и изкуства, в зависимост от приоритетите на финансиращата организация.
• Критерии за допустимост: В поканата се определя кой има право да кандидатства за финансиране. Това може да включва критерии като вида на организациите (напр. НПО, академични институции, частни компании), географските местоположения и целевите бенефициенти.
• Изисквания към проекта: Подробности за вида на търсените проекти, техния обхват и очакваните резултати са описани в поканата. Това помага на потенциалните кандидати да разберат какъв вид проекти финансиращата организация се интересува да подкрепи.
• Бюджет и финансиране: В поканата се предоставя информация за наличния бюджет, ограниченията за финансиране и финансовите изисквания. В нея може да се посочи дали финансирането е частично или пълно и дали от кандидатите се изискват съпътстващи средства.
• Насоки за подаване на документи: В поканата е описан процесът на подаване на предложения. Това включва информация за крайните срокове за подаване на предложенията, изискваната документация, формата на предложението и всички специфични шаблони или формуляри, които трябва да се използват.
• Процес на преглед и подбор: В поканата могат да бъдат описани критериите за оценка, които ще се използват за оценяване на предложенията. Тя може също така да съдържа подробности за процеса на разглеждане, включително кой ще разглежда предложенията и как ще се вземат решенията за подбор.
• Времева рамка: В поканата обикновено се посочват важни дати, като например началната и крайната дата за подаване на предложенията, очакваното обявяване на избраните предложения и предвидените начални и крайни дати на финансираните проекти.
• Информация за контакт: В поканата се посочват данни за контакт за запитвания и разяснения, което позволява на потенциалните кандидати да потърсят допълнителна информация, ако е необходимо.

Поканата за представяне на предложения е конкурентен процес и организациите или лицата, които се интересуват от получаване на финансиране, трябва внимателно да се придържат към изискванията и насоките, посочени в поканата. Успешните предложения са тези, които ефективно демонстрират съответствие с приоритетите на финансиращата организация, добре дефиниран план на проекта и ясен потенциал за положително въздействие или резултати.

Различни институции на различни нива публикуват покани за представяне на предложения, за да осигурят финансиране за конкретни цели. Тези цели са свързани с тяхната програма и обикновено имат фонов анализ и/или се основават на политически документи. Тези покани за представяне на предложения обикновено включват насоки, документ по образец за проектното предложение и допълнителни документи. Преди да подготвите проект, е изключително важно да проучите правилно документа с насоките.

Първо трябва да проверите целите на програмата и дейностите, които могат да бъдат подкрепени. Ако имате идея за проект, която не съответства на поканата за представяне на предложения, е трудно да обосновете дейностите си, така че дори и предложението ви да е подготвено перфектно, шансовете за получаване на средства ще бъдат малки.

Следващото нещо, което трябва да проверите, са критериите за допустимост. Това означава кой/кои актьори могат да кандидатстват за програмата. Въпреки че има програми, които подпомагат физически лица, повечето програми предпочитат да финансират юридически лица. Тези юридически лица могат да бъдат публични/частни институции, неправителствени организации, училища, университети, съюзи, чадърни организации и др. Обикновено не се подкрепят политически партии. В някои програми, като например "Еразъм+", някои действия могат да включват неформални младежки групи, които нямат юридическо лице. Така че, преди да кандидатствате, трябва да внимавате и за тези изключения и изключвания.

Поканите за представяне на предложения могат да включват и определени критерии за финансов и организационен капацитет. Така че, ако планирате да кандидатствате за проект от организацията, за която работите, не забравяйте да прочетете и разберете и тази част. Ако в поканата за представяне на предложения се посочва, че вашата организация не трябва да има никакви задължения, дължащи се на социалноосигурителни плащания и данъци, а вашата организация не може да се съобрази с това, по-добре е да знаете това, преди да подготвите предложението.

В поканите за представяне на предложения обикновено се изисква кандидатите да създадат консорциум. Правилата за създаване на консорциума (като минимален/максимален брой, местоположение, капацитет на партньорите) са посочени в ръководството. Международните програми обикновено изискват да създадете консорциум с партньори в чужбина. Ето защо е важно да разберете изискваната структура на партньорството и да анализирате дали можете да разполагате с подходящи партньори с необходимата квалификация.

Бюджетът също е друга важна част, която трябва да проверите. Ако вече сте предвидили проект, трябва да коригирате обхвата на дейностите в съответствие с бюджета на програмата. Ако имате консорциум, трябва да вземете предвид и финансирането на неговите дейности. Важно е също така да проверите какъв вид дейности и/или компоненти могат да бъдат финансирани от програмата. Недопустимите дейности могат да бъдат финансирани от външни източници. Някои програми могат да изискват от вас да допринесете финансово за предложението до определена степен. Този процес се нарича съфинансиране. Докато някои програми могат да изискват от вас да финансирате определена част от проекта директно чрез банкова сметка, някои други програми могат да приемат принос в натура (като например използване на канцеларски материали, стационарно оборудване, наем на офис, плащане на сметки и т.н.) и/или назначаване на работници от вашата организация. Възможно е да съфинансирате проекта от вашите партньори в консорциума.

Крайният срок и начинът на кандидатстване също са важна част от поканата за представяне на предложения. Трябва да сте сигурни, че сте изпратили предложението си по правилните канали. Някои програми изискват вие и/или вашата организация да се регистрирате в цифрови и/или офлайн платформи. Ето защо трябва да се уверите, че можете да завършите тези процеси, преди да кандидатствате. Ако програмата изисква физическо кандидатстване, трябва да проучите подробностите за приемане. Някои програми могат да приемат предложенията, като проверяват времевия печат на пощенската служба, а някои програми не го правят. Така че, ако програмата, за която ще кандидатствате, изисква заявлението да достигне до адреса/дестинацията в определен срок, може да се наложи да изпратите заявлението 3-4 дни или дори 1 седмица преди крайния срок.

Общото разглеждане на шаблона за кандидатстване за проект и критериите за оценка е важно, защото ви дава обща представа за времето и ресурсите, които ще използвате в процеса на подготовка на заявлението за проект. Водещите въпроси и ограниченията на характера ще ви дадат обща представа за степента на подробност, която се изисква при кандидатстването.