1.1 Какво представлява управлението на проектния цикъл?

Управлението на проектния цикъл (УПЦ) е систематичен подход, използван за планиране, изпълнение, наблюдение и оценка на проекти. Той осигурява структурирана рамка за управление на проектите от тяхното начало до завършване, като гарантира, че те се изпълняват ефективно и ефикасно за постигане на предвидените цели. PCM обикновено се използва в различни сектори, включително в областта на развитието, бизнеса и публичната администрация, за да се гарантира, че проектите са добре организирани, ресурсите се използват оптимално и резултатите са реализирани (Dearden and Kowalski, 2003).

Цикълът на проекта обикновено е разделен на няколко фази, всяка от които има свой собствен набор от дейности и процеси. Тези фази обикновено включват (Vasiljević et al., 2013):

• Идентификация: В тази фаза потенциалните проекти се идентифицират въз основа на задълбочен анализ на нуждите, възможностите и проблемите. Тук се оценява осъществимостта и целесъобразността на проекта и се определят неговите цели и задачи.
• Формулировка и дизайн: След като идеята за проект бъде одобрена, започва фазата на формулиране и проектиране. Тя включва подробно планиране на дейностите по проекта, определяне на ролите и отговорностите, оценка на ресурсите и разходите и разработване на цялостен план на проекта. На тази фаза се изготвя планът за начина, по който ще бъде изпълнен проектът.
• Изпълнение: Дейностите по проекта се изпълняват в съответствие с плана, разработен в предходната фаза. Разпределят се ресурсите, възлагат се задачите и заинтересованите страни се включват в изпълнението на проекта. Ефективната комуникация, координацията и мониторингът са от съществено значение през тази фаза, за да се гарантира, че проектът ще продължи да се изпълнява.
• Мониторинг и оценка: Редовният мониторинг и оценка са от решаващо значение за проследяване на напредъка на проекта и за оценка на това дали той постига целите си. За измерване на напредъка се използват ключови показатели за изпълнение (КПИ) и се установяват всички отклонения от плана. Тази фаза помага за вземането на информирани решения, идентифицирането на предизвикателствата и извършването на необходимите корекции, за да се запази проектът в правилната посока.
• Приключване и закриване: След като всички дейности по проекта приключат, той се закрива официално. Това включва окончателен преглед на резултатите и постиженията на проекта спрямо първоначалните му цели. Документирането на научените уроци, успехите, предизвикателствата и най-добрите практики е важна част от тази фаза.
• Последващи действия и устойчивост: След приключването на проекта се полагат усилия за осигуряване на устойчивост на резултатите от него. Това може да включва прехвърляне на собствеността върху проекта на съответните заинтересовани страни, гарантиране, че ползите са дълготрайни, и решаване на всички текущи проблеми, които могат да възникнат.

PCM набляга на подход, основан на участието и итерациите, като включва заинтересованите страни на различни етапи от проектния цикъл (Svoboda et al., 2018, p. 21). Той насърчава непрекъснатото учене, адаптивност и усъвършенстване през целия жизнен цикъл на проекта. Ефективното управление на проектния цикъл допринася за успешни резултати от проекта, повишена отчетност и ефективно използване на ресурсите.

Управлението на проектния цикъл е систематична рамка, която направлява планирането, изпълнението, мониторинга и оценката на проектите за постигане на планираните цели, като същевременно осигурява ефективно използване на ресурсите и участие на заинтересованите страни. Това е динамичен процес, който улеснява ефективното управление на проекти и вземането на решения.

Финансираните от ЕС проекти и управлението на проектния цикъл (УПЦ) са в тясна и симбиотична връзка. PCM е структуриран подход за управление на проектите от началото до края им и е особено подходящ в контекста на финансираните от ЕС проекти поради уникалните изисквания и характеристики на тези проекти.

История на подхода PCM: Корените на подхода за управление на проектния цикъл могат да бъдат проследени назад до сектора за развитие и международните организации. В средата на 20-ти век, когато усилията за развитие се разширяват в световен мащаб, възниква необходимост от по-ефективни начини за планиране, изпълнение и оценка на проекти, насочени към подобряване на условията на живот в развиващите се страни (Kabeyi, 2019, с.73). Организацията на обединените нации, Световната банка и други международни институции са пионери в методологиите за управление на проекти, които наблягат на систематичното планиране, подходите с широко участие и постоянната оценка.

През 70-те и 80-те години на миналия век Европейската комисия (ЕК) възприе и адаптира тези принципи в това, което сега се нарича управление на проектния цикъл. Включването на УЦП в процесите на финансиране и изпълнение на проектите от страна на ЕК беше в отговор на нарастващата сложност на проектите и желанието да се гарантира, че средствата се използват ефективно и се постигат резултати. PCM се превърна в крайъгълен камък на практиките на ЕК за управление на проекти, като насочваше начина, по който проектите се замисляха, изпълняваха и наблюдаваха.