1.4 Как да тълкуваме насоките и/или поканите за представяне на предложения?

"Покана за представяне на предложения" (CFP) е официална покана или съобщение, отправено от финансираща организация, като например правителствена агенция, фондация, неправителствена организация (НПО) или международна институция, за набиране на идеи за проекти, инициативи или решения от отделни лица, групи или организации. Целта на поканата за представяне на предложения е да се идентифицират и изберат проекти или програми, които съответстват на приоритетите, целите и задачите на финансиращата организация (EUCalls, 2023).

В поканата за представяне на предложения обикновено се посочват конкретните области на интерес, теми или въпроси, за които се предоставя финансиране. В нея се предоставят подробни инструкции, насоки и критерии за допустимост, за да могат заинтересованите страни да представят своите проектни предложения. Процесът на подаване на предложенията обикновено включва изготвяне и подаване на изчерпателно предложение, в което се описват концепцията на проекта, целите, дейностите, бюджетът, графикът, очакваните резултати и план за изпълнение и оценка.

Основните елементи на поканата за представяне на предложения включват:

• Тематичен фокус: В поканата за представяне на предложения се посочват тематичните области или темите, за които се предоставя финансиране. Те могат да варират от здравеопазване, образование и околна среда до социално развитие, технологии и изкуства, в зависимост от приоритетите на финансиращата организация.
• Критерии за допустимост: В поканата се определя кой има право да кандидатства за финансиране. Това може да включва критерии като вида на организациите (напр. НПО, академични институции, частни компании), географските местоположения и целевите бенефициенти.
• Изисквания към проекта: Подробности за вида на търсените проекти, техния обхват и очакваните резултати са описани в поканата. Това помага на потенциалните кандидати да разберат какъв вид проекти финансиращата организация се интересува да подкрепи.
• Бюджет и финансиране: В поканата се предоставя информация за наличния бюджет, ограниченията за финансиране и финансовите изисквания. В нея може да се посочи дали финансирането е частично или пълно и дали от кандидатите се изискват съпътстващи средства.
• Насоки за подаване на документи: В поканата е описан процесът на подаване на предложения. Това включва информация за крайните срокове за подаване на предложенията, изискваната документация, формата на предложението и всички специфични шаблони или формуляри, които трябва да се използват.
• Процес на преглед и подбор: В поканата могат да бъдат описани критериите за оценка, които ще се използват за оценяване на предложенията. Тя може също така да съдържа подробности за процеса на разглеждане, включително кой ще разглежда предложенията и как ще се вземат решенията за подбор.
• Времева рамка: В поканата обикновено се посочват важни дати, като например началната и крайната дата за подаване на предложенията, очакваното обявяване на избраните предложения и предвидените начални и крайни дати на финансираните проекти.
• Информация за контакт: В поканата се посочват данни за контакт за запитвания и разяснения, което позволява на потенциалните кандидати да потърсят допълнителна информация, ако е необходимо.

Поканата за представяне на предложения е конкурентен процес и организациите или лицата, които се интересуват от получаване на финансиране, трябва внимателно да се придържат към изискванията и насоките, посочени в поканата. Успешните предложения са тези, които ефективно демонстрират съответствие с приоритетите на финансиращата организация, добре дефиниран план на проекта и ясен потенциал за положително въздействие или резултати.

Различни институции на различни нива публикуват покани за представяне на предложения, за да осигурят финансиране за конкретни цели. Тези цели са свързани с тяхната програма и обикновено имат фонов анализ и/или се основават на политически документи. Тези покани за представяне на предложения обикновено включват насоки, документ по образец за проектното предложение и допълнителни документи. Преди да подготвите проект, е изключително важно да проучите правилно документа с насоките.

Първо трябва да проверите целите на програмата и дейностите, които могат да бъдат подкрепени. Ако имате идея за проект, която не съответства на поканата за представяне на предложения, е трудно да обосновете дейностите си, така че дори и предложението ви да е подготвено перфектно, шансовете за получаване на средства ще бъдат малки.

Следващото нещо, което трябва да проверите, са критериите за допустимост. Това означава кой/кои актьори могат да кандидатстват за програмата. Въпреки че има програми, които подпомагат физически лица, повечето програми предпочитат да финансират юридически лица. Тези юридически лица могат да бъдат публични/частни институции, неправителствени организации, училища, университети, съюзи, чадърни организации и др. Обикновено не се подкрепят политически партии. В някои програми, като например "Еразъм+", някои действия могат да включват неформални младежки групи, които нямат юридическо лице. Така че, преди да кандидатствате, трябва да внимавате и за тези изключения и изключвания.

Поканите за представяне на предложения могат да включват и определени критерии за финансов и организационен капацитет. Така че, ако планирате да кандидатствате за проект от организацията, за която работите, не забравяйте да прочетете и разберете и тази част. Ако в поканата за представяне на предложения се посочва, че вашата организация не трябва да има никакви задължения, дължащи се на социалноосигурителни плащания и данъци, а вашата организация не може да се съобрази с това, по-добре е да знаете това, преди да подготвите предложението.

В поканите за представяне на предложения обикновено се изисква кандидатите да създадат консорциум. Правилата за създаване на консорциума (като минимален/максимален брой, местоположение, капацитет на партньорите) са посочени в ръководството. Международните програми обикновено изискват да създадете консорциум с партньори в чужбина. Ето защо е важно да разберете изискваната структура на партньорството и да анализирате дали можете да разполагате с подходящи партньори с необходимата квалификация.

Бюджетът също е друга важна част, която трябва да проверите. Ако вече сте предвидили проект, трябва да коригирате обхвата на дейностите в съответствие с бюджета на програмата. Ако имате консорциум, трябва да вземете предвид и финансирането на неговите дейности. Важно е също така да проверите какъв вид дейности и/или компоненти могат да бъдат финансирани от програмата. Недопустимите дейности могат да бъдат финансирани от външни източници. Някои програми могат да изискват от вас да допринесете финансово за предложението до определена степен. Този процес се нарича съфинансиране. Докато някои програми могат да изискват от вас да финансирате определена част от проекта директно чрез банкова сметка, някои други програми могат да приемат принос в натура (като например използване на канцеларски материали, стационарно оборудване, наем на офис, плащане на сметки и т.н.) и/или назначаване на работници от вашата организация. Възможно е да съфинансирате проекта от вашите партньори в консорциума.

Крайният срок и начинът на кандидатстване също са важна част от поканата за представяне на предложения. Трябва да сте сигурни, че сте изпратили предложението си по правилните канали. Някои програми изискват вие и/или вашата организация да се регистрирате в цифрови и/или офлайн платформи. Ето защо трябва да се уверите, че можете да завършите тези процеси, преди да кандидатствате. Ако програмата изисква физическо кандидатстване, трябва да проучите подробностите за приемане. Някои програми могат да приемат предложенията, като проверяват времевия печат на пощенската служба, а някои програми не го правят. Така че, ако програмата, за която ще кандидатствате, изисква заявлението да достигне до адреса/дестинацията в определен срок, може да се наложи да изпратите заявлението 3-4 дни или дори 1 седмица преди крайния срок.

Общото разглеждане на шаблона за кандидатстване за проект и критериите за оценка е важно, защото ви дава обща представа за времето и ресурсите, които ще използвате в процеса на подготовка на заявлението за проект. Водещите въпроси и ограниченията на характера ще ви дадат обща представа за степента на подробност, която се изисква при кандидатстването.