3 ПЛАНИРАНЕ НА ДЕЙНОСТТА

Планирането и управлението на дейностите вървят ръка за ръка. Успешно планираните дейности не могат да бъдат предприети при слаба управленска структура и обратното (Groenendijk & Dopheide, 2003). Следователно управлението е съществена част от всяко предложение.

За да създадете правилна структура на управление, трябва да сте сигурни, че вашите партньори и заинтересовани страни ще бъдат включени в нея равноправно. Ето защо е препоръчително да се създаде структура за висше управление. Това висше ръководство трябва да се състои от представители на организациите в консорциума, които могат пряко да вземат решения по отношение на проекта. Този подход ще премахне всякаква вътрешна бюрокрация сред консорциума. Тази структура на висшето ръководство следва да се свиква редовно. Тези срещи следва да бъдат докладвани, а протоколите следва да бъдат архивирани и разпространени сред персонала на проекта. Това ще гарантира, че всяко решение е съгласувано, документирано и следва да бъде проследено.

Висшето ръководство ще отговаря за общото управление на проекта. Всички отклонения, проблеми, рискове и важни въпроси ще бъдат обсъждани, разглеждани и решавани. Въпреки това ще има нужда и от управленска структура за работния пакет и конкретни действия. Поради това трябва да бъдат създадени екипи по проекта, които да предприемат конкретни дейности и действия. Работниците и назначените лица по Проекта ще бъдат естествени членове на тези екипи. Тези екипи ще провеждат срещи и ще комуникират помежду си по-често, отколкото висшето ръководство. Всеки екип може да има местен ръководител, а международният екип ще има общ координатор/ръководител. Този координатор/ръководител може да бъде и ръководител на работен пакет.

Комуникацията между партньорите и различните заинтересовани страни е важна. Добре функциониращата комуникация води до успешно сътрудничество (Martin etal., 2016). Неправилното общуване и/или недоразуменията биха възпрепятствали напредъка на проекта и неговия потенциал. Поради неправилна комуникация дейностите по Проекта могат да бъдат изпълнени по различен начин или неправилно от всеки партньор. Това би довело до спад в качеството и количеството на дейностите, което ще доведе до неизпълнение на целите на Проекта.

За да се осигури добра комуникация между партньорите и заинтересованите страни, на етапа на планиране трябва да се определят различните медии, канали и честотата на използване на тези канали и да се включат в предложението. Тъй като качеството и използването на цифровите канали са подобрени през последните години, по-голямата част от комуникацията може да се осъществява виртуално. Един от най-важните аспекти, които трябва да направите, е документирането на всяка комуникация. Решенията и обсъжданите теми трябва да се документират и да се разпространяват до свързаните лица, за да могат всички да бъдат на една и съща страница.

В предложението можете да категоризирате срещите/комуникациите по медии или по цели. Ако искате да направите категоризация по медии, можете да разделите комуникацията на две основни групи: виртуална/онлайн и физическа/лице в лице. След това можете да създадете подкатегории (например писмена, устна, видеоконферентна за виртуална/онлайн комуникация).

Възможно е срещите/общуването да се категоризират по цели. Примери за тази категоризация са срещите на висшето ръководство, срещите на работните пакети, срещите по качеството, срещите за обработка/управление на риска, срещите за обществени поръчки.

И в двата случая при всяка категоризация трябва да посочите цели, медии/канали, честота на използване, участници, места.

Управлението на времето и бюджета е ключов аспект на управлението на проекти (Jaselskis & Ashley, 1991). Правилата и разпоредбите, свързани с този аспект на управлението, също трябва да бъдат посочени в предложението ви. Тези правила и вътрешна нормативна уредба трябва да бъдат определени единодушно от партньорите. Когато проектът бъде предоставен, тези правила и други важни теми трябва да бъдат превърнати в документ за споразумение и подписани от всяка от страните.

Препоръчително е да включите клауза, в която подробно се описва честотата на финансовите вноски. Това означава, че можете да извършвате плащания към партньорите си в съответствие с извършената работа. Можете да обвържете плащанията си с изпълнението на задачите или работните пакети. Например можете да извършите авансово плащане като %20 от общия бюджет, отпуснат на партньора в началото на проекта. Можете да направите допълнително плащане в размер на 20 % (или повече/по-малко), когато бъде завършен Работен пакет-2, и т.н. Програмите за безвъзмездни средства също така не ви изплащат целия бюджет наведнъж. В съответствие с правилата на програмата можете да коригирате разпределението на плащанията си. Основната цел тук е да се гарантира, че задачите са изпълнени навреме и правилно, ако това не е така, можете да намалите плащанията или да не извършвате никакви. Така че можете да делегирате задачи на друг партньор сор можете да намерите нови партньори в случай на неотговарящ партньор, като влезете в контакт и получите одобрението на вашата програмна агенция.

Важна методология за проследяване на човешките ресурси по отношение на работата и бюджета е използването на документите за работното време на персонала. Можете да проследявате работата на целия персонал, нает по проекта от всяка организация. Препоръчително е да събирате тези документи в края на всеки месец. Чрез тази методология можете да контролирате и да имате доказателство за броя на работниците, дните, часовете, разпределени за дадена дейност от вашите партньори, наемащи персонал по различни категории.

Тъй като ще провеждате редовни срещи с партньорите си, е възможно да обосновете управлението на времето и бюджета си в предложението. Естествено, чрез тези срещи и кореспонденция между партньорите ще проследявате дейностите си по проекта. Тези усилия за комуникация и сътрудничество ще ви предоставят необходимата информация за дейностите, така че вие и вашият консорциум да можете да анализирате дали има отклонение от графика и/или целите на Проекта. Ако има съществено отклонение, можете да идентифицирате проблема и да предприемете необходимите мерки за справяне с него. Така можете да започнете процеса на управление на риска/проблема/промяната/кризата.

По-горе е показан пример за работно време на персонала. Както може да се види, таблицата включва датата, изхода, кратко описание на дейностите, свързани с изхода, категорията, под която работи служителят, и броя на дните. Този пример за работно време на персонала е изготвен специално за партньорствата за сътрудничество по програма "Еразъм+". Възможно е формулярът да бъде преработен за различни проекти. Можете да добавите различни заглавия в раздела Категория на служителя и да напишете диференциращо заплатите, които трябва да бъдат изплатени отстрани. Координаторът/ръководителят може да контролира и управлява как съответният служител прекарва времето си чрез тази таблица. Ако има някакво отклонение от целите, един от най-ефикасните начини за намиране на източника е да се следят тези таблици. По този начин може да се определи дали отклонението в целите е причинено от персонала или по друга причина и да се предприемат съответните интервенции. В същото време чрез тези таблици може да се проследи етапът на резултатите и дейностите и количеството на разпределените за тях човешки ресурси. В случай на промяна в човешките ресурси на проекта могат да се използват времевите диаграми на персонала, за да се интегрират новонаетите хора в дейностите и свързаните с тях етапи.

Документите за работното време на служителите са важен инструмент за наблюдение, контрол и проследяване не само на собствените служители на координатора, но и на служителите и работата на партньорите по проекта. Чрез документите за работното време на персонала координаторът може да провери на какъв етап са задачите, възложени на другите партньори, и дали за тях са изразходвани необходимите ресурси, както и да извърши плащанията им в съответствие с тази информация (Brown, 2001).

Невъзможно е някой да предвиди напълно правилно бъдещото събитие. Това, което можете да направите най-добре, е да анализирате събитията, дейностите, средата при определени предположения. Някои програми за отпускане на безвъзмездни средства изискват от вас да посочите тези предположения и рискове на етапа на предложението. Някои общи примери за допускания са посочени по-долу:

• Икономическата среда ще бъде стабилна за закупуване на стоки и услуги, които ще се използват в проекта.
• Няма да има бюрократични и/или регулаторни промени, които да засягат дейностите по проекта.
• Ключовите лица, определени в предложението, ще бъдат на разположение по време на проекта.
• Партньорите по проекта ще могат да продължат дейността си по време на проекта.

Можете да включите и по-конкретни предположения, свързани с вашия проект и дейности. Тъй като Вашето проектно предложение ще бъде неразделна част от договора, който ще подпишете с доставчика на безвъзмездни средства/агенцията, важно е да оставите отворена врата за рискове. В случай че вашите допускания бъдат нарушени поради външни причини (или форсмажорни обстоятелства), дейностите по проекта ви могат да бъдат изложени на риск по отношение на качеството и/или количеството. В такъв случай трябва да се свържете с вашия доставчик на безвъзмездни средства/агенция и да поискате изход. В този случай можете да заявите, че едно или повече от вашите допускания са нарушени и може да има намаляване на качеството и/или качеството на вашите резултати и дейности.

Въпреки че някои рискове не могат да бъдат предвидени, с някои от тях може да се справим по време на процесите на проекта. За да се справят с тези рискове, трябва да се определи процес на риск, проблем или промяна. Можете да дефинирате определени категории за групиране на рискове, проблеми или промени. Управлението на тези категории може да бъде по-лесно, ако делегирате отговорности в съответствие с нивото на значимост. Така, ако даден проблем може да бъде решен на местно ниво, вие или вашият партньор се справяте с проблема и информирате консорциума за него. Ако този проблем не може да бъде разрешен само от един партньор, консорциумът ще бъде информиран и ще се опита да намери изход. Ако проблемът не може да бъде разрешен и на това ниво, можете да се свържете с доставчика на безвъзмездни средства/агенцията, за да поискате насоки и път за ескалация.

Възможно е да намерите решения, като оцените рисковете си. Мерките за елиминиране, предотвратяване, намаляване и смекчаване на последиците от външните заплахи за проекта се осъществяват с добър анализ на риска (Borghesi & Gaudenzi, 2012).

Персоналът, отговорен за оценката на риска, може да направи справка с таблицата по-долу за всеки идентифициран от него риск.

От друга страна, идентифицираните рискове могат да бъдат представени в табличен вид въз основа на целта, резултата и дейността в зависимост от вероятността, въздействието и стойността на риска:

В таблицата по-горе е възможно рисковете да бъдат класифицирани въз основа на целта, резултата и дейността. При изчисляването на стойността на риска се взема предвид произведението от стойността на вероятността и стойността на ефекта. Стойностите на вероятността и на ефекта се определят от 1 до 5. В този случай минималната стойност, която ще приеме стойността на риска, е 1, а максималната стойност е 25. Определянето на стойностите на вероятност и въздействие зависи от лицето или лицата, които анализират риска. Диапазоните на стойностите на риска могат да се определят в зависимост от методологията на проекта.

Например 1-5 може да се определи като много ниско, 6-10 - ниско, 11-15 - умерено, 16-20 - високо, 21-25 - много високо. В зависимост от степента на риска могат да се извършват различни процеси. Тези рискове могат да бъдат декомпозирани и според нивата на решение. В тази рамка рисковете, които могат да бъдат решени на местно ниво, могат да бъдат отстранени от екипа на партньора в съответната държава, ако има международен риск, съответните партньори могат да го сведат до минимум със собствени мерки, или ако се открие риск, който ще засегне изцяло проекта, може да се свърже с доставчика на средства и да поиска подкрепа и/или преразглеждане.

Дейностите по популяризиране, промотиране, разпространение и валоризация са важни за постигането на целите на всеки проект. Всеки проект има поне 1 целева група и трябва в някакъв момент да сключи договор с нея. Също така, устойчивостта на Проекта може да бъде осигурена чрез подходящи дейности по визуализация, популяризиране, разпространение за определени заинтересовани страни, политици, институции и организации.

Важно е да се разработят стратегии за видимост, популяризиране, разпространение и валоризация за целевата(ите) група(и), която(ито) сте определили успоредно с анализа на заинтересованите страни, и/или за лицата и институциите, които могат да достигнат до тези целеви групи. При разработването на тези стратегии трябва да се вземат предвид и нивата на въздействие. Тези лица и институции могат да бъдат достигнати чрез дейности на местно, регионално, национално или международно равнище. Могат да бъдат разработени различни стратегии в съответствие с целите на проекта, размера на неговия бюджет и потенциалното въздействие върху целевите групи.

Ако се прави предложение за проект с относително голям бюджет, могат да се използват инструменти, които са привлекателни за голяма аудитория, като радио и телевизия. Повечето програми за безвъзмездни средства обаче предоставят сравнително ниски нива на безвъзмездни средства. В този случай трябва да се използват дейности и канали, които ще бъдат насочени към целевата аудитория по най-ефективен и ефикасен начин. Сред тези канали важно място заемат технологичните инструменти, цифровите платформи и социалните медии, които днес се използват често и които могат да се използват за разпространение и популяризиране в съответствие с профила на аудиторията. Тези инструменти позволяват дейности по разпространение и популяризиране безплатно или на ниска цена. Когато бюджетът за промоция е разпределен за инструментите на социалните медии, като facebook, twitter, instagram, видимостта може да се осигури директно в съответствие с характеристиките на целевата аудитория. Тези бюджети ще останат доста ниски в сравнение с разходите за използване на средствата за масово осведомяване и също така ще позволят пряк достъп до желаната аудитория. От друга страна, при масовите медии, въпреки че разходите са високи, достъпът до целевата аудитория може да бъде ограничен. Ето защо би било по-логично да се обърнете към нишови области за видимост.

Беше споменато, че можете да следвате стратегия в зависимост от нивата на въздействие във вашия проект. Разходите за традиционните дейности за визуализация и разпространение, които ще извършвате на местно ниво, ще останат на по-ниско ниво. Дейностите на това ниво могат да бъдат срещи с фокус, посещения на институции, флашмоб събития, информационни дейности, които ще се провеждат в училищата, състезания за ученици и младежи, интервюта за местната преса, съобщения за пресата и официални писма до местните институции. По подобен начин е възможно тези дейности да се осъществяват и на регионално ниво.

На национално и международно равнище, както беше споменато, дейностите по разпространение, видимост и популяризиране чрез традиционните и масовите медии ще бъдат много скъпи, затова могат да се използват социалните медии и цифровите платформи, които са много ефективни на тези равнища. В тази рамка би било уместно да включите в проектното си предложение членство в социалните медии и цифрови канали.

Важно е също така да определите честотата на използване на избраните канали и инструменти в зависимост от определените нива и мястото им в календара на дейностите. За тези дейности по визуализация, популяризиране и разпространение трябва да възложите и определите задачи не само на координатора, но и на партньорите по проекта.

Освен каналите и инструментите, които ще използвате, важно е и посланието, което ще предадете на целевата си аудитория. Създаването на съдържание и корпоративната идентичност са факторите, които влияят върху ефективността на посланието, което ще предадете. Въпросът, на който трябва да обърнете внимание при създаването на съдържание, е да не включвате ненужна и некоректна информация. Можете да направите необходимите препратки, като създадете уебстраница с подробна и актуална информация и като включите тази страница в съобщенията и изображенията, които ще изпратите. От друга страна, дейностите за реализиране на корпоративна идентичност включват дейности, насочени към осигуряване на същия ред на разпространение и по този начин увеличаване на запомнянето и въздействието. Създаването на логото на проекта, изборът на цветовете, които ще се използват в изображенията, стандартизирането на бележките в долния колонтитул и заглавието, които ще се използват в официалната кореспонденция, създаването на уебстраница и получаването на електронен адрес, както и редовното споделяне на актуално съдържание са сред тези дейности. Управлението на акаунти в социалните медии, правилното споделяне и бързото реагиране на входящите взаимодействия и коментари също могат да се причислят към факторите, които увеличават институционалността. В посланието, което изпращате, можете да използвате брошури, плакати, визитни картички, презентации, информационни бележки, рекламни материали (хартийки за бележки с лого и уебстраница, стикери, програма, чаша и т.н.). Докато използвате печатни материали, свеждането им до минимум и използването на рециклируеми/рециклирани материали също ще бъде важен принос към екологичната устойчивост.

Друг важен момент, който трябва да вземете предвид при създаването на съобщенията си, са правилата на програмата и/или институцията, която ги предоставя. Тези правила понякога могат да ограничат дейностите ви по разпространение и популяризиране. Освен това някои програми (например "Еразъм+") налагат и задължението да включите текста на отказа в текстовете и изображенията. Освен това може да е задължително да посочите логото, визуализацията и безвъзмездната помощ на тези програми, финансиращите институции и, ако има такива, други организации, посочени в ръководството на програмата. Някои програми може да имат отделни справочници за видимост и популяризиране. За успешното проектно предложение е важно те да бъдат разгледани на етапа на подготовка на проекта и да се посочи, че ще бъдат взети предвид при изпълнението му.

Доброволчеството се осъществява под формата на активно участие на целевите групи и трети страни в процесите на проекта. Доброволците са полезен човешки ресурс, особено за организациите с нестопанска цел. Доброволците могат да участват в доброволчески дейности по причини като лично удовлетворение, кариера, придобиване на опит, възползване от възможностите в чужбина, необходимост, произтичаща от учебната програма, и т.н.

Ако проектът ви се основава на доброволчество или включва дейности, които включват участието на доброволци, трябва да опишете и как ще бъде осъществен този процес. Доброволците следва да се разглеждат като временен човешки ресурс и задълженията, правомощията и отговорностите, които ще им бъдат възложени, следва да бъдат разпределени в тази степен. Доброволната служба и работата на дадено лице за дадена институция или проект не следва да се разглеждат като напълно безплатни. Пътните разходи и разходите за храна на тези хора следва да бъдат покрити и, ако е възможно, да им бъдат дадени някакви джобни пари. По тази причина се препоръчва в бюджета на проекта да се отделят ежедневни средства за доброволците.

За да могат доброволците да участват в проекта, трябва да бъде обявена необходимата информация. За тези съобщения могат да се използват цифрови портали, използвани от организации с нестопанска цел за обявяване на проекти. Освен това обяви могат да се поставят в групи в социалните мрежи. В обявите би било полезно да споменете своя проект, дейностите и работата, които ще се извършват на позицията на доброволец, мястото и продължителността на доброволческата дейност, приноса, който ще има за участниците (сертификат, референция и др.), и таксите за участие, които ще им бъдат предоставени, ако има такива. Събирането на информация за участниците в стандартен формуляр и създаването на база данни ще бъде полезно при проследяването на кандидатурите и процеса на набиране на доброволци.

На доброволеца трябва да бъде предоставено необходимото обучение за работата, която ще извършва след процеса на подбор. Ето защо, ако проектът ви ще бъде свързан с доброволчеството, е важно да посочите обучението, което ще бъде предоставено на тези хора. Доброволците ще могат да използват тези обучения в своите автобиографии, така че посочването на тези обучения в обявата може да се използва за привличане на доброволци.

За да може доброволците да приемат сериозно работния процес, можете да подготвите и подпишете договори. Това също ще повиши ангажираността с работата. Всъщност, тъй като концепцията за доброволчеството не е напълно разбрана в балканските страни, Тюркия и някои други страни, хората, които работят доброволно, ще си мислят, че могат да напуснат работата си, когато пожелаят. В такъв случай дейностите по проекта ви ще бъдат прекъснати. За да предотвратите това, трябва да създадете стимули, специфични за вашия проект и дейност, и да увеличите ангажираността на доброволеца. Например, ако трябва да намерите местни, доброволни участници за младежки проект, който ще осъществите в страната, важен стимул може да бъде да заявите, че тези доброволци ще имат предимство при участието си в проекти в чужбина.

Важно е също така да следите дейността на доброволците си. Можете да извършвате това проследяване заедно с персонала на проекта (а не с доброволците). Такова възлагане би било идеално за контрол и наблюдение на доброволците и би позволило неочаквани събития да бъдат предотвратени на ранен етап.