Комуникацията между партньорите и различните заинтересовани страни е важна. Добре функциониращата комуникация води до успешно сътрудничество (Martin etal., 2016). Неправилното общуване и/или недоразуменията биха възпрепятствали напредъка на проекта и неговия потенциал. Поради неправилна комуникация дейностите по Проекта могат да бъдат изпълнени по различен начин или неправилно от всеки партньор. Това би довело до спад в качеството и количеството на дейностите, което ще доведе до неизпълнение на целите на Проекта.
За да се осигури добра комуникация между партньорите и заинтересованите страни, на етапа на планиране трябва да се определят различните медии, канали и честотата на използване на тези канали и да се включат в предложението. Тъй като качеството и използването на цифровите канали са подобрени през последните години, по-голямата част от комуникацията може да се осъществява виртуално. Един от най-важните аспекти, които трябва да направите, е документирането на всяка комуникация. Решенията и обсъжданите теми трябва да се документират и да се разпространяват до свързаните лица, за да могат всички да бъдат на една и съща страница.
В предложението можете да категоризирате срещите/комуникациите по медии или по цели. Ако искате да направите категоризация по медии, можете да разделите комуникацията на две основни групи: виртуална/онлайн и физическа/лице в лице. След това можете да създадете подкатегории (например писмена, устна, видеоконферентна за виртуална/онлайн комуникация).
Възможно е срещите/общуването да се категоризират по цели. Примери за тази категоризация са срещите на висшето ръководство, срещите на работните пакети, срещите по качеството, срещите за обработка/управление на риска, срещите за обществени поръчки.
И в двата случая при всяка категоризация трябва да посочите цели, медии/канали, честота на използване, участници, места.
