Проучванията на качеството играят важна роля при определянето на степента, в която са постигнати целите и резултатите на проекта, и при намесата, когато е необходимо. Качеството изисква изследване на целите и резултатите не само в количествено, но и в качествено отношение. Проучванията на качеството във вашия проект се извършват чрез редовен мониторинг и оценка на ключовите показатели за изпълнение (КПИ). Мониторингът и оценката на процесите на управление, както и на целите и резултатите, също са включени в проблематиката на качеството. Всъщност добрият процес на управление е необходим, за да може проектът да постигне своите цели и резултати на желаното ниво. Проблемите, които се срещат в процесите на управление, ще се отразят пряко върху качеството на целта и резултатите. Освен това имиджът на един лошо управляван проект, който постига желаните цели и резултати, и на институциите, участващи в проекта, също може да бъде засегнат неблагоприятно. Поради тази причина, докато подготвяте и изпълнявате проекта си, трябва да вземете предвид както целите и резултатите, така и процесите на управление. Важно е също така да включите елементи, свързани с процесите на управление, когато определяте вашите ключови показатели за ефективност. За да сведете до минимум рисковете, свързани с управлението, трябва да определите методология и стратегия за управление на риска/проблемите/промените/кризите още на етапа на предложението.
Тъй като управлението на качеството е пряко свързано с процесите на мониторинг и оценка, то може да бъде посочено в тази част на формуляра за предложение. Трябва също така да определите как ще функционират процесите за управление на качеството. Можете да разделите процеса на управление на качеството на осигуряване на качеството и контрол на качеството.
Техниката и процесът за осигуряване на качеството са поставените цели за качество и предприетите превантивни мерки за отстраняване на всякакви различия в качеството на произведената продукция. В този процес се оценяват честотата и качеството на стъпките, следвани при координацията и сътрудничеството на продукцията, услугата или дейността, която трябва да бъде произведена. В рамките на механизма за осигуряване на качеството могат да се използват протоколи от срещи, кореспонденция, взети решения, прилагани практики, вътрешна кореспонденция, резултати от проучвания, които да се прилагат към служителите по проекта.
Техниката и процесът на контрол на качеството могат да се определят като поставените цели за качество и предприетите коригиращи мерки за отстраняване на всяка разлика в качеството на произведената продукция. Ако има отклонение от целите, се идентифицират свързаните с тях проблеми, вземат се необходимите мерки и се правят подобрения. В обхвата на механизма за контрол на качеството могат да се използват анкети за бенефициентите, обратна връзка, визуални материали, изображения, бележки, информация за фактури/пътни листове, партньорски/експертни оценки, срещи за преглед на работните пакети/продуктите.
При оценките, които трябва да бъдат направени, ще бъде назначена комисия в рамките на консорциума или може да бъде нает външен оценител. Ако програмата за отпускане на безвъзмездни средства позволява, можете да обосновете услугата за външна оценка в този контекст. Важно е в съответните раздели на формуляра за проектно предложение да посочите колко често, от кого и с каква цел ще се извършват вашите проучвания на качеството. На този етап можете да посочите квалификацията и профила на лицето или лицата, които ще извършват проучванията на качеството. Когато представяте профила на тези хора, не е необходимо да посочвате имената им, освен ако не е поискано друго. Препоръчително е да обърнете внимание на пропорционалността на бюджета, който ще отделите за проучвания на качеството. В този контекст работата по качеството не трябва да представлява голяма част от бюджета на проекта. Ако разработвате проект, свързан с производството, при който качеството е много важно, можете да оправдаете това положение, но този бюджет естествено ще бъде по-ограничен при проекти, при които физическият продукт е оскъден, и за услуги и дейности.