В предложението трябва да представите описателно разяснение на всяко бюджетно перо, като докажете необходимостта от разходите и покажете как те са свързани с действието (напр. чрез препратки към дейностите и/или резултатите в описанието на действието).
В този раздел трябва да обосновете необходимостта от бюджетната позиция. Трябва да посочите в кои дейности ще използвате бюджетната позиция. Можете също така да посочите съкращенията и номерата, които сте дали на дейностите. Докато обосновавате дейностите, не трябва да забравяте да посочите колко от всяка единица се използва в съответната позиция на продукта/услугата.
В колоната вдясно ще трябва да обосновете разходите. При обосноваването на разходите можете да посочите, че са изчислени някои разходи, свързани с работодателя, както и инфлацията, промените, причинени от търсенето/предлагането, които предвиждате, данъчните и осигурителните удръжки за човешките ресурси. Освен това в някои програми може да поискат от вас да получите ценова оферта за продукти/услуги над определен бюджетен лимит. В този контекст можете да заявите, че сте получили ценови оферти от компании. За стандартни стоки, продукти и услуги, освен ако не е посочено друго, можете да направите пазарно проучване в интернет и да посочите това в раздела за обосновка.
В раздел 3. Очаквани източници на финансиране и обобщение на очакваните разходи се очаква да опишете подробно как ще бъде осигурено съфинансирането. Както беше споменато, някои програми за безвъзмездни средства очакват бенефициентите да допринесат с определена сума за проекта. Размерът на този принос може да се различава в отделните програми. По принцип програмите не приемат принос в натура като съфинансиране, но показват използването на човешки ресурси като изключение. С други думи, ако назначите лицето или лицата, които работите във вашата институция по време на проекта, няма да се налага да отделяте финансови вноски за съфинансиране на проекта. Това може да се отнася както за вашите партньори, така и за координатора. От друга страна, внасянето на допълнителни вноски в проекта и предоставянето на възможности за финансиране може да има положителен ефект върху оценителя (въпреки че не е включено в писмените критерии за оценка).
Ако преминем един по един през 3. очаквани източници на финансиране и обобщение на очакваните разходи:
В частта "Принос на ЕС, за който се кандидатства в настоящото заявление" (А) трябва да посочите размера и процента на помощта, която трябва да получите от предоставящата институция (можете да изчислите частта за процента, като напишете формула в Excel или след като въведете всички общи суми).
Както може да се види в частта за СЪФИНАНСИРАНЕ (1+2) (Б), има два подраздела. Първият от тях е раздел 1. други вноски (заявител, други донори и т.н.). В този раздел трябва да запишете паричните вноски на вашата институция, партньорите и третите страни в проекта, както и стойността на вноските на човешките ресурси в съответната валута. Освен това в този раздел трябва да посочите имената на вашата институция, на всеки от партньорите и/или донорите и условията, ако има такива. Когато изчислявате вноските, които трябва да бъдат направени чрез човешките ресурси, трябва да вземете предвид и да посочите брутните плащания на заплати, а не нетните плащания на заплати, които правите на персонала. По време на етапа на изпълнение на вашия проект от вас ще бъдат поискани възлагателното писмо и ведомостите за заплати на съответното лице (лица), за да докажете тези вноски. Брутната сума във ведомостите за заплати ще покаже вашия принос. Ако сумата във ведомостите за заплати на отговорните лица е по-ниска от размера на съфинансирането, поискано от програмата, разликата ще трябва да бъде покрита в брой. От друга страна, назначаването на повече хора, отколкото е необходимо за покриване на това съфинансиране с човешки ресурси, може да доведе до отнемане на точка от релевантната част на проекта от независимия оценител.
Във втория подраздел се посочва прогнозният размер на приходите, получени от проекта. Ако проектът ви не генерира приходи от производството на какъвто и да е продукт и/или услуга, можете да оставите този раздел празен, в противен случай трябва да посочите прогнозния размер на приходите. Може да се каже, че съществува необосновано схващане, че от поканите за представяне на предложения за проекти или програмите за безвъзмездни средства не се очаква да генерират приходи или стойност, тъй като те обикновено имат социални цели. Всъщност за вашия проект е много важно да създаде финансиране чрез генериране на стойност, от гледна точка на засилване на неговата устойчивост. Обясняването на начина, по който ще създадете структура, която ще генерира приходи и стойност, в частта за устойчивост на формуляра на предложението ви и представянето му с реалистичен анализ ще гарантира, че предложението ви ще получи много висока оценка в тези части в резултат на оценката. При краткосрочните проекти обаче може да се окаже трудно да се създаде и управлява структура, която да генерира приходи, стойност и печалба. В този случай можете да посочите, че структурата/моделът, който сте установили, може да бъде напълно приложен след приключването на проекта ви. Тъй като вашият проект няма да генерира приходи по време на фазата на изпълнение, не е необходимо да правите оценки на приходите в този раздел. Можете също така да споменете за вашия модел, който ще генерира приходи, в раздела за устойчивост.
Важно е да определите реалистично сумата, която очаквате да получите в раздела за прогнозен доход, като вземете предвид всички рискове. Всъщност, когато посочите сумата, която очаквате да получите, като прекомерна, но това очакване не се оправдае, може да се наложи да попълните въпросния размер на съфинансиране от други източници. Това може да постави вашата институция, вашите партньори и вашия проект в трудно положение.
В раздела Estimated Costs (Прогнозни разходи) трябва да посочите прогнозните си разходи.
В раздел 11 от таблица 1 на бюджета се посочват приблизително ОБЩИТЕ ДОПУСТИМИ РАЗХОДИ. Когато сравните размера на помощта в искания принос на ЕС в това заявление (А) с общите разходи (А/С х 100), ще получите принос на ЕС, изразен като процент от общите допустими разходи.
В последната част, таблицата за разпределение на бюджета между кандидатите, са посочени разпределенията на бюджета на координаторите и партньорите. Когато посочвате тези бюджетни разпределения, трябва да включите не само получените безвъзмездни средства, но и сумите за съфинансиране (по институции, ако има такива). Съотношението на бюджета на всеки партньор към общия бюджет на проекта ще ви даде процентното разпределение на партньорите.
