2 PLANIFICAREA PROIECTULUI

Analiza arborelui problemelor (cunoscută și ca diagramă cauze-efect) este o metodă utilă pentru a vedea împreună cauzele și efectele unei probleme și pentru a crea obiective și strategii în consecință (Mahto și Kumar, 2008, p. 22-23). De asemenea, permite munca în echipă și crearea unei ordini ierarhice a problemelor și efectelor. În mijlocul arborelui problemelor se află problema principală la care proiectul își propune să intervină. Problema dvs. principală din proiect, dacă este rezolvată, ar trebui să contribuie la scopul general al proiectului. Cu alte cuvinte, scopul general al proiectului nu va include direct o problemă pe care o veți depăși complet pe parcursul proiectului, ci va exprima o situație generală vizând o situație negativă rezultată din efectele acestei probleme. De exemplu, dacă ați identificat șomajul în rândul tinerilor drept principala problemă în proiectul dumneavoastră, toate obiectivele și activitățile de combatere a acestei situații vor contribui la atingerea obiectivului general. Prin urmare, proiectul dumneavoastră va contribui într-o anumită măsură la obiectivul general prin abordarea acestei probleme.

Puteți utiliza, de asemenea, un ghid de grant sau o cerere de propuneri dacă vă este dificil să corelați problema principală cu obiectivul general. Instituțiile și programele de grant au propriile priorități și obiective. Puteți utiliza scopurile secundare ale acestor programe în timp ce vă determinați scopul general. Astfel, prin referirea la aceste obiective, demonstrezi și relevanța proiectului tău pentru program. În acest caz, puteți folosi aceste subobiective ale programului așa cum sunt sau puteți folosi propoziții originale. Pe de altă parte, puteți defini un obiectiv general unic folosind arborele pe care l-ați creat. În acest caz, va trebui să rezumați pe scurt efectele din partea de sus a ierarhiei într-o propoziție unică și cuprinzătoare. Când luăm în considerare un program de granturi aferent tinerilor, un obiectiv general poate fi determinat după cum urmează: „să contribuie la reducerea dezavantajului social și economic al tinerilor și la îmbunătățirea bunăstării lor psihologice”.

Odată ce ați identificat problema principală, trebuie să identificați factorii care o cauzează. Ar trebui să aranjați ierarhic ce element cauzează care problemă, punându-le într-o ordine. Dacă luăm exemplul șomajului în rândul tinerilor dintr-o regiune, lipsa experienței de muncă poate fi unul dintre principalele motive ale șomajului în rândul tinerilor. Motivul lipsei de experiență de lucru poate fi enumerat ca fiind lipsa oportunităților de internship, numărul și capacitatea redusă a companiilor din domeniul în care tinerii absolvă, lipsa abilităților de comunicare de bază în rândul tinerilor, lipsa planificării carierei, a sprijinului. , și îndrumări pentru tineri etc.. Dintre aceste subprobleme, se poate face o analiză mai profundă. Dacă luăm ca exemplu subproblema lipsei abilităților de comunicare de bază la tineri, lipsa pregătirii adecvate în abilitățile de comunicare de bază în școli, lipsa cunoștințelor, abilităților și capacității suficiente a familiilor cu privire la abilitățile de comunicare de bază, spațiile limitate și activitățile de socializare și comunicare pot fi enumerate ca probleme de bază. Această secvențiere poate fi efectuată și detaliată până când sunt atinse cauzele fundamentale.

În măsura în care problema principală este detaliată, aceasta va putea fi bine analizată, iar ținte și strategii pot fi determinate. Planificarea activităților necesare pentru aceste obiective și strategii este, de asemenea, legată de o bună analiză în această etapă. Subproblemele pe care le-ați identificat se vor transforma în activități care vor fi organizate în vederea atingerii scopurilor și obiectivelor în etapele următoare (Vesely, 2008).

În partea de sus a problemei principale din arborele problemelor, există efectele acestei probleme principale. Efectele pe care le veți detecta ar trebui să fie detaliate în secțiunea „impact” a formularului de propunere de proiect. Din acest motiv, este important să se ia în considerare toate efectele și părțile interesate în timp ce se analizează problema în prima etapă. Similar cu analiza problemei, cu cât analiza impactului este mai detaliată, cu atât va fi propusă o logică de intervenție mai reușită și mai cuprinzătoare. Acest lucru vă va permite să detaliați indicatorii pe care îi veți determina în măsurarea efectelor proiectului dumneavoastră și să măsurați succesul într-un mod mai cuprinzător și obiectiv. Din nou, dacă ar fi să dăm un exemplu din problema principală a șomajului în rândul tinerilor, această problemă poate duce la creșterea depresiei, a criminalității, a consumului de substanțe nocive, țigări și alcool, în capacitatea de inactivitate socială, excluziunea socială a tinerilor. oameni și în locuri de muncă care necesită calificări scăzute mai degrabă decât locuri de muncă cu valoare adăugată în domeniile în care tinerii sunt educați. Aceste efecte pot fi aprofundate și detaliate. De exemplu, apariția depresiei la tineri poate provoca o creștere a ratei de sinucidere, o scădere a așteptărilor tinerilor de la viață și deznădejde, o creștere a consumului de droguri pentru depresie, o creștere a serviciilor de psiholog / psihiatrie etc.

Cauzele și efectele problemei principale pot fi, de asemenea, legate de mai mult de o sub-cauză și efect. În acest caz, conectarea elementelor din arborele cu probleme cu săgeți și linii va preveni confuzia.

Exemple de analiză a arborelui problemelor

Un alt pas după analiza arborelui de probleme este analiza obiectivelor. Succesul și amploarea analizei obiectivelor sunt legate de cât de bine și de corect este efectuată analiza problemei. Analiza obiectivelor este realizată prin transformarea problemelor identificate în arborele dvs. de probleme în obiective.

Dacă dăm un exemplu prin problema șomajului în rândul tinerilor, scopul nostru va fi definit cu propoziții pozitive precum reducerea șomajului în rândul tinerilor sau creșterea ocupării forței de muncă în rândul tinerilor. Cu toate acestea, așa cum s-a menționat în analiza problemei, proiectul dvs. va oferi soluția problemei principale, dar nu va fi la un nivel care să rezolve singur problema generală. Prin urmare, dacă transformați problema generală într-un scop, scopul/obiectivul dumneavoastră general din propunerea dumneavoastră de proiect va fi „Să reduceți dezavantajul social și economic al tinerilor și să contribui la bunăstarea lor psihologică”. Scopul dumneavoastră ar trebui definit într-un cadru mai specific, care să includă părțile interesate ale proiectului. Pentru aceasta, este necesară analiza părților interesate.

Odată ce ți-ai determinat obiectivele proiectului, activitățile pe care le vei desfășura în timp ce atingi aceste obiective vor avea rezultate. Aceste rezultate sunt legate de cauzele principale din partea de jos a analizei arborelui probleme. În mod similar, trebuie să vă transformați sub-problemele și cauzele fundamentale în rezultate cu propoziții pozitive și de dorit (Usha Rani et al, 2022, p. 32).

După ce ați convertit toate afirmațiile din arborele dvs. de probleme în obiective, va fi pregătită o versiune preliminară a analizei obiectivelor dvs. Cu toate acestea, pentru a finaliza analiza, este util să verificați de două ori conexiunea ierarhică a țintelor și să adăugați noi ținte după cum este necesar. După aceste revizuiri, analiza dvs. țintă va fi completă.

Analiza strategiei este etapa finală în crearea schemei principale a proiectului. După cum s-a menționat în etapele anterioare, resursele proiectului sunt limitate, astfel încât doar o contribuție poate fi adusă la soluționarea problemei principale. Pe de altă parte, în timp ce se asigură această contribuție, nu va fi posibilă îndeplinirea tuturor sub-obiectivelor. Din acest motiv, una sau mai multe dintre subținte vor trebui excluse din analiza țintei.

Atunci când vă determinați strategia, trebuie să analizați ce obiective puteți atinge eficient, eficient și precis. Identificarea metodologiei cu cel mai scăzut risc va duce la mai puține probleme în faza de implementare.

Alte probleme suplimentare la care ar trebui să acordați atenție pot varia în funcție de conținutul programului de grant. Este important să se determine strategia care să maximizeze sustenabilitatea obiectivelor și activităților determinate în consecință, să promoveze economia verde și conștientizarea schimbărilor climatice , egalitatea de gen, impactul pozitiv asupra celor dezavantajați, sinergia și dezvoltarea capacităților care pot fi create în rândul părților interesate.

În analiza strategiei

• Ai resurse limitate.
• Prin urmare, trebuie să alegeți o strategie pentru a determina problema pe care doriți să o abordați.
• Alegeți 1 sau mai multe obiective după cum credeți de cuviință.

Puteți aborda problemele rămase în alte proiecte.

• Analizați obiectivele (potențiale) identificate în raport cu un set de criterii de „fezabilitate”.
• Selectează o strategie adecvată pentru implementarea proiectului,
• Decizia se bazează pe priorități de politică, buget, resurse umane, urgență, acceptabilitate socială etc.

O parte din arborele obiectivului este posibil să nu facă parte din proiect, dar ar trebui luată în considerare în analiza ipotezelor și riscului.

Părțile interesate din proiecte sunt actori, indivizi (grup țintă), organizații, instituții la nivel local, regional, național, internațional, direct sau indirect afectați de activitățile pe care le veți desfășura (Aaltonen, K., & Sivonen, R. 2009, p.132). Părțile interesate sunt o parte esențială a unui proiect. Prin urmare, este important să faceți o analiză adecvată înainte de a vă pregăti propunerea. Este important să vă identificați părțile interesate și partenerii în timp ce pregătiți partea de motivare a propunerii. Ar trebui identificați cei mai eficienți, importanți și cheie actori/instituții/organizații.

Puteți împărți analiza părților interesate în două componente: Beneficiari și Parteneri de consorțiu

Beneficiarii pot fi examinați în două categorii:

Grupul (grupurile) țintă: Grupul (grupurile) țintă a proiectului este (sunt) direct și pozitiv afectat(e) de activitățile la nivelul scopului proiectului. Lucrătorii din partenerii consorțiului pot fi, de asemenea, incluși în grupul (grupurile) țintă. (Comisia UE, 2004, p.62)

Beneficiari finali: Beneficiarii finali sunt și persoanele care vor beneficia de activitățile proiectului. Cu toate acestea, diferența față de grupul (grupurile) țintă este că aceștia vor fi afectați pe termen lung. De exemplu, dacă implementați un Proiect care vizează promovarea antreprenoriatului social într-o zonă și susțineți direct 50 de potențiali antreprenori, acești 50 de potențiali antreprenori se află în grupul dumneavoastră țintă. Odată ce activitățile Proiectului s-au încheiat și acești antreprenori și-au început afacerile, șomajul în zonă va începe să scadă, economia va înflori într-o anumită măsură, problemele sociale vor fi reduse.

În timp ce vă identificați beneficiarii finali, este important să fiți realiști și obiectivi. Ar trebui să faceți o analiză bună cu obiective tangibile și specifice. Dacă vă așteptați la un impact într-o anumită zonă și timp, ar trebui să îl precizați în propunerea dvs. Ar trebui să vă justificați estimarea/așteptările prin precizarea metodologiei și a modului de gândire. Impactul asupra beneficiarilor finali ar trebui verificat din surse obiective. De exemplu, dacă activitățile dvs. din Proiect reduc angajarea într-o anumită zonă și timp, acest rezultat poate fi verificat din statisticile locale.

Partenerii consorțiului: autorii propunerilor ar trebui să ia legătura cu ei și să țină întâlniri. Deoarece aceste organizații sunt implicate în zona tematică a Proiectului, ele pot oferi o perspectivă și o abordare mai bună a Proiectului. Aceștia pot contribui semnificativ la proiectarea activității, metodologia, implementarea părților proiectului. De asemenea, aceștia sunt în contact cu grupul țintă, astfel încât este posibil să se creeze o analiză a nevoilor mai cuprinzătoare, beneficiind de o înțelegere mai profundă a grupului țintă. De asemenea, poate fi mai ușor și mai eficient să ajungeți la grupul (grupurile) țintă prin intermediul acestor organizații.

În conformitate cu documentul de cerere de propuneri, partenerii dvs. pot fi (lista nu este epuizată):

- grupuri de tineri non-formale,

- municipii, administratii locale, administratii publice,

- Universitati, scoli, centre de invatamant,

- Organizatii non-guvernamentale, asociatii, fundatii, sindicate,

- institutii private, companii,

- Organizații Umberella, rețele naționale/internaționale.

Majoritatea cererilor de propuneri limitează numărul de parteneri într-un proiect. Acest lucru are sens, deoarece cu cât ai mai mulți parteneri, cu atât vei avea mai multă sarcină de management. De obicei, numărul de parteneri este în concordanță cu domeniul de aplicare (prin urmare bugetul) programului. Prin urmare, este important ca autorii propunerilor să aleagă partenerii cei mai eficienți și potriviți pentru proiect.

• Capacitate financiara si organizatorica,
• Capacitatea de a ajunge efectiv la grupul țintă,
• Disponibilitatea de a îndeplini sarcinile, activitățile și Proiectul,
• Relevanța partenerului cu tema proiectului și grupul țintă sunt factori importanți pentru selectarea partenerilor.

Una dintre cele mai frecvente greșeli este alegerea unui partener din cauza unei bune relații cu acesta. Deși cunoașterea și cooperarea bună cu o instituție/actor asigură o funcționare stabilă a Proiectului, aceasta poate reduce potențialul/impactul activităților.

De asemenea, este utilă standardizarea modului în care este definită ierarhia obiectivelor proiectului.

În acest sens, se poate urma următoarea metodă:

(i) Exprimați obiectivul general ca „contribuind la….”;

(ii) Exprimați scopul proiectului în termeni de beneficii oferite grupului țintă, cum ar fi „Mărit/îmbunătățit/etc……….”;

(iii) Exprimați rezultatele în mod tangibil și concret la timpul trecut ca „Livrat/produs/executat etc.” și

(iv) Exprimați activitățile la timpul prezent, începând cu un verb activ precum „Pregătiți, proiectați, construiți, cercetați...”. (Comisia UE, 2004, p.77)

O parte integrantă a formularelor de propunere de proiect este relevanța. În secțiunea Relevanță, vi se va cere să asociați scopul principal, sub-obiectivele, activitățile și rezultatele din proiectul dvs. cu prioritățile din ghidul programului (Henriksen & Traynor, 1999, p.163). Din acest motiv, este recomandat să citiți bine ghidul programului și să vă gândiți la ce priorități vă veți referi și cum înainte de a pregăti propunerea.

De asemenea, se așteaptă să faceți o analiză a nevoilor în formularul de propunere. Această analiză a nevoilor nu se limitează doar la conversia arborelui problemelor în text. Ar trebui să vă justificați bine metodologia cu date statistice, studii de cercetare, rapoarte, documente de politici, articole științifice etc. legate de tema proiectului dumneavoastră pentru rezolvarea problemelor, pe care le-ați identificat, cu activități cu valoare adăugată ridicată. În timpul acestei lucrări, dacă textul proiectului nu depășește limita de caractere, puteți specifica și referințe la articole și surse. Dacă aplicați pentru un proiect cu părți interesate naționale sau internaționale, ar trebui să vă adresați întregului consorțiu, nu doar instituției și regiunii dvs., atunci când faceți aceste referințe. În acest context, se recomandă să obțineți câteva feedback și date de la părțile interesate. Cu aceste informații, puteți consolida relevanța proiectului dumneavoastră.

De exemplu, dacă intenționați să depuneți o cerere la nivel european și partenerii dvs. de proiect vor fi din țări europene, este de așteptat să includeți nivelurile locale, regionale, naționale și europene în formularul dvs. de proiect. Dacă aveți un Proiect cu aspect de mediu, va trebui să vă referiți și la documentele de politică europeană în acest domeniu. În plus, va trebui să faceți o analiză a situațiilor din Europa și din țările candidate și să susțineți această analiză cu date și rapoarte concrete pe cât posibil. De asemenea, puteți justifica utilizarea acestor date și analize atunci când vă alegeți partenerii de proiect. Asigurați-vă că justificarea dvs. este realistă, obiectivă, concretă, de înțeles și bazată pe date. Pe de altă parte, multe programe de grant limitează caracterele din textul propunerii. Acest lucru va cere să vă faceți analiza cât mai concis posibil.

După analiza situației, trebuie să planificați unele activități pentru a atinge obiectivul general, scopul și rezultatele pe care le-ați determinat. Aceste activități ar trebui să fie structurate cât mai simplu și necomplicat posibil. Unele programe și/sau organizații de granturi necesită ca activitățile să fie dezvăluite în formatul pe care l-au stabilit. Din acest motiv, se recomandă să revizuiți cu atenție ghidul și formularul de aplicare. De exemplu, programul Erasmus+ cere crearea de pachete de lucru în proiectele de parteneriate de cooperare (și, dacă este posibil, nu mai mult de 5 dintre aceste WP) și și-a ajustat sistemele de aplicare în consecință.

Atunci când organizați pachete de lucru sau activități, este important să specificați activitățile care sunt legate între ele sub un titlu principal și să le explicați în ordine cronologică (Esteves & Pastor, 2002). În timp ce vă determinați activitățile, puteți începe de la rezultatele pe care le aveți au determinat în partea de jos a analizei situației. Dacă ai înființat activitățile necesare pentru a obține aceste rezultate, îți vei atinge obiectivul proiectului și vei contribui la obiectivul general. Acest lucru va asigura succesul proiectului dvs.

Puteți specifica sub-activități sub fiecare activitate pe care ați determinat-o și puteți scrie sub-articole atât cât vă permite formularul de cerere. Cu toate acestea, se recomandă să nu creați un număr de elemente care ar face dificilă evaluarea formularului de proiect. Subactivitățile pot influența direct activitatea principală sau pot include activități de sprijin și complementare. Activitățile care nu contribuie la realizarea scopului proiectului nu trebuie incluse în proiect. Astfel de activități și prost justificate pot fi supuse criticilor de către evaluatori și pot duce la un scor scăzut.

Este recomandat să potriviți fiecare activitate pe care o întreprindeți cu scopurile dvs. și, dacă este posibil, să explicați relevanța acesteia. În timp ce vă organizați activitățile, trebuie să specificați, de asemenea, rezultatele și efectele care vor apărea ca urmare a activității relevante. Informațiile despre rezultate și efecte pot fi solicitate în aceeași parte a formularului de cerere sau în părți diferite. Pentru coerența proiectului, este important să specificați aceste informații în secțiunile relevante, în conformitate cu cerințele de format ale formularului de cerere.

Trebuie să determinați cât timp va dura fiecare dintre activitățile dvs. și să fiți realist atunci când determinați această durată ( Dawson & Dawson, 1998, p.300) . Orice activitate pe care nu o puteți efectua la timp va duce la schimbări și abateri ale obiectivelor și planurilor proiectului dumneavoastră. În plus, dacă păstrați intervalul de timp mare, mai puțin timp poate fi alocat altor activități ale proiectului decât este necesar. Acesta este unul dintre factorii care afectează performanța generală a proiectului în faza de implementare. Este important ca timpul de activitate să fie bine proiectat, consecvent, măsurat și realist, deoarece evaluatorii vor nota ținând cont de aceste considerente în timp ce lucrează la propunerea de proiect.

În propunerea de proiect, trebuie să specificați, de asemenea, toate nevoile și resursele necesare pentru realizarea fiecărei activități, care urmează să fie acoperite din bugetul proiectului și/sau să fie furnizate ca contribuție în natură (Chen & Zhu, 2011). Aceste aspecte sunt deosebit de importante la crearea bugetului. În unele programe, un șablon separat poate fi solicitat pentru buget. Va trebui să luați în considerare aceste aspecte împreună în documentul pentru care ați lucrat pentru pregătirea activităților și să le specificați în diferite părți ale formularului de propunere de proiect, dacă vi se solicită. La crearea activităților, notarea acestor aspecte în documentul de lucru vă va împiedica să vă întoarceți la început dacă informațiile sunt solicitate în diferite puncte din formularul de propunere.

Când vă creați activitățile, amintiți-vă că proiectul este un efort de echipă. Acest lucru în echipă include echipele de lucru ale organizației coordonatoare, precum și părțile interesate și angajații acestora (Usadolo & Caldwel, 2016). Trebuie să specificați ce partener(i) vor întreprinde fiecare activitate sau dacă acestea se vor desfășura simultan în locații diferite. În plus, este important să explicăm îndatoririle angajaților din proiect, calificările celor care vor prelua conducerea și procesele de angajare în cazul în care este necesară angajare suplimentară.

• Pentru a realiza obiectivele proiectului dumneavoastră, trebuie să planificați activități proporționale și de impact.
• Trebuie să utilizați partea inferioară a arborelui obiectiv și să concepeți activități pentru a atinge aceste obiective.
• Odată ce ați conceput activitățile, le puteți împărți în altele mai mici.
• Activitatea 1. Proiectarea programului de formare.
• Activitatea 1.1 Revizuirea literaturii
• Activitatea 1.2 Sondaj și Analiză Sondaj

Activitatea 1.3 Analiza nevoilor (Pe baza rezultatelor 1.1 și 1.2)

1. Realizarea Procedurilor de Coordonare a Proiectului

1.1 Reuniunea Comitetului Executiv al Proiectului

1.2 Înființarea echipei de proiect și a întâlnirilor

1.3 Realizarea de Instruire si Intalniri de Orientare Proiect

1.4 Înființarea unui Birou de Proiect

2. Efectuarea de tranzacții pentru achiziții

2.1 Crearea fișierelor de specificații tehnice pentru achiziție

2.2 Cercetarea pieței, primirea ofertelor și ofertelor de la firme

2.3 Inițierea, urmărirea și finalizarea proceselor de licitație

3. Întâlnirea de lansare a proiectului, promovarea proiectului, vizibilitate și activități de diseminare

3.1 Întâlnirea de lansare a proiectului

3.2 Activități privind Promovarea și Vizibilitatea Centrului de Proiect și Dezvoltare Profesională

3.3 Crearea paginii web a proiectului

4. Deschiderea și funcționarea Centrului de Dezvoltare Profesională

4.1 Realizarea Ceremoniei de Deschidere a Centrului

4.2: Dirijarea publicului țintă către Centrul de Dezvoltare Profesională

4.3: Crearea planurilor de carieră și a unui curriculum educațional personalizat pentru tinerii din grupul țintă

4.4: Realizarea Activităților de Formare

4.5: Efectuarea studiilor de orientare și consiliere profesională

5. Raportare bilunară
6. Organizarea Întâlnirii Finale a Proiectului
7. Raportare intermediară și finală

Atunci când vă planificați activitățile proiectului, nu luați în considerare doar aplicațiile pe care le veți face și zonele/centrele/birourile pe care le veți înființa și/sau întreține. De asemenea, trebuie să planificați lucrările pregătitoare necesare pentru realizarea acestor activități. După cum se poate observa în exemplul de mai sus, prima și a doua activitate acoperă procesele necesare pentru ca proiectul să se desfășoare fără probleme și în conformitate cu legislația, regulamentul și regulile programului.

Activitățile de vizibilitate, promovare și diseminare specificate ca a 3-a activitate includ activitățile care ar trebui incluse în fiecare proiect. În acest exemplu, puteți specifica aceste activități, care sunt elaborate în rândul 3, în diferite ordine. Pe de altă parte, este important ca activitățile să fie planificate și realizate pentru a acoperi întregul proiect sau o parte semnificativă a acestuia. În primele luni, poți oferi vizibilitate și promovare fără a face o achiziție. Rețelele de socializare, declarațiile către presă, interviurile, briefingurile, întâlnirea de lansare se pot face gratuit sau fără a fi nevoie de un proces de achiziție. În afară de cele date în exemplul de aici, puteți face completări sau explicații făcând titlurile mai detaliate.

De exemplu, în al 4-lea rând sunt prezentate principalele activități ale proiectului. În funcție de dimensiunea sau metodologia proiectului dvs., puteți defini și mai multe dintre activitățile dvs. principale. De asemenea, vă puteți planifica activitățile principale simultan.

De exemplu, se prevede ca în activitatea a 5-a să fie întocmite rapoarte intermediare și finale o dată la 2 luni, iar în a 7-a activitate. În conformitate cu ghidul programului de proiect și cererea de propuneri, ar trebui să includeți munca dvs. privind raportarea, auditul și munca de calitate în calendarul dvs. de activități și să oferiți nivelul necesar de explicație.

În exemplu, ședința de închidere este dată în a 6-a activitate. Este posibil să se considere această activitate ca sub-activitate a celei de-a 3-a activități. Pe de altă parte, dacă doriți să explicați mai detaliat întâlnirile de început și de închidere sau dacă activitățile proiectului prevăd întâlniri promoționale ample și detaliate, ar fi util să examinați aceste activități într-o rubrică separată. În acest context, puteți explica și justifica în detaliu procesul de pregătire al întâlnirilor de început și/sau de închidere.

Diagrama dezvoltată de Henry Gantt, numită diagrama Gantt, este folosită în aproape toate propunerile de proiecte (Wilson, 2003). Acest program poate fi generat automat în programe care permit aplicarea printr-o platformă web sau un sistem precum Erasmus+.

În timp ce diagrama Gantt le permite coordonatorilor și partenerilor să monitorizeze cu ușurință toate activitățile și procesele în timpul etapelor de planificare și management al proiectului, oferă, de asemenea, evaluatorilor independenți o revizuire și o evaluare generală.

După cum se poate vedea în grafic, activitățile și toate subactivitățile sunt situate în coloana din stânga. Coloanele din dreapta arată lunile proiectului. Dacă anticipați lunile în care se va desfășura fiecare activitate, va trebui să colorați sau să marcați părțile relevante. În partea din dreapta, ar trebui să precizați cine sunt părțile interesate și cine va desfășura activitatea.

Indicatorii sunt importanți pentru coordonatori, manageri și evaluatori pentru a urmări și a examina succesul și finalizarea proiectului și sarcinile acestuia (Parmenter, 2015). Prin urmare, este important ca autorii propunerilor să identifice indicatori obiectivi și verificabili. Fiecare indicator trebuie să aibă legătură cu activitățile, sarcinile și/sau rezultatele proiectului.

Pentru a urmări activitățile și sarcinile, trebuie identificați indicatorii SMART ( Shahin & Mahbod, 2007, p.27-29) . SMART înseamnă:

• Specific
• Măsurabil
• Realizabil
• Realist
• Limitat în timp

Exemple:

• 2 sondaje efectuate la 500 de tineri (interval de vârstă: 18-25) până la sfârșitul lunii a 3-a a Proiectului.
• Au fost organizate 10 sesiuni de instruire pentru 250 de persoane defavorizate între luna a 8-a și a 10-a a proiectului.
• Este creat 1 site web pentru diseminarea și valorificarea Proiectului, numărul de vizualizări este de 300.000 până la sfârșitul Proiectului.

• Indicatorii bine definiți vă vor permite să verificați calitatea rezultatelor Proiectului și să determinați potențialele riscuri și abateri de la obiective.

Este bine să folosiți declarații cantitative. De asemenea, îl puteți susține și cu declarații calitative.

În plus, puteți trimite grupuri țintă și locația geografică în indicatorii dvs., dacă este solicitat sau considerat necesar.

Pot exista 4 aspecte în acest caz:

1. Sustenabilitate financiară
2. Sustenabilitate politică
3. Durabilitatea instituțională
4. Durabilitatea mediului

Este posibil să fie necesar să specificați metodele pe care le veți folosi în timpul implementării proiectului în formularul de propunere de proiect. Metodele pe care le vei folosi pot diferi în funcție de activitățile pe care le vei aplica. De fapt, metodologia proiectului dumneavoastră acoperă metodele și tehnicile pe care le veți urma în timpul desfășurării activităților. Vă puteți referi la aspecte precum incluziunea, managementul participativ, mediu și schimbările climatice menționate în secțiunea de sustenabilitate, care sunt menționate în subiecte orizontale, în secțiunea Metodă.

În afară de acestea, puteți specifica câteva dintre metodele pe care le puteți utiliza în timpul activităților dvs., după cum urmează:

Analiza nevoilor: Este de așteptat să fi pregătit propunerea de proiect pe baza nevoilor publicului țintă. De fapt, trebuie să creați cadrul proiectului dvs. efectuând analizele problemei, țintei și strategiei dvs. în acest cadru. Cu toate acestea, poate fi necesar să efectuați o analiză obiectivă a nevoilor pentru a determina nevoile specifice și detaliate ale publicului țintă. De exemplu, în cadrul proiectului dumneavoastră, ați stabilit că publicul țintă avea o nevoie de instruire și v-ați proiectat activitățile în consecință. Totuși, impactul unei metode de educație generală asupra publicului țintă va fi limitat. Având în vedere nevoile publicului țintă, un program de formare personalizat pe care îl veți pregăti pentru ei va avea mai mult impact și permanență (Long, 2005).

Sondajele: Sondajele sunt una dintre cele mai obiective și eficiente modalități de a obține și analiza feedback de la publicul țintă și de la cei implicați în activitățile dumneavoastră. Puteți include studii de sondaj în proiectul dvs. pentru a analiza nevoile, a vă îmbunătăți activitățile și a oferi servicii mai bune.

Întâlniri focus: puteți organiza întâlniri focus ca alternativă sau complementară feedback-ului primit din sondaje. În timp ce întrebările specifice sunt incluse în sondaje, puteți obține idei noi, feedback structurat/nestructurat și rezultate în întâlnirile focus. Puteți organiza întâlniri de focalizare cu publicul țintă sau cu diferite persoane și comunități pentru a vă îmbunătăți activitățile.

Utilizarea maximă a internetului, a rețelelor sociale și a tehnologiei : În ultimii ani, în paralel cu evoluțiile tehnologice, educația, producția, managementul etc. și alte sectoare sunt în schimbare și transformare rapidă. Pe de altă parte, angajații și/sau cei din grupul țintă pot să nu se poată adapta rapid la aceste schimbări și pot contribui la dezvoltarea de noi metode într-un mod limitat. Din acest motiv, este important să se includă tehnologia, internetul și social media în activitățile proiectului și să încurajăm participanții să folosească aceste noi instrumente. Pe de altă parte, utilizarea rețelelor sociale a crescut considerabil astăzi. Puteți utiliza în mod activ rețelele sociale în proiectul dvs. în scopul de a ajunge la publicul țintă și pentru vizibilitate, promovare și diseminare.