1 DESPRE PROIECTE : INTRODUCERE

Managementul ciclului de proiect (PCM) este o abordare sistematică utilizată pentru planificarea, implementarea, monitorizarea și evaluarea proiectelor. Acesta oferă un cadru structurat pentru gestionarea proiectelor de la început până la finalizare, asigurându-se că acestea sunt executate în mod eficient și eficient pentru a-și atinge obiectivele vizate. PCM este utilizat în mod obișnuit în diferite sectoare, inclusiv dezvoltare, afaceri și administrație publică, pentru a se asigura că proiectele sunt bine organizate, resursele sunt utilizate în mod optim și rezultatele sunt realizate (Dearden și Kowalski, 2003).

Ciclul proiectului este de obicei împărțit în mai multe faze, fiecare cu propriul său set de activități și procese. Aceste faze includ în general (Vasiljević et al., 2013):

• Identificare: În această fază, proiectele potențiale sunt identificate pe baza unei analize amănunțite a nevoilor, oportunităților și problemelor. Aici se evaluează fezabilitatea și relevanța proiectului și se definesc obiectivele și scopurile proiectului.
• Formulare și proiectare: Odată ce o idee de proiect este aprobată, începe faza de formulare și proiectare. Aceasta implică planificarea detaliată a activităților proiectului, definirea rolurilor și responsabilităților, estimarea resurselor și costurilor și dezvoltarea unui plan cuprinzător al proiectului. Această fază stabilește planul pentru modul în care va fi executat proiectul.
• Implementare: Activitățile proiectului se desfășoară conform planului elaborat în faza anterioară. Resursele sunt alocate, sarcinile sunt atribuite și părțile interesate sunt implicate în executarea proiectului. Comunicarea, coordonarea și monitorizarea eficiente sunt esențiale în această fază pentru a se asigura că proiectul rămâne pe drumul cel bun.
• Monitorizare și evaluare: Monitorizarea și evaluarea regulată sunt esențiale pentru a urmări progresul proiectului și pentru a evalua dacă acesta își atinge obiectivele. Indicatorii cheie de performanță (KPI) sunt utilizați pentru a măsura progresul și sunt identificate orice abateri de la plan. Această fază ajută la luarea deciziilor în cunoștință de cauză, la identificarea provocărilor și la efectuarea ajustărilor necesare pentru a menține proiectul pe curs.
• Finalizare și închidere: Odată ce toate activitățile proiectului sunt finalizate, proiectul este încheiat oficial. Aceasta implică o revizuire finală a rezultatelor și realizărilor proiectului în raport cu obiectivele sale inițiale. Documentarea lecțiilor învățate, succeselor, provocărilor și bunelor practici este o parte importantă a acestei faze.
• Urmărire și durabilitate: După finalizarea proiectului, se depun eforturi pentru a asigura sustenabilitatea rezultatelor acestuia. Acest lucru poate implica transferul dreptului de proprietate asupra proiectului către părțile interesate relevante, asigurându-se că beneficiile sunt de lungă durată și abordând orice probleme în curs care pot apărea.

PCM pune accent pe o abordare participativă și iterativă, implicând părțile interesate în diferite etape ale ciclului proiectului (Svoboda et al., 2018, p. 21). Promovează învățarea continuă, adaptabilitatea și îmbunătățirea pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. Managementul eficient al ciclului de proiect contribuie la rezultate de succes ale proiectului, o responsabilitate sporită și la utilizarea eficientă a resurselor.

Managementul ciclului de proiect este un cadru sistematic care ghidează planificarea, execuția, monitorizarea și evaluarea proiectelor pentru a-și atinge obiectivele vizate, asigurând în același timp utilizarea eficientă a resurselor și implicarea părților interesate. Este un proces dinamic care facilitează managementul eficient al proiectelor și luarea deciziilor.

Proiectele finanțate de UE și Project Cycle Management (PCM) au o relație strânsă și simbiotică. PCM este o abordare structurată a gestionării proiectelor de la început până la finalizare și este deosebit de relevantă în contextul proiectelor finanțate de UE, datorită cerințelor și caracteristicilor unice ale acestor proiecte.

Istoria abordării PCM: rădăcinile abordării managementului ciclului de proiect pot fi urmărite în sectorul de dezvoltare și organizațiile internaționale. La mijlocul secolului al XX-lea, pe măsură ce eforturile de dezvoltare s-au extins la nivel global, a apărut necesitatea unor modalități mai eficiente de planificare, implementare și evaluare a proiectelor care vizează îmbunătățirea condițiilor de viață în țările în curs de dezvoltare (Kabeyi, 2019, p.73). Națiunile Unite, Banca Mondială și alte instituții internaționale au fost pionieri în metodologii de management de proiect care au pus accent pe planificarea sistematică, abordările participative și evaluarea continuă.

În anii 1970 și 1980, Comisia Europeană (CE) a adoptat și a adaptat aceste principii în ceea ce recunoaștem acum drept Managementul Ciclului de Proiect. Integrarea PCM de către CE în procesele sale de finanțare și implementare a proiectelor a fost un răspuns la complexitatea tot mai mare a proiectelor și la dorința de a se asigura că fondurile au fost utilizate eficient și că au fost obținute rezultatele. PCM a devenit o piatră de temelie a practicilor de management de proiect ale CE, ghidând modul în care proiectele au fost concepute, executate și monitorizate.

Propunere și planificare (identificare și formulare): atunci când organizațiile sau entitățile solicită finanțare UE, ele propun, în esență, un proiect. Procesul de identificare a proiectelor potențiale și de formulare a propunerilor se aliniază cu fazele de identificare și formulare ale PCM. Susținătorii proiectului trebuie să sublinieze în mod clar obiectivele, activitățile, rezultatele așteptate și bugetul proiectului. Alinierea propunerii de proiect la criteriile și orientările de finanțare ale UE este crucială în această etapă.

Implementare: Odată ce finanțarea UE este asigurată și proiectul este aprobat, începe faza de implementare. PCM oferă abordarea structurată pentru executarea proiectului conform planului definit. Activitățile sunt desfășurate, resursele sunt alocate și părțile interesate sunt angajate pentru atingerea obiectivelor proiectului. Aderarea la planul proiectului și coordonarea eficientă între parteneri și părțile interesate sunt esențiale pentru implementarea cu succes.

Monitorizare și evaluare: PCM pune accent pe monitorizarea și evaluarea continuă pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. În mod similar, proiectele finanțate de UE sunt supuse unui control continuu pentru a se asigura că sunt pe drumul cel bun, utilizând eficient resursele și obținând rezultatele scontate. Raportarea regulată, evaluarea indicatorilor cheie de performanță (KPI) și identificarea abaterilor de la plan sunt practici comune atât în proiectele PCM, cât și în proiectele finanțate de UE.

Raportare și conformitate: proiectele finanțate de UE necesită adesea raportări regulate către autoritățile UE pentru a demonstra progresul și conformitatea cu orientările stabilite. Acest proces de raportare corespunde fazei de monitorizare și evaluare a PCM, în care managerii de proiect evaluează realizările, provocările și ajustările necesare. Raportarea exactă și transparentă este esențială pentru a menține încrederea UE în implementarea proiectului.

Închidere și durabilitate: Pe măsură ce proiectele finanțate de UE sunt aproape de finalizare, PCM sprijină faza de închidere, care implică revizuiri finale, documentarea lecțiilor învățate și pregătirea pentru sustenabilitatea proiectului. Această fază se aliniază cu principiile PCM, asigurând că rezultatele proiectului sunt susținute dincolo de durata de viață a proiectului și că beneficiile pe termen lung sunt realizate. (Arcidiacono, 2014, p. 4-5)

Abordarea Project Cycle Management (PCM) are o importanță semnificativă în contextul granturilor și al cererilor de propuneri, în special atunci când organizațiile caută finanțare din diverse surse, inclusiv agenții guvernamentale, fundații și organisme internaționale. PCM oferă un cadru structurat și cuprinzător care se aliniază bine cu cerințele și așteptările donatorilor și agențiilor de finanțare. Iată de ce abordarea PCM este crucială pentru granturi și apeluri de propuneri (Minelle et al., 2022):

Utilizarea eficientă a resurselor: Granturile și cererile de propuneri vin adesea cu constrângeri și cerințe bugetare specifice. PCM asigură că resursele, atât financiare, cât și nefinanciare, sunt utilizate eficient și eficient pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. Urmând principiile PCM, organizațiile pot aloca mai bine fonduri, materiale și personal pentru a obține un impact maxim.

Planificare clară a proiectelor: PCM solicită organizațiilor să-și planifice temeinic proiectele înainte de implementare. Această planificare include definirea obiectivelor proiectului, activităților, termenelor și rezultatelor așteptate. Planificarea clară a proiectului este esențială pentru a convinge donatorii că proiectul propus este bine gândit și are o mare probabilitate de succes.

Alinierea la criteriile de finanțare: multe granturi și cereri de propuneri au criterii și linii directoare specifice pe care solicitanții trebuie să le respecte. Abordarea structurată a PCM ajută organizațiile să-și alinieze propunerile la aceste criterii, crescând șansele ca proiectele lor să fie luate în considerare pentru finanțare.

Rezultate măsurabile și responsabilitate: PCM pune accent pe stabilirea obiectivelor măsurabile și a indicatorilor cheie de performanță (KPI) pentru a evalua progresul și succesul proiectului. Acest lucru se aliniază bine cu așteptările donatorilor care caută dovezi clare de impact și responsabilitate. Demonstrarea modului în care PCM va fi utilizat pentru a urmări și raporta rezultatele proiectului poate spori credibilitatea cererilor de grant.

Managementul riscurilor: Grantorii sunt adesea interesați de proiecte care sunt bine pregătite pentru a aborda riscurile și provocările potențiale. Accentul acordat de PCM pe evaluarea și managementul riscurilor permite organizațiilor să identifice și să atenueze probleme potențiale, oferind asigurări finanțatorilor că proiectele sunt implementate cu previziune și diligență.

Implicarea părților interesate: Mulți donatori necesită dovezi ale implicării și colaborării părților interesate. Abordarea participativă a PCM implică părțile interesate în diferite etape ale ciclului proiectului, asigurându-se că contribuția lor este luată în considerare și integrată. Acest lucru poate consolida credibilitatea cererilor și propunerilor de granturi.

Evaluare și învățare: Grantorii apreciază proiectele care încorporează o mentalitate de învățare și îmbunătățire. Procesul de monitorizare și evaluare continuă al PCM permite organizațiilor să urmărească progresul, să identifice domeniile de îmbunătățire și să facă ajustările necesare. Acest angajament de a învăța se aliniază cu interesele finanțatorilor de a maximiza impactul investițiilor lor.

Sustenabilitate: Grantorii caută adesea proiecte care au un impact de durată dincolo de perioada de finanțare. Concentrarea PCM asupra închiderii și durabilității proiectelor asigură că organizațiile planifică continuarea rezultatelor proiectului chiar și după încheierea grantului.

În esență, abordarea managementului ciclului de proiect oferă o metodologie robustă și sistematică care îmbunătățește calitatea, credibilitatea și competitivitatea propunerilor și cererilor de granturi. Prin încorporarea principiilor PCM în depunerile lor, organizațiile își demonstrează angajamentul față de managementul eficient al proiectelor, planificarea orientată spre rezultate și responsabilitatea transparentă - calități care sunt foarte apreciate de donatori și agenții de finanțare.

O „apel de propuneri” (CFP) este o invitație sau un anunț oficial făcut de o organizație de finanțare, cum ar fi o agenție guvernamentală, o fundație, o organizație neguvernamentală (ONG) sau o instituție internațională, pentru a solicita idei de proiecte, inițiative sau soluții. de la indivizi, grupuri sau organizații. Scopul unei cereri de propuneri este de a identifica și selecta proiecte sau programe care se aliniază cu prioritățile, scopurile și obiectivele organizației de finanțare (EUCalls, 2023).

O cerere de propuneri subliniază, de obicei, domeniile specifice de interes, temele sau subiectele pentru care finanțarea este disponibilă. Acesta oferă instrucțiuni detaliate, orientări și criterii de eligibilitate pentru ca părțile interesate să își depună propunerile de proiecte. Procesul de depunere implică de obicei pregătirea și transmiterea unei propuneri cuprinzătoare care subliniază conceptul proiectului, obiectivele, activitățile, bugetul, calendarul, rezultatele așteptate și un plan de implementare și evaluare.

Elementele cheie ale unei cereri de propuneri includ:

• Focus tematic: cererea de propuneri specifică domeniile sau temele pentru care este disponibilă finanțare. Aceasta ar putea varia de la sănătate, educație și mediu până la dezvoltare socială, tehnologie și arte, în funcție de prioritățile organizației de finanțare.
• Criterii de eligibilitate: Apelul definește cine este eligibil pentru a aplica pentru finanțare. Acestea pot include criterii precum tipul de organizații (de exemplu, ONG-uri, instituții academice, companii private), locații geografice și beneficiari țintă.
• Cerințe ale proiectului: Detalii despre tipul de proiecte căutate, sfera lor de aplicare și rezultatele așteptate sunt prezentate în apel. Acest lucru îi ajută pe potențialii solicitanți să înțeleagă ce fel de proiecte este interesată să sprijine organizația care finanțează.
• Buget și finanțare: Apelul oferă informații despre bugetul disponibil, limitele de finanțare și cerințele financiare. Acesta poate specifica dacă finanțarea este parțială sau totală și dacă sunt necesare fonduri corespunzătoare din partea solicitanților.
• Orientări de depunere: Apelul stabilește procesul de depunere a propunerilor. Acestea includ informații despre termenele limită de depunere, documentația necesară, formatul propunerii și orice șabloane sau formulare specifice care trebuie utilizate.
• Procesul de revizuire și selecție: Apelul poate sublinia criteriile de evaluare care vor fi utilizate pentru evaluarea propunerilor. De asemenea, ar putea oferi detalii despre procesul de revizuire, inclusiv cine va analiza propunerile și cum vor fi luate deciziile de selecție.
• Cronologie: Apelul include de obicei date importante, cum ar fi datele de deschidere și de închidere pentru depunerea propunerilor, anunțul așteptat al propunerilor selectate și datele de început și de încheiere proiectate pentru proiectele finanțate.
• Informații de contact: Apelul oferă detalii de contact pentru întrebări și clarificări, permițând potențialilor solicitanți să caute informații suplimentare dacă este necesar.

O cerere de propuneri este un proces competitiv, iar organizațiile sau persoanele interesate să obțină finanțare trebuie să respecte cu atenție cerințele și orientările specificate în apel. Propunerile de succes sunt cele care demonstrează în mod eficient alinierea cu prioritățile organizației finanțatoare, un plan de proiect bine definit și un potențial clar de impact sau rezultate pozitive.

Diverse instituții la diferite niveluri publică cereri de propuneri pentru a oferi finanțare pentru obiective specifice. Aceste obiective sunt legate de agenda lor și au de obicei o analiză de fond și/sau se bazează pe documente de politică. Această cerere de propuneri include de obicei un ghid, un model de document pentru propunerea de proiect și documente justificative. Înainte de a pregăti un proiect, este esențial să examinați în mod corespunzător documentul ghid.

Ceea ce trebuie să faceți mai întâi este să verificați obiectivele programului și activitățile care pot fi susținute. Dacă aveți o idee de proiect care nu se potrivește cu apelul de propuneri, este greu să vă justificați activitățile, așa că, deși propunerea dumneavoastră este pregătită perfect, șansele de a primi un fond ar fi mici.

Următorul lucru pe care trebuie să îl verificați sunt criteriile de eligibilitate. Aceasta înseamnă cine/ce actor poate aplica pentru program. Deși există programe care sprijină persoanele fizice, majoritatea programelor optează pentru finanțarea persoanelor juridice. Aceste entități pot fi instituții publice/private, organizații neguvernamentale, școli, universități, sindicate, organizații umbrelă etc. De obicei, partidele politice nu sunt susținute. În unele programe, cum ar fi Erasmus+, unele acțiuni pot include grupuri non-formale de tineri care nu au entitate juridică. Prin urmare, înainte de a aplica, trebuie să fii atent și la aceste scutiri și excluderi.

Cererea de propuneri poate include, de asemenea, anumite criterii de capacitate financiară și organizațională. Deci, dacă intenționați să aplicați un Proiect de la organizația pentru care lucrați, asigurați-vă că citiți și înțelegeți și această parte. Dacă cererea de propuneri afirmă că organizația dvs. nu ar trebui să aibă datorii din cauza plăților de asigurări sociale și a impozitelor și organizația dvs. nu poate respecta acest lucru, este mai bine să știți acest lucru înainte de a pregăti propunerea.

Apelul de propuneri solicită, în general, solicitanților să creeze un consorțiu. Regulile de constituire a consorțiului (cum ar fi numărul minim/maxim, locația, capacitatea partenerilor) sunt menționate în ghid. Programele internaționale necesită de obicei să înființați un consorțiu cu parteneri din străinătate. Prin urmare, este important să înțelegeți structura de parteneriat necesară și să analizați dacă puteți avea parteneri potriviți cu calificările necesare.

Bugetul este, de asemenea, o altă parte importantă pe care trebuie să o verificați. Dacă aveți deja un proiect în minte, trebuie să ajustați sfera activităților în conformitate cu bugetul programului. Dacă aveți un consorțiu, trebuie să luați în considerare și finanțarea activităților acestora. De asemenea, este important să se verifice ce fel de activități și/sau componente pot fi finanțate din program. Activitățile neeligibile pot fi finanțate din surse externe. Unele programe pot solicita din partea dvs. să contribuiți financiar la propunere până la un anumit grad. Acest proces numit cofinanțare. În timp ce unele programe vă pot cere să finanțați o anumită parte a Proiectului direct prin contul bancar, unele alte programe pot accepta contribuții în natură (cum ar fi utilizarea de rechizite de birou, echipamente fixe, închirierea biroului, plata facturilor etc.) și/sau numirea lucrătorilor organizației dumneavoastră. Este posibil să cofinanțați Proiectul de la partenerii dvs. de consorțiu.

Termenul limită și metoda de aplicare sunt, de asemenea, o parte importantă a unei cereri de propuneri. Trebuie să vă asigurați că ați trimis propunerea prin canale adecvate. Unele programe necesită ca dvs. și/sau organizația dvs. să vă înregistrați pe platforme digitale și/sau offline. Prin urmare, trebuie să vă asigurați că puteți finaliza aceste procese înainte de aplicare. Dacă programul necesită aplicare fizică, trebuie să examinați detaliile de acceptare. Unele programe pot accepta propunerile verificând marca temporală a oficiului poștal, unele programe nu. Așadar, dacă programul pe care îl veți aplica necesită ca cererea să ajungă la adresa/destinația într-un timp dat, poate fi necesar să trimiteți cererea cu 3-4 zile sau chiar cu 1 săptămână înainte de termenul limită.

O examinare generală a unui șablon de cerere de proiect și a criteriilor de evaluare este importantă deoarece vă oferă o idee generală cu privire la timpul și resursele pe care le veți folosi în procesul de pregătire a cererii de proiect. Întrebările directoare și limitările caracterului vă vor oferi o idee generală despre gradul de detalii necesare în aplicare.