3 PLANIFICAREA ACTIVITĂȚII

Planificarea și managementul activităților merg mână în mână. Activitățile planificate cu succes nu pot fi întreprinse cu o structură de management slabă și invers ( Groenendijk & Dopheide, 2003) . Prin urmare, managementul este o parte esențială a oricărei propuneri.

Pentru o structură de management adecvată, trebuie să vă asigurați că partenerii și părțile interesate vor fi implicați și incluși în mod egal. Prin urmare, crearea unei structuri de top management este recomandabilă. Acest management de top ar trebui să fie alcătuit din reprezentanți ai organizațiilor din consorțiu care pot lua direct o decizie cu privire la Proiect. Această abordare ar elimina orice birocrație internă în cadrul consorțiului. Această structură de conducere ar trebui să se întrunească în mod regulat. Aceste întâlniri trebuie raportate și procesele-verbale ar trebui arhivate și distribuite personalului Proiectului. Acest lucru va asigura că orice decizie este convenită, documentată și trebuie urmărită.

Conducerea de vârf va fi responsabilă de administrarea generală a Proiectului. Orice abatere, probleme, riscuri, probleme importante vor fi discutate, examinate și decise. Cu toate acestea, va fi și nevoie de o structură de management pentru pachetul de lucru și acțiuni specifice. Prin urmare, echipele de proiect ar trebui create pentru a întreprinde activități și acțiuni specifice. Lucrătorii și personalul desemnat în cadrul Proiectului vor fi membri naturali ai acestor echipe. Aceste echipe vor avea întâlniri și comunicare între ele mai des decât conducerea de vârf. Fiecare echipă poate avea un lider local, iar echipa internațională va avea un coordonator general/lider. Acest coordonator/lider poate fi și lideri de pachete de lucru.

Comunicarea între parteneri și diferitele părți interesate este importantă. O comunicare care funcționează bine duce la o colaborare de succes (Martin și colab., 2016). Comunicarea greșită și/sau neînțelegerile ar împiedica progresul și potențialul proiectului. Din cauza comunicării greșite, activitățile proiectului pot fi implementate diferit sau incorect de către fiecare partener. Acest lucru ar duce la scăderea calității și cantității activităților, ceea ce va face ca obiectivele proiectului să nu fie îndeplinite.

Pentru a asigura o bună comunicare între parteneri și părțile interesate, în faza de planificare ar trebui identificate diferite medii, canale și frecvență de utilizare a acestor canale și încorporate în propunere. Deoarece calitatea și utilizarea canalelor digitale au fost îmbunătățite în ultimii ani, cea mai mare parte a comunicării se poate face virtual. Unul dintre cele mai importante aspecte pe care trebuie să le faci este documentarea fiecărei comunicări. Deciziile și subiectele discutate ar trebui să fie documentate și distribuite persoanelor înrudite, astfel încât toată lumea să poată fi pe aceeași pagină.

În propunere, puteți fie clasifica întâlnirile/comunicarea pe mass-media, fie obiectivele acesteia. Dacă doriți să faceți o clasificare pe media, puteți împărți comunicarea în două grupuri principale: virtuală/online și fizică/față în față. Apoi puteți crea subcategorii (cum ar fi scris, verbal, video-conferință pentru comunicare virtuală/online).

Este posibilă clasificarea întâlnirilor/comunicarea după obiective. Exemple pentru această clasificare sunt întâlnirile de top management, întâlnirile pachetului de lucru, întâlnirile de calitate, întâlnirile de gestionare/managementul riscurilor, întâlnirile de achiziții.

În orice caz, sub fiecare categorizare trebuie să specificați obiective, media/canale, frecvența de utilizare, participanți, locații.

Managementul timpului și al bugetului este un aspect crucial al managementului de proiect (Jaselskis & Ashley, 1991). Regulile și reglementările referitoare la acest aspect de management ar trebui, de asemenea, menționate în propunerea dumneavoastră. Aceste reguli și regulamentul intern ar trebui decise în unanimitate între parteneri. Când Proiectul este acordat, aceste reguli și alte subiecte importante trebuie transformate într-un document de acord și semnate de fiecare parte.

Este recomandabil să includeți o clauză care detaliază frecvența ratelor financiare. Aceasta înseamnă că puteți efectua plăți către partenerii dvs. în conformitate cu munca finalizată. Vă puteți conecta plățile la finalizarea sarcinilor sau a pachetelor de lucru. De exemplu, puteți efectua o plată în avans ca % 20 din bugetul total alocat partenerului la începutul Proiectului. Puteți efectua o plată suplimentară de %20 (sau mai mult/mai puțin) când Workpackage-2 este terminat și așa mai departe. De asemenea, programele de granturi nu vă plătesc tot bugetul într-o singură tranșă. În conformitate cu regulile programului, vă puteți ajusta distribuția plăților. Scopul principal aici este să vă asigurați că sarcinile sunt efectuate la timp și corect, dacă nu puteți tăia plățile sau nu faceți niciuna. Astfel, puteți delega sarcini altor partener sau puteți găsi noi parteneri în cazul unui partener care nu răspunde, luând legătura și aprobând agenția dvs. de program.

O metodologie importantă de urmărire a resurselor umane în ceea ce privește munca și bugetul este utilizarea documentelor de pontaj al personalului. Puteți urmări activitatea întregului personal angajat în Proiect de către fiecare organizație. Este recomandabil să colectați aceste documente la sfârșitul fiecărei luni. Prin această metodologie, puteți controla și aveți dovada că numărul de lucrători, zile, ore alocate unei activități de către partenerii dvs. care angajează personal din diferite categorii.

Deoarece veți avea întâlniri cu partenerii dvs. în mod regulat, este posibil să vă justificați gestionarea timpului și a bugetului în propunere. În mod firesc, vă veți urmări activitățile în cadrul Proiectului prin aceste întâlniri și corespondențe între parteneri. Aceste eforturi de comunicare și colaborare vă vor oferi informațiile necesare despre activități, astfel încât dumneavoastră și consorțiul dumneavoastră să puteți analiza dacă există o abatere de la calendarul și/sau obiectivele proiectului. Dacă există o abatere substanțială, puteți identifica problema și puteți lua măsurile necesare pentru a o rezolva. Deci, puteți începe procesul de gestionare a riscurilor/problemei/schimbării/crizei.

Mai sus este un exemplu de foaie de pontaj a personalului. După cum se poate observa, tabelul include data, producția, o scurtă descriere a activităților legate de rezultate, categoria în care lucrează angajatul și numărul de zile. Acest exemplu de pontaj a personalului a fost pregătit special pentru parteneriatele de cooperare Erasmus+. Este posibil să revizuiți formularul pentru diferite proiecte. Puteți adăuga diferite titluri la secțiunea Categoria de angajați și puteți scrie în lateral diferențierea salariilor de plătit. Coordonatorul/managerul poate controla și gestiona modul în care angajatul aferent își petrece timpul prin intermediul acestui tabel. Dacă există vreo abatere de la ținte, una dintre cele mai eficiente modalități de a găsi sursa este să urmați aceste tabele. În acest fel, se poate stabili dacă abaterea în ținte este cauzată de personal sau dintr-un alt motiv, putându-se interveni în consecință. În același timp, prin aceste grafice pot fi urmărite stadiul rezultatelor și activităților și cantitatea de resurse umane alocate acestora. În cazul unei modificări a resurselor umane ale proiectului, fișele de pontaj ale personalului pot fi folosite pentru a integra noi oameni recrutați în activitate și etapele aferente.

Documentele de pontaj ale personalului sunt un instrument important în ceea ce privește supravegherea, monitorizarea și urmărirea nu numai a propriilor angajați ai coordonatorului, ci și a angajaților și a muncii partenerilor de proiect. Prin intermediul documentelor de pontaj al personalului, coordonatorul poate verifica stadiul sarcinilor date altor parteneri și dacă resursele necesare au fost cheltuite pentru aceștia și poate efectua plățile în conformitate cu aceste informații (Brown, 2001).

Este imposibil pentru cineva să prevadă evenimentul viitor complet corect. Ceea ce poți face cel mai bine este să analizezi evenimentele, activitățile, mediul sub anumite ipoteze. Unele programe de granturi vă cer să precizați aceste ipoteze și riscuri în faza de propunere. Câteva exemple de ipoteze generale sunt prezentate mai jos:

• Mediul economic va fi stabil pentru achiziționarea de bunuri și servicii care vor fi utilizate în cadrul Proiectului.
• Nu va exista nicio modificare birocratică și/sau normativă care să afecteze activitățile Proiectului.
• Personalul cheie definit în propunere va fi disponibil pe durata Proiectului.
• Partenerii proiectului își vor putea continua activitățile pe parcursul proiectului.

De asemenea, puteți include ipoteze mai specifice legate de proiectul și activitățile dvs. Deoarece propunerea dvs. de proiect va fi parte integrantă a contractului pe care îl veți semna cu Furnizorul de Grant/Agenția, este important să lăsați o ușă deschisă la riscuri. În cazul în care ipotezele dvs. sunt încălcate din cauze externe (sau forță majoră), activitățile dvs. din Proiect pot fi puse în pericol din punct de vedere calitativ și/sau cantitativ. În acest caz, trebuie să contactați furnizorul/agenția de grant și să cereți o ieșire. În acest caz, puteți afirma că una sau mai multe dintre ipotezele dvs. au eșuat și poate exista o reducere a calității și/sau a calității rezultatelor și activităților dvs.

Chiar dacă unele riscuri nu pot fi prevăzute, unele pot fi tratate pe parcursul proceselor Proiectului. Pentru a face față acestor riscuri, ar trebui definit un proces de risc, problemă sau schimbare. Puteți defini anumite categorii pentru a grupa riscuri, probleme sau modificări. Poate fi mai ușor să gestionezi aceste categorii dacă delegi responsabilități în conformitate cu nivelul de semnificație. Deci, dacă o problemă poate fi rezolvată la nivel local, dumneavoastră sau partenerul dumneavoastră abordați problema și informați consorțiul despre aceasta. Dacă această problemă nu poate fi rezolvată doar de un partener, consorțiul va fi informat și va încerca să găsească o cale de ieșire. Dacă nici la acest nivel nu poate fi rezolvată, puteți contacta furnizorul/agenția de grant pentru a solicita îndrumare și o cale de escaladare.

Este posibil să găsiți soluții prin evaluarea riscurilor dumneavoastră. Măsurile de eliminare, prevenire, reducere și atenuare a efectelor amenințărilor externe la adresa proiectului sunt realizate cu o bună analiză a riscurilor ( Borghesi & Gaudenzi, 2012) .

Personalul responsabil cu evaluarea riscurilor se poate referi la tabelul de mai jos pentru fiecare risc pe care l-a identificat.

Pe de altă parte, riscurile identificate pot fi, de asemenea, tabulate pe baza scopului, rezultatului și activității în funcție de probabilitate, impact și valoarea riscului:

În tabelul de mai sus, este posibilă clasificarea riscurilor în funcție de scop, rezultat și activitate. La calcularea valorii riscului se ia în considerare produsul dintre probabilitatea și valoarea efectului. Valorile de probabilitate și efect sunt setate de la 1 la 5. În acest caz, valoarea minimă pe care o va lua valoarea riscului este 1, în timp ce valoarea maximă este 25. Determinarea valorilor probabilității și impactului depinde de persoana sau persoanele care analizează risc. Intervalele de valori de risc pot fi determinate conform metodologiei proiectului.

De exemplu, 1-5 poate fi definit ca foarte scăzut, 6-10 scăzut, 11-15 moderat, 16-20 ridicat, 21-25 foarte mare. Pot fi efectuate diferite procese în funcție de gradul de risc. Aceste riscuri pot fi, de asemenea, descompuse în funcție de nivelurile de soluție. În acest cadru, riscurile care pot fi rezolvate la nivel local pot fi eliminate de echipa partenerului din țara relevantă, dacă există un risc internațional, partenerii relevanți îl pot minimiza cu propriile măsuri, sau dacă există un risc. care va afecta complet proiectul este detectat, furnizorul de fond poate fi contactat și poate solicita sprijin și/sau revizuire.

Vizibilitatea, promovarea, diseminarea, activitățile de valorizare sunt importante pentru ca orice Proiect să își atingă obiectivele. Orice proiect are cel puțin 1 grup țintă și trebuie să încheie un contract cu el la un moment dat. De asemenea, sustenabilitatea proiectului poate fi asigurată prin activități de vizibilitate, promovare, diseminare adecvate pentru anumite părți interesate, factori de decizie, instituții și organizații.

Este important să dezvoltați strategii de vizibilitate, promovare, diseminare și valorizare pentru grupul (grupurile) țintă pe care le-ați determinat în paralel cu analiza părților interesate și/sau pentru persoanele și instituțiile care pot ajunge la aceste grupuri țintă. Nivelurile de impact ar trebui, de asemenea, luate în considerare la elaborarea acestor strategii. Aceste persoane și instituții pot fi atinse prin activități la nivel local, regional, național sau internațional. Pot fi dezvoltate diferite strategii în conformitate cu obiectivele proiectului, mărimea bugetului acestuia și impactul potențial asupra grupurilor țintă.

Dacă se face o propunere pentru un proiect cu un buget relativ mare, pot fi folosite instrumente care atrag audiențe mari, precum radioul și televiziunea. Cu toate acestea, majoritatea programelor de grant oferă niveluri relativ scăzute de resurse de grant. În acest caz, ar trebui folosite activități și canale care vor viza publicul țintă în cel mai eficient și eficient mod. Instrumentele tehnologice, platformele digitale și social media, care sunt frecvent utilizate în prezent și care pot fi folosite pentru diseminare și vizibilitate în conformitate cu profilul audienței, ocupă un loc important în rândul acestor canale. Aceste instrumente permit activități de diseminare și vizibilitate gratuit sau la costuri reduse. Atunci când bugetul de promovare este alocat pentru instrumente de social media precum facebook, twitter, instagram, vizibilitatea poate fi asigurată direct în funcție de caracteristicile publicului țintă. Aceste bugete vor rămâne destul de mici în comparație cu costul utilizării mass-media și vor permite, de asemenea, accesul direct la publicul dorit. În mass-media, pe de altă parte, deși costurile sunt mari, accesul la publicul țintă poate fi limitat. Prin urmare, ar fi mai logic să apelăm la nișă pentru vizibilitate.

S-a menționat că poți urma o strategie în funcție de nivelurile de impact din proiectul tău. Costurile activităților tradiționale de vizibilitate și diseminare pe care le veți desfășura la nivel local vor rămâne la un nivel mai scăzut. Activitățile de la acest nivel pot fi întâlniri focus, vizite la instituții, evenimente flash mob, activități de informare care se vor desfășura în școli, concursuri pentru elevi și tineri, interviuri cu presa locală, comunicate de presă și scrisori oficiale către instituțiile locale. În mod similar, este posibilă desfășurarea acestor activități la nivel regional.

La nivel național și internațional, așa cum s-a menționat, activitățile de diseminare, vizibilitate și promovare datorate mass-media tradiționale și de masă vor fi foarte costisitoare, astfel încât rețelele sociale și platformele digitale, care sunt foarte eficiente la aceste niveluri, pot fi utilizate. În acest cadru, ar fi adecvat să includeți rețelele sociale și membrii și canalele digitale în propunerea dvs. de proiect.

De asemenea, este important să determinați frecvența de utilizare a canalelor și instrumentelor pe care le-ați ales în funcție de nivelurile pe care le-ați determinat și locul acestora în calendarul activităților. Pentru aceste activități de vizibilitate, promovare și diseminare, trebuie să atribuiți și să definiți sarcini nu numai coordonatorului, ci și partenerilor de proiect.

Pe lângă canalele și instrumentele pe care le veți folosi, este important și mesajul pe care îl transmiteți publicului țintă. Crearea de conținut și identitatea corporativă sunt factorii care afectează eficacitatea mesajului pe care îl vei transmite. Punctul la care trebuie să acordați atenție atunci când creați conținut este să nu includeți informații inutile și incorecte. Puteți face recomandările necesare prin crearea unei pagini web cu informații detaliate și actualizate și prin includerea acestei pagini în mesajele și imaginile pe care le veți trimite. Activitățile de realizare a identității corporative, pe de altă parte, includ activități menite să asigure aceeași ordine de difuzare și astfel creșterea memorabilității și impactului. Crearea logo-ului proiectului, alegerea culorilor care vor fi folosite în imagini, standardizarea notelor de subsol și antet pentru a fi utilizate în corespondența oficială, stabilirea unei pagini web și obținerea adresei de e-mail și partajarea regulată a conținutului curent se numără printre aceste lucrări. Gestionarea conturilor de pe rețelele sociale, partajarea corectă și răspunsul rapid la interacțiunile și comentariile primite pot fi, de asemenea, numărate printre factorii care cresc instituționalismul. Puteți folosi broșuri, postere, cărți de vizită, prezentări, note informative, materiale promoționale (fețe cu logo și pagină web, post-it, agendă, cană etc.) în mesajul pe care îl trimiteți. În timp ce se utilizează materiale tipărite, menținerea acestora la un nivel minim și utilizarea materialelor reciclabile/reciclate va reprezenta, de asemenea, o contribuție importantă la sustenabilitatea mediului.

Un alt punct important de luat în considerare atunci când vă creați mesajele sunt regulile programului și/sau instituției de grant. Aceste reguli pot limita uneori activitățile dvs. de diseminare și vizibilitate. În afară de aceasta, unele programe (de exemplu Erasmus+) impun și obligația de a include textul renunțării în texte și imagini. În plus, poate fi obligatorie indicarea siglei, a imaginii și a sprijinului acordat acestor programe, instituțiilor de finanțare și, dacă există, altor organizații menționate în ghidul programului. Unele programe pot avea ghiduri separate pentru vizibilitate și promovare. Pentru o propunere de proiect de succes, este important să le examinăm în timpul fazei de pregătire a proiectului și să menționăm că vor fi luate în considerare în implementare.

Voluntariatul are loc sub forma participării active a grupurilor țintă și a terților la procesele proiectului. Voluntarii sunt o resursă umană utilă, în special pentru organizațiile nonprofit. Voluntarii pot participa la activități de voluntariat din motive precum satisfacția personală, cariera, dobândirea de experiență, beneficiul de oportunități în străinătate, necesitatea care decurge din curriculumul educațional și așa mai departe.

Dacă proiectul dumneavoastră se bazează pe voluntariat sau include activități care implică participarea voluntarilor, ar trebui să descrieți și modul în care va fi desfășurat acest proces. Voluntarii ar trebui priviți ca o resursă umană temporară, iar îndatoririle, autoritățile și responsabilitățile care trebuie atribuite ar trebui distribuite în această măsură. Serviciul de voluntariat și munca unei persoane pentru o instituție sau un proiect nu ar trebui privite ca fiind complet gratuite. Cheltuielile de călătorie și mâncare ale acestor persoane ar trebui acoperite și, dacă este posibil, ar trebui să se acorde niște bani de buzunar. Din acest motiv, se recomandă alocarea zilnică în bugetul proiectului pentru voluntari.

Pentru ca voluntarii să poată participa la proiect trebuie anunțate informațiile necesare. Portalurile digitale utilizate de anunțurile de proiect și organizațiile non-profit pot fi folosite pentru aceste anunțuri. În plus, reclamele pot fi plasate pe grupuri de social media. În reclame ar fi util să menționați proiectul dumneavoastră, activitățile și munca care se va desfășura în postul de voluntar, locul și durata voluntariatului, contribuția pe care o va aduce participanților (certificat, referință etc.), și taxele de participare care le vor fi furnizate, dacă există. Colectarea informațiilor participanților pe un formular standard și crearea unei baze de date vor fi utile în urmărirea cererilor și a procesului de recrutare a voluntarului.

Formarea necesară ar trebui să fie oferită voluntarului cu privire la jobul (e) pe care îl va îndeplini după procesul de selecție. Prin urmare, dacă proiectul dumneavoastră va fi despre voluntariat, este important să specificați pregătirea care va fi oferită acestor oameni. Voluntarii vor putea folosi aceste training-uri pe CV-urile lor, astfel încât menționarea acestor training-uri în reclamă poate fi folosită pentru a atrage voluntari.

Pentru ca voluntarii să ia în serios procesul de muncă, puteți pregăti și semna contracte. Acest lucru va crește, de asemenea, implicarea în muncă. De fapt, din moment ce conceptul de voluntariat nu este pe deplin înțeles în țările balcanice, în Turcia și în alte țări, oamenii care lucrează voluntar vor crede că își pot părăsi locurile de muncă oricând doresc. În acest caz, activitățile proiectului dumneavoastră vor fi întrerupte. Pentru a preveni acest lucru, trebuie să generați stimulente specifice proiectului și activității dvs. și să creșteți angajamentul voluntarului. De exemplu, dacă trebuie să găsiți participanți locali, voluntari, pentru un proiect de tineret pe care îl veți derula în țară, poate fi un stimulent important să spuneți că acești voluntari vor avea prioritate în participarea la proiecte în străinătate.

De asemenea, este important să urmăriți activitățile voluntarilor dvs. Puteți desfășura aceste activități ulterioare cu personalul Proiectului (nu cu voluntarii). O astfel de misiune ar fi ideală pentru controlul și monitorizarea voluntarilor și ar permite prevenirea devreme a evenimentelor neașteptate.