Comunicarea între parteneri și diferitele părți interesate este importantă. O comunicare care funcționează bine duce la o colaborare de succes (Martin și colab., 2016). Comunicarea greșită și/sau neînțelegerile ar împiedica progresul și potențialul proiectului. Din cauza comunicării greșite, activitățile proiectului pot fi implementate diferit sau incorect de către fiecare partener. Acest lucru ar duce la scăderea calității și cantității activităților, ceea ce va face ca obiectivele proiectului să nu fie îndeplinite.
Pentru a asigura o bună comunicare între parteneri și părțile interesate, în faza de planificare ar trebui identificate diferite medii, canale și frecvență de utilizare a acestor canale și încorporate în propunere. Deoarece calitatea și utilizarea canalelor digitale au fost îmbunătățite în ultimii ani, cea mai mare parte a comunicării se poate face virtual. Unul dintre cele mai importante aspecte pe care trebuie să le faci este documentarea fiecărei comunicări. Deciziile și subiectele discutate ar trebui să fie documentate și distribuite persoanelor înrudite, astfel încât toată lumea să poată fi pe aceeași pagină.
În propunere, puteți fie clasifica întâlnirile/comunicarea pe mass-media, fie obiectivele acesteia. Dacă doriți să faceți o clasificare pe media, puteți împărți comunicarea în două grupuri principale: virtuală/online și fizică/față în față. Apoi puteți crea subcategorii (cum ar fi scris, verbal, video-conferință pentru comunicare virtuală/online).
Este posibilă clasificarea întâlnirilor/comunicarea după obiective. Exemple pentru această clasificare sunt întâlnirile de top management, întâlnirile pachetului de lucru, întâlnirile de calitate, întâlnirile de gestionare/managementul riscurilor, întâlnirile de achiziții.
În orice caz, sub fiecare categorizare trebuie să specificați obiective, media/canale, frecvența de utilizare, participanți, locații.
