Managementul timpului și al bugetului este un aspect crucial al managementului de proiect (Jaselskis & Ashley, 1991). Regulile și reglementările referitoare la acest aspect de management ar trebui, de asemenea, menționate în propunerea dumneavoastră. Aceste reguli și regulamentul intern ar trebui decise în unanimitate între parteneri. Când Proiectul este acordat, aceste reguli și alte subiecte importante trebuie transformate într-un document de acord și semnate de fiecare parte.
Este recomandabil să includeți o clauză care detaliază frecvența ratelor financiare. Aceasta înseamnă că puteți efectua plăți către partenerii dvs. în conformitate cu munca finalizată. Vă puteți conecta plățile la finalizarea sarcinilor sau a pachetelor de lucru. De exemplu, puteți efectua o plată în avans ca % 20 din bugetul total alocat partenerului la începutul Proiectului. Puteți efectua o plată suplimentară de %20 (sau mai mult/mai puțin) când Workpackage-2 este terminat și așa mai departe. De asemenea, programele de granturi nu vă plătesc tot bugetul într-o singură tranșă. În conformitate cu regulile programului, vă puteți ajusta distribuția plăților. Scopul principal aici este să vă asigurați că sarcinile sunt efectuate la timp și corect, dacă nu puteți tăia plățile sau nu faceți niciuna. Astfel, puteți delega sarcini altor partener sau puteți găsi noi parteneri în cazul unui partener care nu răspunde, luând legătura și aprobând agenția dvs. de program.
O metodologie importantă de urmărire a resurselor umane în ceea ce privește munca și bugetul este utilizarea documentelor de pontaj al personalului. Puteți urmări activitatea întregului personal angajat în Proiect de către fiecare organizație. Este recomandabil să colectați aceste documente la sfârșitul fiecărei luni. Prin această metodologie, puteți controla și aveți dovada că numărul de lucrători, zile, ore alocate unei activități de către partenerii dvs. care angajează personal din diferite categorii.
Deoarece veți avea întâlniri cu partenerii dvs. în mod regulat, este posibil să vă justificați gestionarea timpului și a bugetului în propunere. În mod firesc, vă veți urmări activitățile în cadrul Proiectului prin aceste întâlniri și corespondențe între parteneri. Aceste eforturi de comunicare și colaborare vă vor oferi informațiile necesare despre activități, astfel încât dumneavoastră și consorțiul dumneavoastră să puteți analiza dacă există o abatere de la calendarul și/sau obiectivele proiectului. Dacă există o abatere substanțială, puteți identifica problema și puteți lua măsurile necesare pentru a o rezolva. Deci, puteți începe procesul de gestionare a riscurilor/problemei/schimbării/crizei.
Mai sus este un exemplu de foaie de pontaj a personalului. După cum se poate observa, tabelul include data, producția, o scurtă descriere a activităților legate de rezultate, categoria în care lucrează angajatul și numărul de zile. Acest exemplu de pontaj a personalului a fost pregătit special pentru parteneriatele de cooperare Erasmus+. Este posibil să revizuiți formularul pentru diferite proiecte. Puteți adăuga diferite titluri la secțiunea Categoria de angajați și puteți scrie în lateral diferențierea salariilor de plătit. Coordonatorul/managerul poate controla și gestiona modul în care angajatul aferent își petrece timpul prin intermediul acestui tabel. Dacă există vreo abatere de la ținte, una dintre cele mai eficiente modalități de a găsi sursa este să urmați aceste tabele. În acest fel, se poate stabili dacă abaterea în ținte este cauzată de personal sau dintr-un alt motiv, putându-se interveni în consecință. În același timp, prin aceste grafice pot fi urmărite stadiul rezultatelor și activităților și cantitatea de resurse umane alocate acestora. În cazul unei modificări a resurselor umane ale proiectului, fișele de pontaj ale personalului pot fi folosite pentru a integra noi oameni recrutați în activitate și etapele aferente.
Documentele de pontaj ale personalului sunt un instrument important în ceea ce privește supravegherea, monitorizarea și urmărirea nu numai a propriilor angajați ai coordonatorului, ci și a angajaților și a muncii partenerilor de proiect. Prin intermediul documentelor de pontaj al personalului, coordonatorul poate verifica stadiul sarcinilor date altor parteneri și dacă resursele necesare au fost cheltuite pentru aceștia și poate efectua plățile în conformitate cu aceste informații (Brown, 2001).
