Pre nego što istraživač počne da definiše kategorije, neophodno je sažimanje opširnih jedinica značenja, što znači da je potrebno smanjiti broj reči, ali tako da se ne izgubi smisao jedinice (Graneheim & Lundman, 2004). Dubina smisla jedinica značenja određuje nivo na kojem se analiza može izvršiti. Ovaj proces sažimanja je obično potreban kada su podaci prikupljeni uz pomoć intervjua i kada je potrebno izvršiti latentnu analizu sadržaja. Da bi se izvukao smisao podataka, kodirani materijal se može podeliti na oblasti – široke grupe zasnovane na različitim fokusima istraživanja. Grejnhajm i Lundman (Graneheim i Lundman, 2004) radije koriste termin oblast sadržaja jer, po njihovom mišljenju, on razjašnjava specifičnu, eksplicitnu oblast. Na primer, materijal se može podeliti na osnovu pitanja koja su korišćena prilikom prikupljanja podataka ili na osnovu teorijskih pretpostavki izvedenih iz literature (Bengtsson, 2016, str. 12).
U procesu kategorizacije, otkrivaju se teme i kategorije. Međutim, u literaturi ne postoji saglasnost o tome koje naslove ili koncepte treba koristiti u analizi sadržaja. Podkategorije, koje se nazivaju podnaslovi (Burnard, 1991) su najmanje jedinice zasnovane na jedinicama značenja. U manifestnoj analizi, oni su ponekad isto što i kodovi jedinica značenja. Podkategorije se mogu svrstati u šire kategorije. Koncept podtema se može koristiti u latentnoj analizi umesto koncepta kategorija. Otkrivene teme i kategorije treba da budu interno homogene i eksterno heterogene, što znači da nijedan podatak ne bi smeo da se nađe između dve grupe niti da se svrsta u više od jedne grupe (Krippendorff, 2004). Tema je sveobuhvatni koncept osnovnog značenja na latentnom nivou tumačenja i pruža odgovar na pitanje „Kako?“
Sve kategorije moraju biti ukorenjene u podacima iz kojih proizilaze. Pomeranje jedinica značenja napred-nazad između kategorija obezbeđuje progresivan razvoj krajnje kategorije. Na početku se obično generiše nekoliko kategorija, ali se taj broj kasnije smanjuje (Burnard, 1991). Kako će istraživač znati kada je kategorizacija dovoljno dobra zavisi od cilja istraživanja, a kategorizacija je završena onda kada se dođe do razumnog objašnjenja (Bengtsson, 2016, str. 12).
