2. PLANIRANJE PROJEKTA

identifikovanje uzroka i posledica problema i da se u skladu sa tim definiše strategija  (Mahto i Kumar, 2008, str. 22-23). Definisanjem strategije omogućen je timski rad sa utvrđenom hijerarhijom zadataka za rešavanje problema. U sredini stabla nalazi se glavni problem na koji projekat želi da interveniše. Vaš glavni problem u projektu ako se reši, treba da doprinese opštem cilju projekta. Drugim rečima, opšti cilj projekta neće direktno uključivati problem koji ćete potpuno prevazići tokom projekta, već će izražavati opštu situaciju usmerenu ka negativnoj situaciji koja proizlazi iz efekata ovog problema. Na primer, ako ste identifikovali nezaposlenost mladih kao glavni problem u vašem projektu, svi ciljevi i aktivnosti za borbu protiv ove situacije će doprineti postizanju opšteg cilja. Dakle, vaš projekat će doprineti opštem cilju u određenoj meri rešavanjem ovog problema.

Možete koristiti vodič za grantove ili poziv za predloge ako smatrate da je teško povezati vaš glavni problem sa opštim ciljem. Grant institucije i programi imaju svoje prioritete i ciljeve. Možete koristiti pod-ciljeve tih programa dok određujete vaš opšti cilj. Na taj način, pozivanjem na ove ciljeve, pokazujete relevantnost vašeg projekta za program. U ovom slučaju, možete koristiti ove pod-ciljeve programa kao takve, ili možete koristiti originalne rečenice. S druge strane, možete definisati jedinstven opšti cilj koristeći drvo problema koje ste kreirali. U ovom slučaju, potrebno je ukratko sažeti efekte na vrhu hijerarhije u jedinstvenu i sveobuhvatnu rečenicu. Kada uzmemo u obzir grant program vezan za mlade, opšti cilj može biti određen na sledeći način: „doprineti smanjenju socijalne i ekonomske nepovoljnosti mladih i poboljšanju njihovog psihološkog blagostanja“.

Kada identifikujete svoj glavni problem, potrebno je identifikovati faktore koji ga uzrokuju. Trebalo bi da hijerarhijski rasporedite koji element uzrokuje koji problem tako što ćete ih staviti u redosled. Ako uzmemo primer nezaposlenosti mladih u regionu, nedostatak radnog iskustva može biti jedan od glavnih razloga za nezaposlenost mladih. Razlog za nedostatak radnog iskustva može se navesti kao nedostatak prilika za praksu, mali broj i kapacitet kompanija u oblasti gde mladi diplomiraju, nedostatak osnovnih komunikacionih veština među mladima, nedostatak planiranja karijere, podrške i savetovanja za mlade itd. Među ovim podproblemima moguće je napraviti dublju analizu. Ako uzmemo podproblem nedostatka osnovnih komunikacionih veština kod mladih kao primer, nedostatak adekvatne obuke u osnovnim komunikacionim veštinama u školama, nedostatak dovoljnog znanja, veština i kapaciteta porodica o osnovnim komunikacionim veštinama, ograničeni prostori i aktivnosti za socijalizaciju i komunikaciju mogu se navesti kao osnovni problemi. Ovo sekvenciranje može se izvesti i detaljisati dok se ne dođe do osnovnih uzroka.

Što je detaljniji glavni problem, to će moći bolje da se analizira, i ciljevi i strategije mogu biti određeni. Planiranje neophodnih aktivnosti za ove ciljeve i strategije takođe je povezano sa dobrom analizom u ovoj fazi. Podproblemi koje ste identifikovali pretvoriće se u aktivnosti koje će biti organizovane kako bi se dostigli ciljevi i zadaci u narednim fazama (Vesely, 2008).

Na vrhu vašeg glavnog problema u stablu problema nalaze se posledice ovog glavnog problema. Posledice koje ćete otkriti treba da budu detaljno opisane u delu "uticaj" vašeg obrasca za predlog projekta. Iz tog razloga, važno je razmotriti sve posledice i zainteresovane strane dok analizirate problem u prvoj fazi. Slično analizi problema, što je detaljnija analiza uzroka, to će biti uspešnija i sveobuhvatnija logika intervencije. To će vam omogućiti da detaljno odredite indikatore koje ćete koristiti za merenje efekata vašeg projekta i da merite uspeh na sveobuhvatniji i objektivniji način. Opet, ako uzmemo primer glavnog problema nezaposlenosti mladih, ovaj problem može dovesti do povećanja depresije, kriminala, upotrebe štetnih supstanci, cigareta i alkohola, socijalnog besposlenog kapaciteta, socijalne isključenosti mladih i poslova koji zahtevaju niske kvalifikacije umesto poslova sa dodatom vrednošću u oblastima gde su mladi obrazovani. Ove posledice mogu se dodatno produbiti i detaljisati. Na primer, pojava depresije kod mladih može izazvati povećanje stope samoubistava, smanjenje očekivanja mladih od života i beznadežnost, povećanje upotrebe lekova protiv depresije, povećanje usluga psihologa/psihijatrije itd.

Uzroci i posledice glavnog problema mogu takođe biti povezani sa više od jednog poduzroka i posledica. U ovom slučaju, povezivanje stavki u stablu odlučivanja sa strelicama i linijama će sprečiti zabunu.

Sledeći korak nakon analize stabla odlučivanja je analiza ciljeva. Uspeh i obim analize ciljeva zavise od toga koliko je dobro i pravilno izvedena analiza problema. Analiza ciljeva se vrši pretvaranjem problema identifikovanih u vašem stablu odlučivanja u ciljeve.

Ako damo primer kroz problem nezaposlenosti mladih, naš cilj će biti definisan pozitivnim rečenicama kao što su smanjenje nezaposlenosti mladih ili povećanje zaposlenosti mladih. Međutim, kao što je pomenuto u analizi problema, vaš projekat će pružiti rešenje za glavni problem, ali neće biti na nivou da samostalno reši celokupni problem. Stoga, ako generalni problem pretvorite u cilj, vaš opšti cilj/objektiv u vašem projektnom predlogu biće "Smanjenje socijalne i ekonomske ugroženosti mladih i doprinos njihovom psihološkom blagostanju.". Vaša svrha treba da bude definisana u specifičnijem okviru koji uključuje učesnike projekta. Za to je potrebna analiza učesnika.

Kada odredite ciljeve svog projekta, aktivnosti koje ćete sprovoditi dok postižete te ciljeve imaće rezultate. Ti rezultati su povezani sa osnovnim uzrocima na dnu vaše analize stabla odlučivanja. Slično tome, potrebno je da svoje podprobleme i osnovne uzroke transformišete u rezultate sa pozitivnim i poželjnim rečenicama (Usha Rani i sar., 2022, str. 32).

Nakon što sve izjave u svom stablu odlučivanja pretvorite u ciljeve, biće pripremljena nacrt verzija vaše analize ciljeva. Međutim, da biste završili analizu, korisno je dvostruko proveriti hijerarhijsku povezanost ciljeva i dodati nove ciljeve po potrebi. Nakon ovih revizija, vaša analiza ciljeva će biti završena.

Analiza strategije je poslednja faza u kreiranju glavne šeme projekta. Kao što je pomenuto u prethodnim fazama, resursi projekta su ograničeni, pa se može dati samo doprinos rešenju glavnog problema. S druge strane, pružajući ovaj doprinos, neće biti moguće ispuniti sve podciljeve. Iz tog razloga, jedan ili više podciljeva će morati biti isključeni iz analize ciljeva.

Kada određujete svoju strategiju, potrebno je analizirati koje ciljeve možete postići efikasno, efektivno i tačno. Identifikovanje metodologije sa najnižim rizikom rezultiraće manjim problemima u fazi implementacije.

Ostala dodatna pitanja na koja bi trebalo da obratite pažnju mogu se razlikovati u zavisnosti od sadržaja programa grantova. Važno je odrediti strategiju koja će maksimizirati održivost ciljeva i aktivnosti određenih u skladu sa tim, promovisati zelenu ekonomiju i svest o klimatskim promenama, rodnu ravnopravnost, pozitivan uticaj na ugrožene, sinergiju i razvoj kapaciteta koji se mogu stvoriti među učesnicima.

U analizi strategije:

• Imate ograničene resurse.
• Zato morate izabrati strategiju da odredite problem koji želite da rešavate.
• Izaberite jedan ili više ciljeva kako vam odgovara.

Ostale probleme možete rešavati u drugim projektima.

• Analizirajte identifikovane (potencijalne) ciljeve u odnosu na niz kriterijuma "izvodljivosti".
• Izaberite odgovarajuću strategiju za implementaciju projekta.
• Odluka se zasniva na političkim prioritetima, budžetu, ljudskim resursima, hitnosti, društvenoj prihvatljivosti itd.

Deo stabla ciljeva možda nije deo projekta, ali treba ga razmotriti u analizi pretpostavki i rizika.

Zainteresovane strane u projektima su akteri, pojedinci (ciljna grupa), organizacije, institucije na lokalnom, regionalnom, nacionalnom, međunarodnom nivou, koje su direktno ili indirektno pogođene aktivnostima koje ćete sprovoditi (Aaltonen, K., & Sivonen, R. 2009, str. 132). Zainteresovane strane su esencijalni deo projekta. Stoga je važno sprovesti pravilnu analizu pre nego što pripremite svoj predlog. Važno je identifikovati svoje zainteresovane strane i partnere dok pripremate obrazloženje predloga. Najefektivniji, najvažniji i ključni akteri/institucije/organizacije treba da budu identifikovani.

Možete podeliti analizu zainteresovanih strana na dve komponente: Korisnici i konzorcijumski partneri.

Korisnici se mogu ispitivati pod dve kategorije:

Ciljna grupa(e): Ciljna grupa(e) projekta je (su) direktno i pozitivno pogođena(e) aktivnostima na nivou cilja projekta. Radnici iz konzorcijumskih partnera takođe mogu biti uključeni u ciljnu grupu(e) (EU Komisija, 2004, str. 62).

Konačni korisnici: Konačni korisnici su takođe ljudi koji će imati koristi od aktivnosti projekta. Međutim, razlika od ciljnih grupa je što će oni biti pogođeni na duži rok. Na primer, ako implementirate projekat koji ima za cilj promociju socijalnog preduzetništva u nekom području i direktno podržavate 50 potencijalnih preduzetnika, tih 50 potencijalnih preduzetnika su vaša ciljna grupa. Kada se aktivnosti projekta završe i ti preduzetnici započnu svoje poslove, nezaposlenost u tom području će početi da opada, ekonomija će procvetati do određene mere, socijalni problemi će se smanjiti.

Dok identifikujete svoje konačne korisnike, važno je biti realan i objektivan. Treba da napravite dobru analizu sa opipljivim i specifičnim ciljevima. Ako očekujete uticaj u određenom području i vremenu, treba to detaljno navesti u svom predlogu. Treba da opravdate svoju procenu/očekivanje navodeći svoju metodologiju i način razmišljanja. Uticaj na konačne korisnike treba potvrditi iz objektivnih izvora. Na primer, ako vaše aktivnosti projekta smanje nezaposlenost u određenom području i vremenu, ovaj rezultat se može potvrditi iz lokalnih statistika.

Konzorcijumski partneri: Pisci predloga treba da stupe u kontakt sa njima i održe sastanke. Pošto su ove organizacije uključene u tematsku oblast projekta, one mogu pružiti bolju perspektivu i pristup projektu. Mogu značajno doprineti dizajnu aktivnosti, metodologiji i implementacionim delovima projekta. Takođe su u kontaktu sa ciljnom grupom, pa je moguće kreirati sveobuhvatniju analizu potreba koristeći njihovo dublje razumevanje ciljne grupe. Takođe, može biti lakše i efikasnije doći do ciljne grupe preko ovih organizacija.

U skladu sa dokumentom za poziv za predloge, vaši partneri mogu biti (lista nije iscrpljujuća):

• Neformalne omladinske grupe,
• Opštine, lokalne administracije, javne administracije,
• Univerziteti, škole, obrazovni centri,
• Nevladine organizacije, udruženja, fondacije, sindikati,
• Privatne institucije, kompanije,
• Korporacije, nacionalne/međunarodne mreže.

Većina poziva za predloge ograničava broj partnera u projektu. To ima smisla jer što više partnera imate, to ćete imati veći menadžerski teret. Obično je broj partnera u skladu sa obimom (stoga i budžetom) programa. Stoga je važno za pisce predloga da izaberu najefektivnije i najprikladnije partnere za projekat.

• Finansijska i organizaciona sposobnost,
• Sposobnost da efikasno dosegnu ciljnu grupu,
• Spremnost da preuzmu zadatke, aktivnosti i projekat,
• Relevantnost partnera sa temom projekta i ciljnom grupom su važni faktori za odabir partnera.

Jedna od najčešćih grešaka je odabir partnera zbog dobrih odnosa sa njim. Iako poznavanje i dobra saradnja sa institucijom/akterom osigurava stabilno funkcionisanje projekta, može smanjiti potencijal/uticaj aktivnosti.

Takođe je korisno standardizovati način na koji se definiše hijerarhija ciljeva projekta.

U tom smislu, može se slediti sledeća metoda:

(i) Izrazite opšti cilj kao „doprinos…..“;

(ii) Izrazite svrhu projekta u smislu koristi koje se pružaju ciljnoj grupi kao što su „Povećano/poboljšano/itd. ……..“;

(iii) Izrazite rezultate opipljivo i konkretno u prošlom vremenu kao „Isporučeno/proizvedeno/izvršeno itd.“; i

(iv) Izrazite aktivnosti u sadašnjem vremenu, počevši sa aktivnim glagolom kao što su „Pripremiti, dizajnirati, izgraditi, istražiti….“. (EU Komisija, 2004, str. 77)

Integralni deo obrazaca za predloge projekata je relevantnost. U sekciji relevantnost, bićete zamoljeni da povežete svoju glavnu svrhu, podciljeve, aktivnosti i rezultate u projektu sa prioritetima iz programskog vodiča (Henriksen & Traynor, 1999, str. 163). Iz tog razloga, preporučuje se da pažljivo pročitate programski vodič i razmislite o tome na koje prioritete ćete se pozivati i kako pre nego što pripremite predlog.

Od vas se takođe očekuje da napravite analizu potreba u obrascu predloga. Ova analiza potreba nije ograničena samo na prevođenje vašeg stabla odlučivanja u tekst. Trebalo bi dobro da opravdate svoju metodologiju sa statističkim podacima, istraživačkim studijama, izveštajima, političkim dokumentima, naučnim člancima itd. koji su povezani sa temom vašeg projekta za rešavanje problema, koje ste identifikovali, sa aktivnostima koje imaju visoku dodatu vrednost. Dok radite na tome, ako tekst projekta ne prelazi ograničenje broja karaktera, možete takođe navesti reference na članke i izvore. Ako se prijavljujete za projekat sa nacionalnim ili međunarodnim zainteresovanim stranama, trebali biste se obratiti celokupnom konzorcijumu, a ne samo vašoj instituciji i regionu, prilikom pravljenja ovih referenci. U ovom kontekstu, preporučuje se da dobijete povratne informacije i podatke od svojih zainteresovanih strana. Sa ovim informacijama možete ojačati relevantnost vašeg projekta.

Na primer, ako ćete podneti prijavu na evropskom nivou i vaši projektni partneri će biti iz evropskih zemalja, očekuje se da uključite lokalne, regionalne, nacionalne i evropske nivoe u obrazac projekta. Ako imate projekat sa ekološkim aspektom, takođe ćete morati da se pozovete na evropske političke dokumente u ovoj oblasti. Pored toga, trebaće vam analiza situacija u Evropi i zemljama aplikantima i podržati ovu analizu sa konkretnim podacima i izveštajima koliko god je moguće. Takođe možete opravdati korišćenje ovih podataka i analiza prilikom odabira vaših projektnih partnera. Uverite se da je vaše opravdanje realno, objektivno, konkretno, razumljivo i zasnovano na podacima. S druge strane, mnogi grant programi ograničavaju broj karaktera u tekstu predloga. Ovo će zahtevati da svoju analizu uradite što je moguće sažetije.

Nakon analize situacije, potrebno je planirati neke aktivnosti kako biste postigli opšti cilj, svrhu i rezultate koje ste odredili. Ove aktivnosti treba struktuisati što je jednostavnije  moguće. Neki grant programi i/ili organizacije zahtevaju da aktivnosti budu otkrivene u formatu koji su oni odredili. Iz tog razloga, preporučuje se da pažljivo pregledate vodič za aplikacije i obrazac. Na primer, Erasmus+ program zahteva kreiranje Radnih paketa u projektima partnerske saradnje (i ako je moguće, ne više od 5 ovih radnih paketa) i prilagodite svoj sistem aplikacija u skladu s tim.

Kada organizujete radne pakete ili aktivnosti, važno je da navedete aktivnosti koje su međusobno povezane pod glavnim naslovom i objasnite ih hronološkim redosledom (Esteves & Pastor, 2002). Dok određujete svoje aktivnosti, možete početi od rezultata koje ste odredili na dnu analize situacije. Ako postavite neophodne aktivnosti za postizanje ovih rezultata, postićićete cilj projekta i doprineti opštem cilju. Ovo će osigurati uspeh vašeg projekta.

Možete navesti pod-aktivnosti ispod svake aktivnosti koju ste odredili i pisati pod-stavke koliko vam obrazac aplikacije dozvoljava. Međutim, preporučuje se da ne stvarate broj stavki koji bi otežao evaluaciju obrasca projekta. Pod-aktivnosti mogu direktno uticati na glavnu aktivnost ili uključivati podržavajuće i dopunske aktivnosti. Aktivnosti koje ne doprinose postizanju svrhe projekta ne bi trebalo da budu uključene u projekat. Takve i loše opravdane aktivnosti mogu biti podvrgnute kritici od strane evaluatora i rezultirati niskim ocenama.

Preporučuje se da svaku aktivnost koju preduzmete uskladite sa svojim ciljevima i, ako je moguće, objasnite njenu relevantnost. Dok organizujete svoje aktivnosti, takođe treba da navedete izlaze i efekte koji će nastati kao rezultat odgovarajuće aktivnosti. Informacije o izlazima i efektima mogu se tražiti u istom delu obrasca aplikacije ili u različitim delovima. Važno je za doslednost projekta da navedete ove informacije u odgovarajućim sekcijama prema formatnim zahtevima vašeg obrasca aplikacije.

Trebalo bi da odredite koliko će trajati svaka od vaših aktivnosti i budete realni prilikom određivanja ovog trajanja (Dawson & Dawson, 1998, str. 300). Bilo koja aktivnost koju ne možete izvršiti na vreme dovesti će do pomeranja i odstupanja u vašim ciljevima i planovima projekta. Pored toga, ako ostavite veliki vremenski okvir, manje vremena može biti dodeljeno drugim aktivnostima projekta nego što je potrebno. Ovo je jedan od faktora koji utiču na ukupne performanse projekta tokom faze implementacije. Važno je da vremena aktivnosti budu dobro dizajnirana, dosledna, merena i realna, jer će evaluatori uzimati u obzir ove aspekte dok rade na predlogu projekta.

U predlogu projekta, takođe morate navesti sve potrebe i resurse potrebne za realizaciju svake aktivnosti, koje će biti pokrivene iz budžeta projekta i/ili će biti obezbeđene kao nefinansijski doprinos (Chen & Zhu, 2011). Ova pitanja su posebno važna prilikom kreiranja budžeta. U nekim programima može biti zatražen poseban obrazac za budžet. Trebaće vam da uzmete u obzir ova pitanja zajedno u dokumentu na kojem radite za pripremu aktivnosti i da ih navedete u različitim delovima obrasca predloga projekta ako bude zatraženo. Kada kreirate aktivnosti, beleženje ovih pitanja u radnom dokumentu će vas sprečiti da se vraćate na početak ako se informacije zatraže na različitim mestima u obrascu predloga.

Kada kreirate svoje aktivnosti, imajte na umu da je projekat timski rad. Ovaj timski rad uključuje radne timove koordinirajuće organizacije kao i zainteresovane strane i njihove zaposlene (Usadolo & Caldwell, 2016). Potrebno je da navedete koji partner(i) će preduzeti svaku aktivnost ili da li će se aktivnosti odvijati istovremeno na različitim mestima. Pored toga, važno je objasniti dužnosti zaposlenih u projektu, kvalifikacije onih koji će biti angažovani i procese zapošljavanja ako je potrebno dodatno zapošljavanje.

• Da biste ostvarili ciljeve vašeg projekta, potrebno je planirati proporcionalne i uticajne aktivnosti.
• Trebate koristiti donji deo stabla ciljeva i osmisliti aktivnosti za postizanje ovih ciljeva.
• Kada dizajnirate aktivnosti, možete ih podeliti na manje aktivnosti.

• Npr. Aktivnost 1. Dizajn programa obuke.
• Aktivnost 1.1 Pregled literature
• Aktivnost 1.2 Anketa i analiza ankete
• Aktivnost 1.3 Analiza potreba (na osnovu rezultata aktivnosti 1.1 i 1.2)

Pretpostavimo da pripremate predlog projekta za program grantova od 12 meseci. U prvim mesecima projekta sprovode se neophodni procesi koordinacije, dodela zadataka, nabavke, zapošljavanja i uspostavljanja projektne kancelarije za nesmetano funkcionisanje ostatka projekta.

1. Realizacija procedura koordinacije projekta

1.1 Sastanak Izvršnog odbora projekta

1.2 Uspostavljanje projektnog tima i sastanci

1.3 Realizacija obuka za orijentaciju projekta i sastanci

1.4 Uspostavljanje projektne kancelarije

2. Sprovođenje procesa nabavki

2.1 Kreiranje tehničkih specifikacija za nabavke

2.2 Istraživanje tržišta, prikupljanje ponuda i ponuda od firmi

2.3 Pokretanje, praćenje i finalizacija tender procesa

3. Uvodni sastanak projekta, promocija projekta, vidljivost i aktivnosti diseminacije

3.1 Uvodni sastanak projekta

3.2 Aktivnosti vezane za promociju i vidljivost projekta i Centra za profesionalni razvoj

3.3 Kreiranje veb stranice projekta

4. Otvaranje i rad Centra za profesionalni razvoj

4.1 Realizacija ceremonije otvaranja centra

4.2 Usmeravanje ciljne grupe ka Centru za profesionalni razvoj

4.3 Kreiranje karijernih planova i personalizovanog obrazovnog kurikuluma za mlade iz ciljne grupe

4.4 Realizacija obrazovnih aktivnosti

4.5 Sprovođenje studija profesionalnog vođenja i savetovanja

5. Dvo-mesečno izveštavanje

6. Organizacija završnog sastanka projekta

7. Srednje i konačno izveštavanje

Prilikom planiranja svojih projektnih aktivnosti, ne razmišljajte samo o prijavama koje ćete podneti i prostorima/centrima/kancelarijama koje ćete uspostaviti i/ili održavati. Trebalo bi takođe planirati pripremne radove potrebne za obavljanje tih aktivnosti. Kao što se može videti u gornjem primeru, 1. i 2. aktivnosti pokrivaju procese neophodne za nesmetano sprovođenje projekta u skladu sa zakonodavstvom, regulativama i pravilima programa.

Aktivnosti vidljivosti, promocije i diseminacije navedene kao 3. aktivnost uključuju aktivnosti koje bi trebalo uključiti u svaki projekat. U ovom primeru, možete navesti ove aktivnosti, koje su detaljno opisane u redu 3, u različitim redosledima. S druge strane, važno je da aktivnosti budu planirane i sprovedene kako bi pokrile celu ili značajan deo projekta. U prvim mesecima možete obezbediti vidljivost i promociju bez nabavke. Društveni mediji, izjave za štampu, intervjui, brifinzi, uvodni sastanci mogu se realizovati besplatno ili bez potrebe za procesom nabavke. Osim onih navedenih u ovom primeru, možete dodati ili dati objašnjenja detaljnijim naslovima.

Na primer, u 4. redu, predstavljene su glavne aktivnosti projekta. U zavisnosti od veličine ili metodologije vašeg projekta, možete definisati više od jedne glavne aktivnosti. Takođe možete planirati svoje glavne aktivnosti istovremeno.

Na primer, predviđeno je da se u 5. aktivnosti pripremaju srednji i konačni izveštaji svaka 2 meseca, kao i u 7. aktivnosti. U skladu sa vašim programskim vodičem projekta i pozivom za predloge, trebate uključiti radove na izveštavanju, reviziji i kvalitetu rada u vaš kalendar aktivnosti i pružiti odgovarajući nivo objašnjenja.

U primeru je završni sastanak naveden u 6. aktivnosti. Moguće je smatrati ovu aktivnost kao podaktivnost 3. aktivnosti. S druge strane, ako želite detaljnije objasniti uvodne i završne sastanke, ili ako projektne aktivnosti predviđaju velike i detaljne promotivne sastanke, korisno je pregledati ove aktivnosti pod zasebnim naslovom. U ovom kontekstu, možete detaljno objasniti i opravdati proces pripreme uvodnih i/ili završnih sastanaka.

Dijagram koji je razvio Henri Gant, nazvan Gantov dijagram, koristi se u gotovo svim predlozima projekata (Vilson, 2003). Ovaj raspored se može automatski generisati u programima koji omogućavaju prijavu putem web platforme ili sistema kao što je Erasmus+.

Dok Gantov dijagram omogućava koordinatorima i partnerima da lako prate sve aktivnosti i procese tokom faza planiranja i upravljanja projektom, takođe omogućava nezavisnim evaluatorsima da izvrše celokupni pregled i ocenu.

Kao što se može videti u dijagramu, aktivnosti i sve podaktivnosti nalaze se u levom stupcu. Kolone desno pokazuju mesece projekta. Ako predvidite mesece u kojima će se svaka aktivnost odvijati, biće potrebno da obojite ili označite relevantne delove. U krajnjem desnom delu trebate navesti ko su vaši zainteresovani i ko će sprovesti aktivnost.

Pokazatelji su važni za koordinatore, menadžere i evaluatore da prate i ispituju uspešnost i završetak projekta i njegovih zadataka (Parmenter, 2015). Stoga je važno da autori predloga identifikuju objektivne i proverljive pokazatelje. Svaki pokazatelj treba da bude povezan sa aktivnostima, zadacima i/ili rezultatima projekta.

Da bi se pratile aktivnosti i zadaci, treba identifikovati SMART pokazatelje (Shahin & Mahbod, 2007, str. 27-29). SMART znači:

• Specifično
• Merljivo
• Dostupno
• Realistično
• Vremenski ograničeno

Primeri:

• 2 ankete sprovedene među 500 mladih ljudi (starosni opseg: 18-25) do kraja 3. meseca projekta.
• 10 sesija obuke organizovano za 250 ljudi iz osetljivih grupa između 8. i 10. meseca projekta.
• 1 veb stranica kreirana za diseminaciju i valorizaciju projekta, sa 300.000 pregleda do kraja projekta.
• Dobro definisani pokazatelji će vam omogućiti da proverite kvalitet rezultata projekta i da odredite potencijalne rizike i odstupanja od ciljeva.

Dobro je koristiti kvantitativne izjave. Takođe ih možete podržati kvalitativnim izjavama.

Pored toga, možete se pozvati na ciljne grupe i geografski položaj u vašim pokazateljima, ako je to traženo ili smatrano neophodnim.

Postoje 4 aspekta održivosti:

• Finansijska održivost
• Politička održivost
• Institucionalna održivost
• Ekološka održivost

Možda ćete morati da specificirate metode koje ćete koristiti tokom implementacije vašeg projekta u obrascu predloga projekta. Metode koje ćete koristiti mogu se razlikovati u zavisnosti od aktivnosti koje ćete primenjivati. U stvari, vaša projektna metodologija obuhvata metode i tehnike koje ćete pratiti dok izvodite aktivnosti. Možete se pozvati na teme kao što su inkluzija, participativno upravljanje, životna sredina i klimatske promene, koje su pomenute u odeljku o održivosti i horizontalnim temama, u odeljku metoda.

Pored ovih, možete specificirati neke od metoda koje možete koristiti dok izvodite svoje aktivnosti na sledeći način:

Analiza potreba: Očekuje se da ste pripremili svoj projektni predlog na osnovu potreba ciljne publike. U stvari, potrebno je da kreirate okvir vašeg projekta obavljanjem analiza problema, ciljeva i strategija u okviru njega. Međutim, možda ćete morati da sprovedete objektivnu analizu potreba kako biste utvrdili specifične i detaljne potrebe vaše ciljne publike. Na primer, u okviru vašeg projekta ste utvrdili da vaša ciljana publika ima potrebu za obukom i dizajnirali ste svoje aktivnosti u skladu s tim. Međutim, uticaj opšte metode obrazovanja na vašu ciljnu publiku biće ograničen. Uzimajući u obzir potrebe vaše ciljne publike, program obuke po meri koji ćete pripremiti za njih imaće veći uticaj i trajnost (Long, 2005).

Ankete: Ankete su jedan od najobjektivnijih i najefektivnijih načina za dobijanje i analizu povratnih informacija od vaše ciljne publike i učesnika u vašim aktivnostima. Možete uključiti istraživanja u svoj projekat kako biste analizirali potrebe, poboljšali svoje aktivnosti i pružili bolju uslugu.

Fokus grupe: Fokus grupe možete održavati kao alternativu ili dopunu povratnim informacijama koje dobijate putem anketa. Dok se specifična pitanja uključuju u ankete, u fokus grupama možete dobiti nove ideje, strukturisane/neformalizovane povratne informacije i rezultate. Fokus grupe možete održavati sa svojom ciljnom publikom ili sa različitim ljudima i zajednicama kako biste poboljšali svoje aktivnosti.

Maksimalna upotreba interneta, društvenih mreža i tehnologije: U poslednjih nekoliko godina, paralelno s tehnološkim razvojem, obrazovanje, proizvodnja, upravljanje itd. i drugi sektori su u brzoj promeni i transformaciji. S druge strane, zaposleni i/ili oni u ciljnoj grupi možda neće moći brzo da se prilagode ovim promenama i mogu doprineti razvoju novih metoda na ograničen način. Iz tog razloga, važno je uključiti tehnologiju, internet i društvene mreže u aktivnosti projekta i podsticati učesnike da koriste ove nove alate. S druge strane, upotreba društvenih mreža se danas znatno povećala. Društvene mreže možete aktivno koristiti u svom projektu u svrhu dosezanja ciljne publike i za vidljivost, promociju i diseminaciju.