Pretpostavimo da pripremate predlog projekta za program grantova od 12 meseci. U prvim mesecima projekta sprovode se neophodni procesi koordinacije, dodela zadataka, nabavke, zapošljavanja i uspostavljanja projektne kancelarije za nesmetano funkcionisanje ostatka projekta.
1. Realizacija procedura koordinacije projekta
1.1 Sastanak Izvršnog odbora projekta
1.2 Uspostavljanje projektnog tima i sastanci
1.3 Realizacija obuka za orijentaciju projekta i sastanci
1.4 Uspostavljanje projektne kancelarije
2. Sprovođenje procesa nabavki
2.1 Kreiranje tehničkih specifikacija za nabavke
2.2 Istraživanje tržišta, prikupljanje ponuda i ponuda od firmi
2.3 Pokretanje, praćenje i finalizacija tender procesa
3. Uvodni sastanak projekta, promocija projekta, vidljivost i aktivnosti diseminacije
3.1 Uvodni sastanak projekta
3.2 Aktivnosti vezane za promociju i vidljivost projekta i Centra za profesionalni razvoj
3.3 Kreiranje veb stranice projekta
4. Otvaranje i rad Centra za profesionalni razvoj
4.1 Realizacija ceremonije otvaranja centra
4.2 Usmeravanje ciljne grupe ka Centru za profesionalni razvoj
4.3 Kreiranje karijernih planova i personalizovanog obrazovnog kurikuluma za mlade iz ciljne grupe
4.4 Realizacija obrazovnih aktivnosti
4.5 Sprovođenje studija profesionalnog vođenja i savetovanja
5. Dvo-mesečno izveštavanje
6. Organizacija završnog sastanka projekta
7. Srednje i konačno izveštavanje
Prilikom planiranja svojih projektnih aktivnosti, ne razmišljajte samo o prijavama koje ćete podneti i prostorima/centrima/kancelarijama koje ćete uspostaviti i/ili održavati. Trebalo bi takođe planirati pripremne radove potrebne za obavljanje tih aktivnosti. Kao što se može videti u gornjem primeru, 1. i 2. aktivnosti pokrivaju procese neophodne za nesmetano sprovođenje projekta u skladu sa zakonodavstvom, regulativama i pravilima programa.
Aktivnosti vidljivosti, promocije i diseminacije navedene kao 3. aktivnost uključuju aktivnosti koje bi trebalo uključiti u svaki projekat. U ovom primeru, možete navesti ove aktivnosti, koje su detaljno opisane u redu 3, u različitim redosledima. S druge strane, važno je da aktivnosti budu planirane i sprovedene kako bi pokrile celu ili značajan deo projekta. U prvim mesecima možete obezbediti vidljivost i promociju bez nabavke. Društveni mediji, izjave za štampu, intervjui, brifinzi, uvodni sastanci mogu se realizovati besplatno ili bez potrebe za procesom nabavke. Osim onih navedenih u ovom primeru, možete dodati ili dati objašnjenja detaljnijim naslovima.
Na primer, u 4. redu, predstavljene su glavne aktivnosti projekta. U zavisnosti od veličine ili metodologije vašeg projekta, možete definisati više od jedne glavne aktivnosti. Takođe možete planirati svoje glavne aktivnosti istovremeno.
Na primer, predviđeno je da se u 5. aktivnosti pripremaju srednji i konačni izveštaji svaka 2 meseca, kao i u 7. aktivnosti. U skladu sa vašim programskim vodičem projekta i pozivom za predloge, trebate uključiti radove na izveštavanju, reviziji i kvalitetu rada u vaš kalendar aktivnosti i pružiti odgovarajući nivo objašnjenja.
U primeru je završni sastanak naveden u 6. aktivnosti. Moguće je smatrati ovu aktivnost kao podaktivnost 3. aktivnosti. S druge strane, ako želite detaljnije objasniti uvodne i završne sastanke, ili ako projektne aktivnosti predviđaju velike i detaljne promotivne sastanke, korisno je pregledati ove aktivnosti pod zasebnim naslovom. U ovom kontekstu, možete detaljno objasniti i opravdati proces pripreme uvodnih i/ili završnih sastanaka.
