3. PLANIRANJE AKTIVNOSTI

Planiranje i upravljanje aktivnostima idu ruku pod ruku. Uspešno planirane aktivnosti ne mogu se sprovesti sa slabom menadžerskom strukturom i obrnuto (Groenendijk & Dopheide, 2003). Stoga je menadžment ključni deo svakog predloga.

Za pravilnu menadžersku strukturu, morate osigurati da vaši partneri i zainteresovane strane budu uključeni i zastupljeni podjednako. Stoga je preporučljivo kreirati strukturu top menadžmenta. Top menadžment treba da se sastoji od predstavnika organizacija u konzorcijumu koji mogu direktno doneti odluku u vezi sa projektom. Ovaj pristup bi eliminisao internu birokratiju unutar konzorcijuma. Ova struktura top menadžmenta treba da se sastaje redovno. Ovi sastanci treba da se dokumentuju i zapisnici treba da se arhiviraju i distribuiraju osoblju projekta. Ovo će osigurati da svaka odluka bude dogovorena, dokumentovana i praćena.

Top menadžment će biti odgovoran za opštu administraciju projekta. Svako odstupanje, problemi, rizici, važna pitanja će biti razmotreni, ispitani i odlučeni. Međutim, biće potrebna i menadžerska struktura za radne pakete i specifične akcije. Stoga, treba formirati projektne timove koji će preuzeti specifične aktivnosti i akcije. Radnici i imenovano osoblje u projektu će biti sastavni članovi ovih timova. Ovi timovi će se sastajati i komunicirati međusobno češće nego top menadžment. Svaki tim može imati lokalnog vođu, a međunarodni tim će imati generalnog koordinatora/vođu. Ovaj koordinator/vođa može biti i vođa radnog paketa.

Komunikacija među partnerima i različitim stejkholderima je važna. Komunikacija koja dobro funkcioniše vodi ka uspešnoj saradnji (Martin i saradnici, 2016). Nedostatak komunikacije i/ili nerazumevanje bi ometali napredak projekta i njegov potencijal. Usled nedostatka komunikacije, projektne aktivnosti mogu biti sprovedene drugačije ili netačno od strane svakog partnera. To bi dovelo do pada kvaliteta i kvantiteta aktivnosti što će uzrokovati da ciljevi projekta nisu ispunjeni.

Da biste osigurali dobru komunikaciju među partnerima i stejkholderima, različiti mediji, kanali i učestalost korišćenja ovih kanala treba da budu identifikovani u fazi planiranja i inkorporirani u predlog. Pošto su kvalitet i upotreba digitalnih kanala poboljšani poslednjih godina, većina komunikacije može biti obavljena virtuelno. Jedan od najvažnijih aspekata koje treba da uradite je dokumentovanje svake komunikacije. Odluke i teme o kojima se raspravlja treba da budu dokumentovane i distribuirane relevantnim osobama, tako da svi mogu biti na istoj strani.

U predlogu, možete kategorizovati sastanke/komunikaciju prema mediju ili prema ciljevima. Ako želite da napravite kategorizaciju prema mediju, možete podeliti komunikaciju u dve glavne grupe: virtuelna/online i fizička/oči u oči. Zatim možete kreirati podkategorije (kao što su pisana, verbalna, video-konferencija za virtuelnu/online komunikaciju).

Moguće je kategorizovati sastanke/komunikaciju prema ciljevima. Primeri za ovu kategorizaciju su sastanci top menadžmenta, sastanci radnih paketa, sastanci o kvalitetu, sastanci za upravljanje rizicima/nabavkama.

U oba slučaja, pod svakom kategorizacijom trebate specificirati ciljeve, medije/kanale, učestalost korišćenja, učesnike, lokacije.

Upravljanje vremenom i budžetom je ključni aspekt upravljanja projektom (Jaselskis & Ashley, 1991). Pravila i regulative u vezi sa ovim aspektom upravljanja treba takođe pomenuti u vašem predlogu. Ova pravila i interne regulative treba da budu jednoglasno odlučene među partnerima. Kada projekt bude odobren, ova pravila i druge važne teme treba da budu pretočene u dokument sporazuma i potpisane od strane svih partnera.

Preporučljivo je da uključite klauzulu koja detaljno opisuje učestalost finansijskih rata. To znači da možete vršiti plaćanja svojim partnerima u skladu sa obavljenim radom. Možete povezati svoja plaćanja sa završetkom zadataka ili radnih paketa. Na primer, možete izvršiti avansnu uplatu od 20% od ukupnog budžeta dodeljenog partneru na početku projekta. Možete izvršiti dodatnu uplatu od 20% (ili više/manje) kada se završi vaš radni paket-2, i tako dalje. Programi za grantove takođe ne plaćaju ceo budžet u jednoj rati. U skladu sa pravilima programa, možete prilagoditi raspodelu svojih plaćanja. Glavni cilj ovde je da se osigura da zadaci budu obavljeni na vreme i ispravno, ako ne, možete prekinuti plaćanja ili ih uopšte ne izvršiti. Tako možete delegirati zadatke drugim partnerima ili možete pronaći nove partnere u slučaju neodgovornog partnera kontaktiranjem i odobravanjem vaše agencije za program.

Važna metodologija za praćenje ljudskih resursa u smislu rada i budžeta je korišćenje dokumenata radnih listova zaposlenih. Možete pratiti rad svih zaposlenih angažovanih u projektu od strane svake organizacije. Preporučljivo je da prikupljate ove dokumente na kraju svakog meseca. Kroz ovu metodologiju, možete kontrolisati i imati dokaz da je broj radnika, dana, sati dodeljenih aktivnosti od strane vaših partnera koji zapošljavaju osoblje pod različitim kategorijama tačan.

Pošto ćete imati redovne sastanke sa svojim partnerima, moguće je da opravdate svoje upravljanje vremenom i budžetom u predlogu. Prirodno ćete pratiti svoje aktivnosti u projektu putem ovih sastanaka i komunikacije među partnerima. Ovi napori u komunikaciji i saradnji će vam pružiti potrebne informacije o aktivnostima, tako da vi i vaš konzorcijum možete analizirati da li postoji odstupanje od projektne vremenske tabele i/ili ciljeva. Ako postoji značajno odstupanje, možete identifikovati problem i preduzeti potrebne mere da ga rešite. Tako možete započeti proces upravljanja rizicima/problemima/promenama/krizama.

Iznad je primer radnog lista osoblja. Kao što se može videti, tabela uključuje datum, izlaz, kratak opis aktivnosti vezanih za izlaz, kategoriju u kojoj zaposleni radi i broj dana. Ovaj primer radnog lista osoblja pripremljen je posebno za partnerske projekte saradnje u okviru Erasmus+ programa. Moguće je revidirati obrazac za različite projekte. Možete dodati različite naslove u odeljak Kategorija zaposlenog i napisati razliku u platama sa strane. Koordinator/menadžer može kontrolisati i upravljati kako određeni zaposleni provodi svoje vreme putem ove tabele. Ako dođe do odstupanja od ciljeva, jedan od najefikasnijih načina da se pronađe uzrok je praćenje ovih tabela. Na ovaj način može se utvrditi da li je odstupanje od ciljeva uzrokovano osobljem ili nekim drugim razlogom, i u skladu s tim se mogu preduzeti intervencije. Istovremeno, kroz ove grafikone može se pratiti faza izlaza i aktivnosti i količina ljudskih resursa dodeljenih njima. U slučaju promene ljudskih resursa u projektu, radni listovi osoblja mogu se koristiti za integraciju novozaposlenih ljudi u aktivnosti i povezane faze.

Radni listovi osoblja su važan alat za nadzor, praćenje i praćenje ne samo koordinatorovih zaposlenih, već i zaposlenih i rada projektnih partnera. Putem radnih listova osoblja, koordinator može proveriti fazu zadataka datih drugim partnerima i da li su potrebni resursi potrošeni na njih, i može vršiti isplate u skladu s ovim informacijama (Brown, 2001).

Nemoguće je, za bilo koga, da potpuno tačno predvidi buduće događaje. Najbolje što možete učiniti je da analizirate događaje, aktivnosti, okruženje pod određenim pretpostavkama. Određeni grant programi traže da navedete ove pretpostavke i rizike u fazi predloga. Neki opšti primeri pretpostavki su navedeni u nastavku:

• Ekonomsko okruženje će biti stabilno za nabavku dobara i usluga koje će se koristiti u projektu.
• Neće biti nikakvih birokratskih i/ili regulatornih promena koje utiču na aktivnosti projekta.
• Ključno osoblje definisano u predlogu će biti dostupno tokom projekta.
• Projektni partneri će moći da nastave svoje aktivnosti tokom projekta.

Možete uključiti i specifičnije pretpostavke vezane za vaš projekat i aktivnosti. Budući da će vaš predlog projekta biti sastavni deo ugovora koji ćete potpisati sa davaocem granta/agencijom, važno je ostaviti otvorena vrata za rizike. U slučaju da se vaše pretpostavke prekrše zbog spoljašnjih uzroka (ili više sile), vaše projektne aktivnosti mogu biti u riziku u smislu kvaliteta i/ili kvantiteta. U tom slučaju, morate kontaktirati svog davaoca granta/agenciju i tražiti izlaz. Tada možete navesti da jedna ili više vaših pretpostavki nisu ispunjene i da može doći do smanjenja kvaliteta i/ili kvantiteta vaših izlaza i aktivnosti.

Iako se neki rizici ne mogu predvideti, neki se mogu rešavati tokom projektnih procesa. Da bi se nosili s tim rizicima, treba definisati proces upravljanja rizicima, pitanjima ili promenama. Možete definisati određene kategorije za grupisanje rizika, pitanja ili promena. Lakše je upravljati ovim kategorijama ako delegirate odgovornosti u skladu s nivoom značaja. Dakle, ako se pitanje može rešiti na lokalnom nivou, vi ili vaš partner se bavite pitanjem i obavestite konzorcijum o tome. Ako se ovo pitanje ne može rešiti samo jednim partnerom, konzorcijum će biti obavešten i pokušaće da pronađe izlaz. Ako ni na ovom nivou ne može biti rešeno, možete kontaktirati davatoca granta/agenciju da tražite smernice i put eskalacije.

Moguće je pronaći rešenja ocenjujući svoje rizike. Mere za eliminaciju, prevenciju, smanjenje i ublažavanje efekata spoljnih pretnji po projekat sprovode se dobrom analizom rizika (Borghesi & Gaudenzi, 2012).

Osoblje odgovorno za procenu rizika može se pozvati na tabelu ispod za svaki rizik koji je identifikovan.

S druge strane, identifikovani rizici mogu se tabelirati i na osnovu svrhe, rezultata i aktivnosti prema verovatnoći, uticaju i vrednosti rizika:

U gornjoj tabeli moguće je rangirati rizike na osnovu svrhe, rezultata i aktivnosti. U izračunavanju vrednosti rizika uzima se u obzir proizvod verovatnoće i vrednosti efekta. Verovatnoća i vrednosti efekta postavljaju se od 1 do 5. U ovom slučaju, minimalna vrednost koju rizik može imati je 1, dok je maksimalna vrednost 25. Određivanje verovatnoće i vrednosti uticaja zavisi od osobe ili ljudi koji analiziraju rizik. Rasponi vrednosti rizika mogu se odrediti prema metodologiji projekta.

Na primer, 1-5 se može definisati kao vrlo nisko, 6-10 nisko, 11-15 umereno, 16-20 visoko, 21-25 vrlo visoko. Različiti procesi mogu se sprovoditi prema stepenu rizika. Ovi rizici se takođe mogu razložiti prema nivoima rešenja. U ovom okviru, rizici koji se mogu rešiti na lokalnom nivou mogu se eliminisati timom partnera u relevantnoj zemlji; ako postoji međunarodni rizik, relevantni partneri mogu ga minimizirati svojim merama; ili ako se otkrije rizik koji će potpuno uticati na projekat, može se kontaktirati davaoc fondova i zatražiti podršku i/ili reviziju.

Aktivnosti vidljivosti, promocije, diseminacije i valorizacije važne su za svaki projekat da bi postigao svoje ciljeve. Svaki projekat ima najmanje jednu ciljnu grupu i treba da stupi u kontakt sa njom u nekom trenutku. Takođe, održivost projekta može se osigurati pravilnim aktivnostima vidljivosti, promocije, diseminacije za određene zainteresovane strane, donosioce odluka, institucije i organizacije.

Važno je razviti strategije vidljivosti, promocije, diseminacije i valorizacije za ciljnu grupu(e) koju ste odredili u skladu sa vašom analizom zainteresovanih strana i/ili za pojedince i institucije koje mogu doseći te ciljne grupe. Nivoe uticaja takođe treba uzeti u obzir pri razvoju ovih strategija. Ovi pojedinci i institucije mogu se dosegnuti putem aktivnosti na lokalnom, regionalnom, nacionalnom ili međunarodnom nivou. Različite strategije mogu se razviti u skladu sa ciljevima projekta, veličinom njegovog budžeta i potencijalnim uticajem na ciljne grupe.

Ako se predlaže projekat sa relativno velikim budžetom, mogu se koristiti alati koji privlače široku publiku kao što su radio i televizija. Međutim, većina grant programa obezbeđuje relativno nizak nivo grant resursa. U tom slučaju, treba koristiti aktivnosti i kanale koji će ciljati ciljnu publiku na najefikasniji i najefektivniji način. Tehnološki alati, digitalne platforme i društveni mediji, koji su danas često korišćeni i koji se mogu koristiti za diseminaciju i vidljivost u skladu sa profilom publike, imaju važnu ulogu među ovim kanalima. Ovi alati omogućavaju diseminacione i vidljive aktivnosti besplatno ili po niskoj ceni. Kada se promotivni budžet dodeli za društvene medije kao što su Facebook, Twitter, Instagram, vidljivost se može direktno obezbediti prema karakteristikama ciljne publike. Ovi budžeti će ostati prilično niski u poređenju sa troškovima korišćenja masovnih medija i takođe će omogućiti direktan pristup željenoj publici. U masovnim medijima, s druge strane, iako su troškovi visoki, pristup ciljnoj publici može biti ograničen. Stoga bi bilo logičnije okrenuti se određenim nišama za vidljivost.

Pominjalo se da možete slediti strategiju prema nivoima uticaja u vašem projektu. Troškovi tradicionalnih aktivnosti vidljivosti i diseminacije koje ćete sprovoditi na lokalnom nivou će ostati na nižem nivou. Aktivnosti na ovom nivou mogu biti fokus grupe, posete institucijama, informativne aktivnosti u školama, takmičenja za učenike i mlade, intervjui za lokalnu štampu, saopštenja za javnost i zvanična pisma lokalnim institucijama. Slično tome, moguće je sprovoditi ove aktivnosti na regionalnom nivou.

Na nacionalnom i međunarodnom nivou, kao što je pomenuto, aktivnosti diseminacije, vidljivosti i promocije putem tradicionalnih i masovnih medija će biti veoma skupe, pa se društveni mediji i digitalne platforme, koji su veoma efikasni na ovim nivoima, mogu koristiti. U ovom okviru, bilo bi prikladno uključiti članstva i kanale društvenih medija i digitalne platforme u vaš predlog projekta.

Takođe je važno odrediti učestalost korišćenja kanala i alata koje ste odabrali prema nivoima koje ste odredili i njihovom mestu u kalendaru aktivnosti. Za ove aktivnosti vidljivosti, promocije i diseminacije, treba dodeliti i definisati zadatke ne samo koordinatoru već i projektnim partnerima.

Pored kanala i alata koje ćete koristiti, važna je i poruka koju prenesete svojoj ciljnoj publici. Kreiranje sadržaja i korporativni identitet su faktori koji utiču na efikasnost poruke koju ćete preneti. Tačka na koju treba obratiti pažnju prilikom kreiranja sadržaja je da ne uključujete nepotrebne i netačne informacije. Možete napraviti potrebne upute kreiranjem veb stranice sa detaljnim i ažuriranim informacijama i uključivanjem te stranice u poruke i slike koje ćete slati. Aktivnosti na realizaciji korporativnog identiteta, s druge strane,  uključuju aktivnosti usmerene na osiguranje istog reda diseminacije i time povećanje pamtljivosti i uticaja. Kreiranje logotipa projekta, izbor boja koje će se koristiti na slikama, standardizacija fusnote i zaglavlja koja će se koristiti u zvaničnoj korespondenciji, uspostavljanje veb stranice i dobijanje adrese e-pošte, i redovno deljenje aktuelnog sadržaja su među ovim aktivnostima. Upravljanje nalozima na društvenim mrežama, pravilno deljenje sadržaja i brzo odgovaranje na dolazne interakcije i komentare takođe se mogu računati među faktorima koji povećavaju institucionalizaciju. Možete koristiti brošure, postere, vizit karte, prezentacije, informativne beleške, promotivne materijale (beleške sa logotipom i veb stranicom, post-it, agenda, šolja itd.) u poruci koju šaljete. Koristeći štampane materijale u najmanjoj meri i koristeći reciklirane materijale, takođe ćete dati važan doprinos održivosti životne sredine.

Još jedna važna tačka koju treba uzeti u obzir prilikom kreiranja vaših poruka su pravila programa dodeljivanja sredstava i/ili institucije. Ova pravila ponekad mogu ograničiti vaše aktivnosti diseminacije i vidljivosti. Pored toga, neki programi (na primer Erasmus+) takođe nameću obavezu uključivanja teksta o odricanju odgovornosti u tekstove i slike. Takođe, može biti obavezno naznačiti logotip, vizuelni izgled i podršku ovih programa, institucija koje finansiraju i, ako ih ima, drugih organizacija pomenutih u vodiču programa. Neki programi mogu imati posebne priručnike za vidljivost i promociju. Važno je proučiti ove priručnike tokom faze pripreme projekta i navesti da će se uzeti u obzir prilikom implementacije za uspešnu projektnu prijavu.

Volontiranje se odvija u vidu aktivnog učešća ciljnih grupa i trećih strana u procesima projekta. Volonteri su koristan ljudski resurs, posebno za neprofitne organizacije. Volonteri mogu učestvovati u volonterskim aktivnostima iz razloga kao što su lično zadovoljstvo, karijera, sticanje iskustva, korist od mogućnosti u inostranstvu, potreba koja proizlazi iz obrazovnog kurikuluma i slično.

Ako je vaš projekat zasnovan na volonterizmu ili uključuje aktivnosti koje podrazumevaju učešće volontera, takođe treba opisati kako će se taj proces sprovoditi. Volontere treba smatrati privremenim ljudskim resursom i dužnosti, ovlašćenja i odgovornosti koje im se dodeljuju treba raspodeliti u skladu s tim. Volontiranje i rad za neku instituciju ili projekat ne treba posmatrati kao potpuno besplatno. Putne i prehrambene troškove ovih ljudi treba pokriti, a, ako je moguće, treba im dati i nešto džeparca. Iz tog razloga, preporučuje se da se u projektnom budžetu odvoje dnevnice za volontere.

Da bi volonteri učestvovali u projektu, neophodno je objaviti potrebne informacije. Digitalni portali koje koriste projektni najavljivači i neprofitne organizacije mogu se koristiti za ove objave. Pored toga, oglasi se mogu postaviti u grupama na društvenim mrežama. U oglasima bi bilo korisno pomenuti vaš projekat, aktivnosti i rad koji će se odvijati na volonterskoj poziciji, mesto i trajanje volontiranja, doprinos koji će pružiti učesnicima (sertifikat, referenca itd.) i naknade za učešće koje će im biti obezbeđene, ako ih ima. Prikupljanje informacija učesnika na standardnom obrascu i kreiranje baze podataka biće korisno u praćenju prijava i procesa regrutovanja volontera.

Neophodnu obuku treba pružiti volonteru o poslu koji će obavljati nakon procesa selekcije. Dakle, ako će vaš projekat biti vezan za volontiranje, važno je da navedete obuku koja će biti pružena tim ljudima.Volonteri će moći da koriste ovu obuku u svojim biografijama, pa navođenje ovih obuka u oglasu može biti korišćeno za privlačenje volontera.

Da bi volonteri ozbiljno shvatili proces rada, možete pripremiti i potpisati ugovore. To će takođe povećati angažovanost na poslu. Zapravo, pošto koncept volonterizma nije u potpunosti shvaćen u balkanskim zemljama, Turskoj i nekim drugim zemljama, ljudi koji rade volonterski će misliti da mogu napustiti svoj posao kad god žele. U takvom slučaju, vaše projektne aktivnosti će biti prekinute. Da biste to sprečili, morate stvoriti podsticaje specifične za vaš projekat i aktivnost i povećati angažovanost volontera. Na primer, ako treba da pronađete lokalne, volonterske učesnike za omladinski projekat koji ćete sprovoditi u zemlji, važno je navesti da će ti volonteri imati prioritet u učestvovanju u projektima u inostranstvu.

Takođe je važno pratiti aktivnosti vaših volontera. Ovo praćenje možete sprovoditi sa projektnim osobljem (ne sa volonterima). Takav zadatak bi bio idealan za kontrolu i praćenje volontera i omogućio bi prevenciju nepredviđenih događaja u ranoj fazi.