Komunikacija među partnerima i različitim stejkholderima je važna. Komunikacija koja dobro funkcioniše vodi ka uspešnoj saradnji (Martin i saradnici, 2016). Nedostatak komunikacije i/ili nerazumevanje bi ometali napredak projekta i njegov potencijal. Usled nedostatka komunikacije, projektne aktivnosti mogu biti sprovedene drugačije ili netačno od strane svakog partnera. To bi dovelo do pada kvaliteta i kvantiteta aktivnosti što će uzrokovati da ciljevi projekta nisu ispunjeni.
Da biste osigurali dobru komunikaciju među partnerima i stejkholderima, različiti mediji, kanali i učestalost korišćenja ovih kanala treba da budu identifikovani u fazi planiranja i inkorporirani u predlog. Pošto su kvalitet i upotreba digitalnih kanala poboljšani poslednjih godina, većina komunikacije može biti obavljena virtuelno. Jedan od najvažnijih aspekata koje treba da uradite je dokumentovanje svake komunikacije. Odluke i teme o kojima se raspravlja treba da budu dokumentovane i distribuirane relevantnim osobama, tako da svi mogu biti na istoj strani.
U predlogu, možete kategorizovati sastanke/komunikaciju prema mediju ili prema ciljevima. Ako želite da napravite kategorizaciju prema mediju, možete podeliti komunikaciju u dve glavne grupe: virtuelna/online i fizička/oči u oči. Zatim možete kreirati podkategorije (kao što su pisana, verbalna, video-konferencija za virtuelnu/online komunikaciju).
Moguće je kategorizovati sastanke/komunikaciju prema ciljevima. Primeri za ovu kategorizaciju su sastanci top menadžmenta, sastanci radnih paketa, sastanci o kvalitetu, sastanci za upravljanje rizicima/nabavkama.
U oba slučaja, pod svakom kategorizacijom trebate specificirati ciljeve, medije/kanale, učestalost korišćenja, učesnike, lokacije.
