Upravljanje vremenom i budžetom je ključni aspekt upravljanja projektom (Jaselskis & Ashley, 1991). Pravila i regulative u vezi sa ovim aspektom upravljanja treba takođe pomenuti u vašem predlogu. Ova pravila i interne regulative treba da budu jednoglasno odlučene među partnerima. Kada projekt bude odobren, ova pravila i druge važne teme treba da budu pretočene u dokument sporazuma i potpisane od strane svih partnera.
Preporučljivo je da uključite klauzulu koja detaljno opisuje učestalost finansijskih rata. To znači da možete vršiti plaćanja svojim partnerima u skladu sa obavljenim radom. Možete povezati svoja plaćanja sa završetkom zadataka ili radnih paketa. Na primer, možete izvršiti avansnu uplatu od 20% od ukupnog budžeta dodeljenog partneru na početku projekta. Možete izvršiti dodatnu uplatu od 20% (ili više/manje) kada se završi vaš radni paket-2, i tako dalje. Programi za grantove takođe ne plaćaju ceo budžet u jednoj rati. U skladu sa pravilima programa, možete prilagoditi raspodelu svojih plaćanja. Glavni cilj ovde je da se osigura da zadaci budu obavljeni na vreme i ispravno, ako ne, možete prekinuti plaćanja ili ih uopšte ne izvršiti. Tako možete delegirati zadatke drugim partnerima ili možete pronaći nove partnere u slučaju neodgovornog partnera kontaktiranjem i odobravanjem vaše agencije za program.
Važna metodologija za praćenje ljudskih resursa u smislu rada i budžeta je korišćenje dokumenata radnih listova zaposlenih. Možete pratiti rad svih zaposlenih angažovanih u projektu od strane svake organizacije. Preporučljivo je da prikupljate ove dokumente na kraju svakog meseca. Kroz ovu metodologiju, možete kontrolisati i imati dokaz da je broj radnika, dana, sati dodeljenih aktivnosti od strane vaših partnera koji zapošljavaju osoblje pod različitim kategorijama tačan.
Pošto ćete imati redovne sastanke sa svojim partnerima, moguće je da opravdate svoje upravljanje vremenom i budžetom u predlogu. Prirodno ćete pratiti svoje aktivnosti u projektu putem ovih sastanaka i komunikacije među partnerima. Ovi napori u komunikaciji i saradnji će vam pružiti potrebne informacije o aktivnostima, tako da vi i vaš konzorcijum možete analizirati da li postoji odstupanje od projektne vremenske tabele i/ili ciljeva. Ako postoji značajno odstupanje, možete identifikovati problem i preduzeti potrebne mere da ga rešite. Tako možete započeti proces upravljanja rizicima/problemima/promenama/krizama.
Iznad je primer radnog lista osoblja. Kao što se može videti, tabela uključuje datum, izlaz, kratak opis aktivnosti vezanih za izlaz, kategoriju u kojoj zaposleni radi i broj dana. Ovaj primer radnog lista osoblja pripremljen je posebno za partnerske projekte saradnje u okviru Erasmus+ programa. Moguće je revidirati obrazac za različite projekte. Možete dodati različite naslove u odeljak Kategorija zaposlenog i napisati razliku u platama sa strane. Koordinator/menadžer može kontrolisati i upravljati kako određeni zaposleni provodi svoje vreme putem ove tabele. Ako dođe do odstupanja od ciljeva, jedan od najefikasnijih načina da se pronađe uzrok je praćenje ovih tabela. Na ovaj način može se utvrditi da li je odstupanje od ciljeva uzrokovano osobljem ili nekim drugim razlogom, i u skladu s tim se mogu preduzeti intervencije. Istovremeno, kroz ove grafikone može se pratiti faza izlaza i aktivnosti i količina ljudskih resursa dodeljenih njima. U slučaju promene ljudskih resursa u projektu, radni listovi osoblja mogu se koristiti za integraciju novozaposlenih ljudi u aktivnosti i povezane faze.
Radni listovi osoblja su važan alat za nadzor, praćenje i praćenje ne samo koordinatorovih zaposlenih, već i zaposlenih i rada projektnih partnera. Putem radnih listova osoblja, koordinator može proveriti fazu zadataka datih drugim partnerima i da li su potrebni resursi potrošeni na njih, i može vršiti isplate u skladu s ovim informacijama (Brown, 2001).
