Prijava

Moduli

O nama

EN | PT | TR | RO | BG | SR
;


PREVIOUS TOPIC


NEXT TOPIC

SADRŽAJ JEDINICE




4. PRAĆENJE / MONITORING


Procesi praćenja i monitoringa su planirani i sprovedeni kako bi se osiguralo da se projektne aktivnosti sprovode na vreme i pod uslovima navedenim u predlogu. Procesi praćenja i monitoringa sprovode se ne samo od strane koordinatora, već i od strane partnera. U tom kontekstu, koordinirajuća institucija mora pratiti i monitorisati i svoje zadatke i radove kao i one svojih partnera. Pored toga, treće strane koje ne učestvuju u projektu kao koordinatori ili partneri takođe mogu imati zadatke, a praćenje tih studija treba uzeti u obzir u predlogu projekta.

Metode koje će se koristiti u praćenju aktivnosti, učestalost i ko će ih dokumentovati i kako, su važni. Sva ova pitanja mogu varirati u zavisnosti od veličine i sadržaja projekta. U projektu sa velikim budžetom i mašinskom proizvodnjom, biće potreban stručnjak za kontrolu kvaliteta za kvalitet proizvoda, industrijski inženjer ili zaposleni sa sličnim kvalifikacijama za optimizaciju performansi mašina i radnika. U tom slučaju, biće reč o posmatranju na licu mesta, a izveštaji se mogu raditi na dnevnom, nedeljnom ili mesečnom nivou.

S druge strane, u projektima sa socijalnim sadržajem i relativno malim budžetom, umesto proizvoda se mogu nuditi usluge, a neke od aktivnosti u projektu se mogu sprovoditi za stolom. U tom slučaju, metode merenja i izvori verifikacije uključuju ankete, liste potpisa, zapisnike, fotografije, slike, video zapise, račune itd. prateće dokumente. Ako je budžet projekta mali, učestalost aktivnosti će biti manja, a učestalost inspekcija može se smanjiti u skladu s tim. Pored toga, manje budžeta će biti izdvojeno za praćenje i evaluaciju. Pošto neće biti dnevnog praćenja i evaluacije u uslugama kao u proizvodnji, učestalost ovih studija može varirati u zavisnosti od vremena pružanja usluge. Pored toga, neke od aktivnosti koje treba pratiti i evaluirati mogu se sprovoditi za stolom kroz kontrolu dokumenata.

Najobjektivniji i najkorisniji metod koji se koristi za procenu kvaliteta aktivnosti zasnovanih na uslugama je anketa i analiza tih anketa. Ankete koje se sprovode pre i nakon obuke ili usluge i njihova odgovarajuća uporedba će vas informisati o uspehu vaše aktivnosti i usmeravaće vas u unapređenju vaših aktivnosti u budućim procesima i projektima.

Važno je da se u predlogu identifikuju i osobe i procesi koji će sprovoditi studije praćenja i evaluacije i da se deluje u skladu s tim. Dodeljivanje zadataka za studije praćenja i evaluacije može se obaviti unutar konzorcijuma, kao i putem angažovanja spoljne firme. Međutim, preporučuje se da pregledate vodič programa i pravila u pozivu za predloge za angažovanje spoljne firme. U velikim projektnim predlozima, uključivanje spoljne, nezavisne osobe ili firme kao revizora može pružiti profesionalizam, dok se takva primena u malim projektima može percipirati kao dodatni trošak. U oba slučaja, procesi revizije moraju biti dobro obrazloženi.

U dodeljivanju zadataka unutar konzorcijuma, generalno nije potrebno navoditi imena osoba koje će vršiti praćenje i evaluaciju u fazi predloga. U tom slučaju, dovoljno je pružiti informacije o poziciji i kvalifikacijama tih osoba. Praćenje i evaluacija možda neće biti jedini zadatak osoba koje ćete dodeliti, već će one takođe moći da rade na različitim fazama projekta. U tom slučaju, može biti korisno navesti koliko će vremena posvetiti tim zadacima.

Možda ćete morati da postavite hijerarhiju u zavisnosti od broja osoba koje ćete dodeliti. Na primer, osoblje za praćenje i evaluaciju može obavljati svoj posao u skladu sa navedenim kalendarom aktivnosti i izveštavati koordinatora koji je dodeljen kao menadžer za praćenje i evaluaciju. Menadžer može pregledati ove izveštaje i zatražiti ispravke ili odobriti izveštaj i dostaviti ga Izvršnom odboru projekta. Sličan proces može biti uspostavljen za odnos praćenja i evaluacije između partnera i koordinatora. U tom slučaju, menadžeri za praćenje i evaluaciju partnera mogu slati svoje izveštaje direktoru koordinirajuće institucije. Kao rezultat procesa, ovi izveštaji se revidiraju ili prihvataju. Ako postoji bilo kakvo odstupanje od planiranog vremena i kvaliteta, ova situacija se posebno predstavlja vrhovnom menadžmentu i o tome se odlučuje na sledećem sastanku.


» 4.1 Plan kvaliteta

Studije kvaliteta igraju važnu ulogu u određivanju u kojoj meri su ciljevi i rezultati projekta postignuti i u intervenisanju kada je to potrebno. Kvalitet zahteva ispitivanje ciljeva i rezultata ne samo kvantitativno, već i kvalitativno. Studije kvaliteta u vašem projektu se sprovode redovnim praćenjem i evaluacijom ključnih pokazatelja performansi (KPI). Praćenje i evaluacija upravljačkih procesa, kao i ciljeva i rezultata, takođe su uključeni u pitanje kvaliteta. U stvari, dobar upravljački proces je neophodan da bi projekat postigao svoje ciljeve i rezultate na željenom nivou. Problemi u upravljačkim procesima direktno će uticati na kvalitet ciljeva i rezultata. Pored toga, slika loše vođenog projekta koji postiže željene ciljeve i rezultate, kao i institucija uključenih u projekat, može biti negativno pogođena. Iz tog razloga, prilikom pripreme i sprovođenja vašeg projekta, potrebno je uzeti u obzir i ciljeve i rezultate, kao i upravljačke procese. Takođe je važno uključiti stavke vezane za upravljačke procese prilikom određivanja vaših KPI-a. Da biste minimizirali rizike upravljanja, potrebno je definisati metodologiju i strategiju za upravljanje rizicima/problemi/promene/krize u fazi predloga.

Kako je upravljanje kvalitetom direktno povezano sa procesima praćenja i evaluacije, može se navesti u ovom delu forme predloga. Takođe je potrebno definisati kako će procesi upravljanja kvalitetom funkcionisati. Svoj proces upravljanja kvalitetom možete podeliti na osiguranje kvaliteta i kontrolu kvaliteta.

Tehnika i proces osiguranja kvaliteta su postavljeni ciljevi kvaliteta i preventivni koraci preduzeti da se eliminišu bilo kakve razlike u kvalitetu proizvedenog rezultata. U ovom procesu se ocenjuju učestalost i kvalitet koraka koji se prate u koordinaciji i saradnji proizvodnje rezultata, usluge ili aktivnosti. Zapisnici sa sastanaka, prepiska, donete odluke, sprovedene prakse, interna prepiska, rezultati anketa koje će se primeniti na zaposlene u projektu mogu se koristiti u okviru mehanizma osiguranja kvaliteta.

Tehnika i proces kontrole kvaliteta mogu se definisati kao postavljeni ciljevi kvaliteta i korektivni koraci preduzeti da se eliminišu bilo kakve razlike u kvalitetu proizvedenog rezultata. Ako postoji odstupanje od ciljeva, povezani problemi se identifikuju i preduzimaju se neophodne mere i vrše se poboljšanja. Ankete za korisnike, povratne informacije, vizuali, slike, beleške, informacije sa faktura/otpremnica, procene kolega/eksperata, sastanci za pregled radnih paketa/rezultata mogu se koristiti u okviru mehanizma kontrole kvaliteta.

U evaluacijama koje će se vršiti, može biti imenovana komisija unutar konzorcijuma ili se može angažovati spoljni evaluator. Ako program za grantove to dozvoljava, možete opravdati spoljnu evaluaciju u ovom kontekstu. Važno je da navedete koliko često, od koga i u koje svrhe će se vršiti studije kvaliteta u relevantnim delovima forme predloga projekta. U ovoj fazi možete specificirati kvalifikacije i profil osobe ili osoba koje će vršiti studije kvaliteta. Kada predstavljate profil ovih osoba, nije potrebno da navodite njihova imena osim ako nije drugačije zatraženo. Preporučuje se da obratite pažnju na proporcionalnost u budžetu koji ćete dodeliti za studije kvaliteta. U ovom kontekstu, radovi na kvalitetu ne bi trebalo da čine veliki deo budžeta projekta. Ako razvijate projekat povezan sa proizvodnjom gde je kvalitet veoma važan, možete opravdati ovu situaciju, ali ovaj budžet će prirodno biti ograničeniji u projektima gde je fizički proizvod redak i za usluge i aktivnosti.


PontoPR