Budžetiranje je jedan od najvažnijih delova predloga projekta. Troškovi koje ćete odrediti treba da budu u skladu sa aktivnostima koje treba da donesu koristi, dobar kvalitet i da vode vaš projekat ka njegovim ciljevima.
Ispod je šablon budžeta koji koristi Evropska unija:
U prethodnim odeljcima, spomenuto je da treba da zabeležite potrebne resurse i opremu za svaku aktivnost bilo u formi predloga projekta ili u nacrtu dokumenta na kojem radite. Kada pregledate beleške koje ste uzeli za svaku aktivnost, primetićete da neki od resursa, opreme ili usluga potrebnih za aktivnosti mogu biti deljeni ili uključeni u isti budžetski stav. Na primer, ako predviđate dizajn i distribuciju brošura u dve različite aktivnosti, trebali biste ih specificirati u jednom budžetskom stavu, a ne zasebno. S druge strane, ako su predviđene dve različite usluge obuke za dve različite aktivnosti, možete specificirati da ćete kupiti dve različite usluge obuke pod stavkom 6. Ostalo. U tom slučaju, potrebno je numerisati, imenovati, budžetirati i opravdati različite nabavke usluga obuke kao 6.1, 6.2. Međutim, ako je ista vrsta obuke predviđena u obe aktivnosti, tada bi bilo korisno uneti jedan budžetski stav pod naslovom 6.1.
Ako ispitamo odeljke troškova jedan po jedan, ljudski resursi zauzimaju prvo mesto. Odeljci 1.1 i 1.2 su namenjeni za upisivanje plata nacionalnih ili međunarodnih zaposlenih. U delu 1.3, ako je predviđena bilo kakva domaća ili međunarodna mobilnost osoblja u okviru vaših aktivnosti, potrebno je uključiti dnevnice povezane sa tim.
Možete detaljno opisati odeljke 1.1 i 1.2 ako je potrebno. Na primer, kao 1.1.1 Tehničar, 1.1.2 Psiholog, 1.1.3 Pedagog, 1.1.4 Profesor engleskog jezika... Prilikom određivanja i budžetiranja plata ovih zaposlenih, zapamtite da su to bruto plate. Pored bruto plate, preporučuje se dodavanje poreza koje poslodavci moraju platiti na ove troškove. U suprotnom, vaša institucija će morati da pokrije ove troškove ili će plate zaposlenih biti niže nego što ste postavili. S druge strane, potrebno je uzeti u obzir inflaciju koja je prisutna širom sveta poslednjih godina. Potrebno je da izračunate inflaciju za godinu ili godine u kojima će se projekat sprovoditi i odrazite stopu koju pronađete kao rezultat ovog izračuna na vaš budžet. Na primer, za poziciju za koju ste postavili bruto platu od 1000 evra, ako ste procenili stopu inflacije od 10% u godini kada će se projekat sprovoditi, potrebno je da u budžetu napišete iznos kao što je 1.100 evra. Važno je da objasnite razlog za ovu redundanciju u odeljku za opravdanje.
Kao što je pomenuto, od vas se traži da uključite dnevnice za osoblje u odeljku 1.3. Preporučuje se da obratite pažnju na gornje granice koje je odredio program za grantove prilikom određivanja ovih dnevnica. Ako nije postavljena gornja granica, možete cenu zadatka odrediti prosečnom dnevnicom i opravdati na taj način. Zapamtite, u ovom delu ćete samo postaviti dnevnicu za prisutnog, za prevoz se traži da specificirate troškove u odeljku 2.
U odeljku 2, od vas se očekuje da uključite lokalna i međunarodna putovanja. Ova putovanja moraju biti povezana sa datim zadatkom i projektom. Ako vaš projekat uključuje učešće na međunarodnom sastanku, možete izračunati prosečne troškove putovanja i dodati procenjene promene za inflaciju i budžetirati ih. Potrebno je da ove izračune obavite za svaku aktivnost jednu po jednu. Slično, očekuje se da postavite budžet za lokalne mobilnosti i sastanke. S druge strane, plaćanja koja će se izvršiti za osoblje koje dolazi na posao ne bi trebalo da budu uključena u ovaj deo, već bi trebalo da budu specificirana u delu Ljudski resursi (trebalo bi da bude uključeno u plate).
U odeljku 3. Oprema i potrošni materijal možete specificirati opremu, potrošni materijal, robu, mašine i alate koji su vam potrebni za sprovođenje aktivnosti projekta. U ovom odeljku možete kupiti opremu, kao i iznajmiti je. Neki programi ne dozvoljavaju ili ograničavaju iznajmljivanje. Osim ako nemate važan razlog, preporučuje se da ne iznajmljujete već kupujete opremu. Naime, nakon završetka projekta, potrebno je osigurati održivost aktivnosti. Stoga, biće lakše i održivije koristiti kupljenu opremu umesto ponovo tražiti sredstva za iznajmljivanje potrebne opreme.
S druge strane, prilikom kupovine opreme, neki programi grantova mogu zahtevati da postavite budžet jednak stopi amortizacije proizvoda koji ćete nabaviti. Na primer, ako ćete koristiti računar sa amortizacijom od 5 godina u projektu koji traje 3 godine, može se tražiti da zabeležite 3/5 troškova tog računara i to opravdate.
Moguće je detaljno navesti vaše glavne naslove kao i u drugim odeljcima. Na primer, ako ćete kreirati kancelariju za obuku, možete napisati stavke pod 3.2 Nameštaj, deo za računarsku opremu kao što su 3.2.1 Radni sto, 3.2.2 Radna stolica, 3.2.3 Klub sto, 3.2.4 Radna stolica, 3.2.5 Pametna tabla, 3.2.6 Računar, 3.2.7 Projektor, 3.2.8 Orman, 3.2.9 Vešalica, 3.2.10 Stolica itd.
Prilikom budžetiranja, možete napisati vaše potrebe pod relevantnim odeljkom ili pod naslovima u drugim odeljcima. Važno je da stavka budžeta nije navedena u nebitnim delovima i da omogućava nezavisnom evaluatoru da pregleda budžet u doslednom i logičnom okviru.
U 4. delu možete budžetirati troškove kancelarije vašeg projekta. Troškovi kancelarijskog prostora, mesečni troškovi alata potrebnih za obavljanje poslova vezanih za projekat, troškovi kancelarijskog materijala su uključeni u ovaj deo. Važno je ovde biti objektivan i dosledan prilikom opravdavanja ovih troškova. Budžet koji ćete dodeliti za zakup kancelarijskog prostora za projekat ne bi trebalo da se koristi za zakup kancelarijskog prostora koji inače plaćate. Ili, u projektu gde ste dodelili svoj stan, ako je projektna kancelarija određena kao jedna soba, potrebno je da uključite samo troškove tog dela u budžet. S druge strane, ako već imate kancelariju, možete navesti da ćete ovu kancelariju dodeliti projektu kao sufinansiranje umesto da je navedete kao trošak. Neki grant programi takođe smatraju takvo sufinansiranje doprinosom budžetu projekta. U projektima koji ne smatraju takvu podršku u naturi doprinosom budžetu, ti doprinosi se i dalje smatraju pozitivnim. Iz tog razloga, preporučuje se da budžetirate kancelarijski materijal i, ako je potrebno, troškove vozila, i prikažete delove kao što su zakup kancelarije i plaćanje računa kao sufinansiranje u ovom delu. Međutim, ovo je samo preporuka. Ako su vaša opravdanja dobro obrazložena i troškovi realno određeni, moguće je dobiti podršku iz granta za zakup kancelarije i slične troškove.
Deo 5 pokriva ostale troškove i usluge:
