U predlogu je potrebno pružiti narativno objašnjenje svake stavke budžeta, demonstrirajući nužnost troškova i pokazati kako se oni odnose na akciju (npr. putem referenci na aktivnosti i/ili rezultate u Opisu akcije).
U ovom delu je potrebno opravdati nužnost stavke budžeta. Treba da navedete u kojim aktivnostima ćete koristiti stavku budžeta. Takođe, možete se referencirati na skraćenice i brojeve koje ste dali aktivnostima. Dok opravdavate aktivnosti, ne zaboravite da navedete koliko svake jedinice se koristi u relevantnom proizvodu/usluzi.
U koloni sa desne strane, potrebno je opravdati troškove. Dok opravdavate troškove, možete navesti da su neki troškovi vezani za poslodavca izračunati kao i inflacija, promene uzrokovane ponudom/potražnjom koje predviđate, porezi i socijalni doprinosi za ljudske resurse. Pored toga, u nekim programima, mogu zatražiti da dobijete cenovnu ponudu za proizvode/usluge iznad određenog budžetskog limita. U ovom kontekstu, možete navesti da ste dobili cenovne ponude od kompanija. Za standardnu robu, proizvode i usluge, osim ako nije drugačije navedeno, možete obaviti svoje istraživanje tržišta na internetu i to navesti u delu za opravdanje.
U delu 3. Očekivani izvori finansiranja i rezime procenjenih troškova, od vas se očekuje da detaljno objasnite kako će ko-finansiranje biti obezbeđeno. Kao što je pomenuto, neki programi grantova očekuju od korisnika da doprinesu određenim iznosom projektu. Iznos ovog doprinosa može se razlikovati od programa do programa. Generalno, programi ne prihvataju nematerijalne doprinose kao ko-finansiranje, ali prikazuju upotrebu ljudskih resursa kao izuzetak. Drugim rečima, ako dodelite osobu ili osobe koje zapošljavate u svojoj instituciji tokom vašeg projekta, nećete morati da izdvajate bilo kakve finansijske rate za ko-finansiranje projekta. Ovo može važiti za vaše partnere kao i za koordinatora. S druge strane, dodatni doprinosi projektu i pružanje finansijskih mogućnosti mogu imati pozitivan efekat na ocenjivača (čak i ako nisu uključeni u pisane kriterijume evaluacije).
Ako prođemo kroz deo 3. Očekivani izvori finansiranja i rezime procenjenih troškova jedan po jedan:
U delu EU doprinos tražen u ovoj aplikaciji (A), morate navesti iznos i stopu podrške koja će biti primljena od strane institucije koja dodeljuje grant (možete izračunati stopu tako što ćete napisati formulu u Excel-u ili nakon što unesete sve ukupne iznose).
Kao što se može videti u delu KOFINANSIRANJE (1+2) (B), postoje 2 pododeljka. Prvi od njih je deo 1. Ostali doprinosi (Aplikant, drugi donatori itd.). U ovom delu, morate zapisati novčane doprinose vaše institucije, partnera i trećih strana projektu, i vrednost doprinosa ljudskih resursa u relevantnoj valuti. Pored toga, u ovom delu, morate navesti imena vaše institucije, svakog vašeg partnera i/ili donatora i uslove, ako ih ima. Kada računate doprinose koji će biti dati putem ljudskih resursa, trebate uzeti u obzir i navesti bruto plate, a ne neto plate koje isplaćujete osoblju. Tokom faze izvršenja vašeg projekta, biće zatraženo pismo o dodeli i platne liste relevantne osobe/osoba kako bi se dokazali ovi doprinosi. Bruto iznos na platnim listama će prikazati vaš doprinos. Ako je iznos na platnim listama osoba zaduženih za projekt manji od iznosa ko-finansiranja koji se zahteva programom, razlika će morati biti pokrivena u gotovini. S druge strane, dodeljivanje više ljudi nego što je potrebno da bi se zadovoljilo ovo ko-finansiranje ljudskim resursima može rezultirati oduzimanjem bodova iz relevantnog dela projekta od strane nezavisnog ocenjivača.
U drugom pododeljku, traži se procenjeni iznos prihoda dobijenih iz projekta. Ako vaš projekat ne generiše prihod od proizvodnje bilo kog proizvoda i/ili usluge, možete ostaviti ovaj deo prazan, inače morate navesti procenjeni iznos prihoda. Može se reći da postoji neosnovana percepcija da se od poziva za projekte ili programa grantova ne očekuje da generišu prihod ili vrednost, jer oni generalno imaju socijalne ciljeve. U stvari, veoma je važno da vaš projekat stvara finansiranje generišući vrednost, u smislu jačanja njegove održivosti. Objašnjavanje kako ćete kreirati strukturu koja će generisati prihod i vrednost u delu održivosti vašeg predloga i predstavljanje toga sa realnom analizom će osigurati da vaš predlog dobije veoma visok rezultat u ovim delovima kao rezultat evaluacije. Međutim, u kratkoročnim projektima može biti teško uspostaviti i upravljati strukturom koja može generisati prihod, vrednost i profit. U ovom slučaju, možete navesti da struktura/model koji ste postavili može biti u potpunosti implementiran nakon što se vaš projekat završi. Pošto vaš projekat neće generisati prihod tokom faze izvršenja, ne morate vršiti bilo kakve procene prihoda u ovom delu. Takođe možete pomenuti vaš model koji će generisati prihod u delu održivosti.
Važno je da realno odredite iznos koji očekujete da zaradite u delu procenjenog prihoda, uzimajući u obzir sve rizike. Naime, kada navedete iznos koji očekujete da primite kao preteran, ali ta očekivanja nisu ispunjena, možda ćete morati da dopunite iznos ko-finansiranja iz drugih izvora. Ovo može staviti vašu instituciju, vaše partnere i vaš projekat u tešku poziciju.
U delu procenjenih troškova, očekuje se da navedete vaše procenjene troškove.
Procijenjeni UKUPNI PRIHVATLJIVI TROŠKOVI prikazuju ukupne troškove u delu 11 Tabele 1 budžeta. Kada uporedite iznos podrške u delu EU doprinos tražen u ovoj aplikaciji (A) sa ukupnim troškovima (A/C x 100), dobićete EU doprinos izražen kao procenat ukupnih prihvatljivih troškova.
U poslednjem delu, Tabela raspodele budžeta među aplikantima, navedene su raspodele budžeta koordinatora i partnera. Kada specificirate ove raspodele budžeta, morate uključiti ne samo dobijeni grant, već i iznose ko-finansiranja (po instituciji, ako ih ima). Procenat svakog partnerovog budžeta u odnosu na ukupni budžet projekta će vam dati procentualnu raspodelu partnera.
