"Teklif çağrısı" (Call for Proposals - CFP), bireyler, gruplar veya organizasyonların proje fikirlerini, girişimlerini veya çözümlerini talep etmek amacıyla bir devlet kurumu, vakıf, sivil toplum kuruluşu (STK) veya uluslararası kurum gibi bir finansman kuruluşu tarafından yapılan resmi bir davet veya duyurudur. Teklif çağrısının amacı, finansman sağlayan kuruluşun öncelikleri, hedefleri ve hedefleri ile uyumlu proje veya programları belirlemek ve seçmektir (EUCalls, 2023).
Bir teklif çağrısı genellikle fonun sağlandığı belirli ilgi alanlarını, temaları veya konuları ana hatlarıyla belirtir. İlgili tarafların proje tekliflerini sunmaları için ayrıntılı talimatlar, yönergeler ve uygunluk kriterlerini içerir. Başvuru süreci genellikle projenin konseptini, hedeflerini, faaliyetlerini, bütçesini, zaman çizelgesini, beklenen sonuçlarını ve uygulama ve değerlendirme planını özetleyen kapsamlı bir teklifin hazırlanmasını ve sunulmasını içerir.
Bir teklif çağrısının temel unsurları şunları içerir:
Teklif çağrısı rekabetçi bir süreçtir ve finansman sağlamak isteyen kuruluşlar veya bireyler çağrıda belirtilen gerekliliklere ve kılavuz ilkelere dikkatle uymalıdır. Başarılı teklifler, fon sağlayan kuruluşun öncelikleriyle uyumu etkili bir şekilde ortaya koyan, iyi tanımlanmış bir proje planı ve olumlu etki veya sonuçlar için açık bir potansiyele sahip olan tekliflerdir.
Farklı düzeylerdeki çeşitli kurumlar, belirli hedeflere finansman sağlamak için teklif çağrıları yayınlamaktadır. Bu hedefler kendi gündemleri ile ilgilidir ve genellikle bir arka plan analizine sahiptir ve/veya politika belgelerine dayanmaktadır. Bu teklif çağrıları genellikle bir kılavuz, proje teklifi için bir şablon belge ve destekleyici belgeler içerir. Bir proje hazırlamadan önce, kılavuz belgenin doğru bir şekilde incelenmesi çok önemlidir.
Öncelikle yapmanız gereken şey, programın hedeflerini ve desteklenebilecek faaliyetleri kontrol etmektir. Teklif çağrısı ile uyuşmayan bir proje fikriniz varsa, faaliyetlerinizi gerekçelendirmek zordur, bu nedenle teklifiniz mükemmel bir şekilde hazırlanmış olsa bile, fon alma şansınız zayıf olacaktır.
Kontrol etmeniz gereken bir sonraki şey uygunluk kriterleridir. Bu, programa kimlerin/hangi aktörlerin başvurabileceği anlamına gelir. Her ne kadar bireyleri destekleyen programlar olsa da, programların çoğu tüzel kişilikleri finanse etmeyi tercih etmektedir. Bu kuruluşlar kamu/özel kurumlar, sivil toplum kuruluşları, okullar, üniversiteler, sendikalar, şemsiye kuruluşlar vb. olabilir. Genellikle siyasi partiler desteklenmez. Erasmus+ gibi bazı programlarda, bazı eylemler tüzel kişiliği olmayan resmi olmayan gençlik gruplarını içerebilir. Dolayısıyla, başvuru yapmadan önce bu istisnalar konusunda da dikkatli olmanız gerekir.
Teklif çağrıları aynı zamanda belirli mali ve kurumsal kapasite kriterlerini de içerebilir. Bu nedenle, çalıştığınız kuruluştan bir proje başvurusu yapmayı planlıyorsanız, bu bölümü de okuyup anladığınızdan emin olun. Eğer teklif çağrısında kuruluşunuzun sosyal güvenlik ödemeleri ve vergi borcu olmaması gerektiği belirtiliyorsa ve kuruluşunuz buna uyamıyorsa, teklifi hazırlamadan önce bunu bilmeniz sizin için daha iyi olacaktır.
Teklif çağrılarında genellikle başvuru sahiplerinden bir konsorsiyum oluşturmaları istenir. Konsorsiyum kurmaya ilişkin kurallar (asgari/azami sayı, yer, ortakların kapasitesi gibi) rehberde belirtilmektedir. Uluslararası programlar genellikle yurt dışındaki ortaklarla bir konsorsiyum kurmanızı gerektirir. Bu nedenle, gerekli ortaklık yapısını anlamak ve gerekli niteliklere sahip uygun ortaklara sahip olup olamayacağınızı analiz etmek önemlidir.
Bütçe de kontrol etmeniz gereken bir diğer önemli kısımdır. Aklınızda halihazırda bir proje varsa, faaliyetlerin kapsamını programın bütçesine göre ayarlamanız gerekir. Eğer bir konsorsiyumunuz varsa, onların faaliyetlerinin finansmanını da göz önünde bulundurmanız gerekir. Programdan ne tür faaliyetlerin ve/veya bileşenlerin finanse edilebileceğini kontrol etmek de önemlidir. Uygun olmayan faaliyetler dış kaynaklardan finanse edilebilir. Bazı programlar, teklife belirli bir dereceye kadar mali katkıda bulunmanızı isteyebilir. Bu sürece eş-finansman denir. Bazı programlar Projenin belirli bir kısmını doğrudan banka hesabı yoluyla finanse etmenizi talep edebilirken, diğer bazı programlar ayni katkıları (Ofis malzemelerinin kullanımı, sabit ekipmanlar, ofis kirası, faturaların ödenmesi gibi) ve/veya kuruluşunuzun çalışanlarının projede görevlendirilmesini kabul edebilir. Projeyi konsorsiyum ortaklarınızla birlikte finanse etmeniz mümkündür.
Son başvuru tarihi ve başvuru yöntemi de teklif çağrısının önemli bir parçasıdır. Teklifinizi uygun kanallar aracılığıyla gönderdiğinizden emin olmanız gerekir. Bazı programlar sizin ve/veya kuruluşunuzun dijital ve/veya çevrimdışı platformlara kayıt olmanızı gerektirir. Bu nedenle, başvuru yapmadan önce bu süreçleri tamamlayabildiğinizden emin olmanız gerekir. Program fiziksel başvuru gerektiriyorsa, kabul detaylarını incelemeniz gerekir. Bazı programlar postanenin zaman damgasını kontrol ederek teklifleri geçerli kabul edebilir, bazı programlar ise son teslim tarihi sonrası ulaşan başvuruları kabul etmez. Bu nedenle, başvuracağınız program, başvurunun belirli bir süre içinde adrese/yerleşim yerine ulaşmasını gerektiriyorsa, başvuruyu son başvuru tarihinden 3-4 gün hatta 1 hafta önce göndermeniz gerekebilir.
Bir proje başvuru şablonunun ve değerlendirme kriterlerinin genel olarak incelenmesi, Proje başvurusunun hazırlık sürecinde kullanacağınız zaman ve kaynaklara ilişkin genel bir fikir vermesi açısından önemlidir. Yönlendirici sorular ve karakter sınırlamaları, başvuruda gereken ayrıntıların derecesi hakkında size genel bir fikir verecektir.
