Projelerdeki paydaşlar, gerçekleştireceğiniz faaliyetlerden doğrudan veya dolaylı olarak etkilenen yerel, bölgesel, ulusal, uluslararası düzeydeki aktörler, bireyler (hedef grup), kuruluşlar, kurumlardır (Aaltonen, K., & Sivonen, R. 2009, s.132). Paydaşlar bir projenin önemli bir parçasıdır. Bu nedenle teklifinizi hazırlamadan önce uygun bir analiz yapmanız önemlidir. Teklifin gerekçe kısmını hazırlarken paydaşlarınızı ve ortaklarınızı belirlemeniz gerekir. En etkili, önemli ve kilit aktörler/kurum/kuruluşlar belirlenmelidir.
Paydaş analizini iki bileşene ayırabilirsiniz: Yararlanıcılar ve Konsorsiyum Ortakları
Faydalanıcılar iki kategori altında incelenebilir:
Hedef Grup(lar): Proje hedef grup(lar)ı, Proje amacı düzeyindeki faaliyetlerden doğrudan ve olumlu olarak etkilenen grup(lar)dır. Konsorsiyum ortaklarının çalışanları da hedef grup(lar)a dahil edilebilir. (EU Commission, 2004, s.62)
Nihai Yararlanıcılar: Nihai faydalanıcılar da proje faaliyetlerinden yararlanacak kişilerdir. Ancak hedef grup(lar)dan farkı, uzun vadede etkilenecek olmalarıdır. Örneğin, bir bölgede sosyal girişimciliği teşvik etmeyi amaçlayan bir proje uyguluyorsanız ve 50 potansiyel girişimciyi doğrudan destekliyorsanız, bu 50 potansiyel girişimci hedef grubunuzdadır. Proje faaliyetleri sona erdiğinde ve bu girişimciler işlerini kurduklarında, bölgedeki işsizlik azalmaya başlayacak, ekonomi belirli bir ölçüde gelişecek, sosyal sorunlar azalacaktır.
Nihai faydalanıcılarınızı belirlerken gerçekçi ve objektif olmanız önemlidir. Somut ve spesifik hedeflerle iyi bir analiz yapmalısınız. Belirli bir alanda ve zamanda bir etki bekliyorsanız, bunu teklifinizde ayrıntılı olarak belirtmelisiniz. Metodolojinizi ve düşünce tarzınızı belirterek tahmininizi/beklentinizi gerekçelendirmelisiniz. Nihai yararlanıcılar üzerindeki etki objektif kaynaklardan doğrulanmalıdır. Örneğin, proje faaliyetleriniz belirli bir alanda ve zamanda istihdamı azaltıyorsa, bu sonuç yerel istatistiklerden doğrulanabilir.
Konsorsiyum Ortakları: Teklif sahipleri bu kuruluşlarla iletişime geçmeli ve toplantılar düzenlemelidir. Bu kuruluşlar proje tematik alanı ile ilgili olduklarından, Projeye daha iyi bir bakış açısı ve yaklaşım sağlayabilirler. Projenin faaliyet tasarımı, metodolojisi ve uygulama kısımlarına önemli ölçüde katkıda bulunabilirler. Ayrıca hedef grupla temas halinde olduklarından, hedef grupla daha derin bir anlayışa sahip olmalarından yararlanarak daha kapsamlı bir ihtiyaç analizi oluşturmak mümkündür. Ayrıca, bu kuruluşlar aracılığıyla hedef grup(lar)a ulaşmak daha kolay ve etkili olabilir.
Teklif çağrısı dokümanına uygun olarak, ortaklarınız şunlar olabilir (liste sınırlı değildir):
- Resmi olmayan gençlik grupları,
- Belediyeler, yerel yönetimler, kamu idareleri,
- Üniversiteler, okullar, eğitim merkezleri,
- Sivil toplum kuruluşları, dernekler, vakıflar, sendikalar,
- Özel kurumlar, şirketler,
- Şemsiye kuruluşlar, ulusal/uluslararası ağlar.
Teklif çağrılarının çoğunda bir projedeki ortak sayısı kısıtlanmıştır. Bu mantıklıdır, çünkü ne kadar çok ortağınız olursa o kadar çok yönetim yükünüz olacaktır. Genellikle ortak sayısı programın kapsamı (dolayısıyla bütçesi) ile uyumludur. Bu nedenle, teklif sahiplerinin proje için en etkili ve uygun ortakları seçmeleri önemlidir.
En yaygın hatalardan biri, kurumlar arası iyi bir ilişkiye sahip olunduğu için bir kuruluşun ortak olarak seçilmesidir. Bir kurumu/aktörü tanımak ve onunla iyi bir işbirliğine sahip olmak projenin istikrarlı bir şekilde işlemesini sağlarken, faaliyetlerin potansiyelini/etkisini azaltabilir.
Bir projeden etkilenen tüm kişi veya kuruluşları belirlemek, paydaş beklentilerini analiz etmek ve paydaşları etkin bir şekilde sürece dahil etmek.
Paydaşlarınızı ikiye ayırabilirsiniz: Birincil ve İkincil Paydaşlar.
- Birincil paydaşlar, Proje faaliyetlerinizden doğrudan etkilenen (olumlu veya olumsuz) paydaşlardır.
- İkincil paydaşlar, Proje faaliyetlerinizden dolaylı olarak (olumlu veya olumsuz) etkilenen paydaşlardır.
Ayrıca, projeyi birlikte üstlenebileceğiniz kuruluşlar da dikkate alınmalı ve not edilmelidir. Bu ortaklar sizin Birincil paydaşlarınız olacaktır.
