Kalite çalışmaları, projenin hedeflerine ve çıktılarına ne ölçüde ulaşıldığının belirlenmesinde ve gerektiğinde müdahale edilmesinde önemli bir rol oynar. Kalite, hedef ve çıktıların sadece niceliksel olarak değil niteliksel olarak da incelenmesini gerektirir. Projenizdeki kalite çalışmaları Anahtar Performans Göstergelerinin (KPI) düzenli olarak izlenmesi ve değerlendirilmesi ile gerçekleştirilir. Hedef ve çıktıların yanı sıra yönetim süreçlerinin izlenmesi ve değerlendirilmesi de kalite konusuna dahildir. Nitekim projenin hedef ve çıktılarına istenilen düzeyde ulaşabilmesi için iyi bir yönetim süreci gereklidir. Yönetim süreçlerinde yaşanan sorunlar hedef ve çıktı kalitesini doğrudan etkileyecektir. Ayrıca kötü yönetilen, istenilen hedef ve çıktılara ulaşamayan bir projenin ve projede yer alan kurumların imajı da olumsuz etkilenebilir. Bu nedenle projenizi hazırlarken ve uygularken hem hedef ve çıktıları hem de yönetim süreçlerini göz önünde bulundurmanız gerekmektedir. KPI'larınızı belirlerken yönetim süreçleri ile ilgili kalemlere yer vermeniz de önemlidir. Yönetim risklerini minimize etmek için teklif aşamasında bir Risk/sorun/değişim/kriz Yönetimi metodolojisi ve stratejisi tanımlamanız gerekmektedir.
Kalite yönetimi, izleme ve değerlendirme süreçleriyle doğrudan ilişkili olduğu için teklif formunun bu bölümünde belirtilebilir. Kalite yönetim süreçlerinin nasıl işleyeceğini de tanımlamanız gerekir. Kalite yönetim sürecinizi kalite güvence ve kalite kontrol olarak ikiye ayırabilirsiniz.
Kalite güvence tekniği ve süreci, belirlenen kalite hedefleri ve üretilen çıktının kalitesindeki herhangi bir farklılığı ortadan kaldırmak için atılan önleyici adımlardır. Bu süreçte, üretilecek çıktı, hizmet veya faaliyetin koordinasyon ve işbirliğinde izlenen adımların sıklığı ve kalitesi değerlendirilir. Kalite güvence mekanizması çerçevesinde toplantı tutanakları, yazışmalar, alınan kararlar, yapılan uygulamalar, iç yazışmalar, proje çalışanlarına uygulanacak anket sonuçları kullanılabilir.
Kalite kontrol tekniği ve süreci, üretilen çıktının kalitesindeki herhangi bir farklılığı ortadan kaldırmak için belirlenen kalite hedefleri ve atılan iyileştirici adımlar olarak tanımlanabilir. Hedeflerden sapma varsa ilgili sorunlar tespit edilerek gerekli önlemler alınır ve iyileştirmeler yapılır. Yararlanıcılara yönelik anketler, geri bildirimler, görseller, notlar, fatura/irsaliye bilgileri, uzman değerlendirmeleri, iş paketi/çıktı gözden geçirme toplantıları kalite kontrol mekanizması kapsamında kullanılabilir.
Yapılacak değerlendirmelerde konsorsiyum içinden bir komisyon görevlendirilebileceği gibi dışarıdan bir değerlendirici hizmeti de kullanılabilir. Hibe programı izin veriyorsa dış değerlendirme hizmetini bu kapsamda gerekçelendirebilirsiniz. Kalite çalışmalarınızın ne sıklıkla, kimler tarafından ve ne amaçla yapılacağını proje teklif formunun ilgili bölümlerinde belirtmeniz önemlidir. Bu aşamada kalite çalışmalarını yürütecek kişi veya kişilerin niteliklerini ve profilini belirtebilirsiniz. Bu kişilerin profilini sunarken aksi talep edilmedikçe isimlerini vermenize gerek yoktur. Kalite çalışmaları için ayıracağınız bütçede orantılılığa dikkat etmeniz tavsiye edilir. Bu bağlamda kalite çalışmaları proje bütçesinin büyük bir bölümünü oluşturmamalıdır. Eğer kalitenin çok önemli olduğu üretimle ilgili bir proje geliştiriyorsanız bu durumu gerekçelendirebilirsiniz ancak fiziksel ürünün az olduğu projeler ile hizmet ve faaliyetler için bu bütçe doğal olarak daha kısıtlı olacaktır.
