1 PROJELER HAKKINDA: GİRİŞ

Proje Döngüsü Yönetimi (PDY), projeleri planlamak, uygulamak, izlemek ve değerlendirmek için kullanılan sistematik bir yaklaşımdır. Projelerin başlangıcından tamamlanmasına kadar yönetilmesi için yapılandırılmış bir çerçeve sağlar ve amaçlanan hedeflere ulaşmak için etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlar. PDY, projelerin iyi organize edilmesini, kaynakların en iyi şekilde kullanılmasını ve sonuçların gerçekleşmesini sağlamak için iş geliştirme, işletme ve kamu yönetimi dahil olmak üzere çeşitli sektörlerde yaygın olarak kullanılmaktadır (Dearden ve Kowalski, 2003).

Proje döngüsü tipik olarak her biri kendi faaliyet ve süreçlerine sahip olan çeşitli aşamalara bölünmüştür. Bu aşamalar genel olarak şunları içerir (Vasiljević ve diğerleri, 2013):

• Tanımlama: Bu aşamada, ihtiyaçlar, fırsatlar ve sorunların kapsamlı bir analizine dayanarak potansiyel projeler belirlenir. Burası projenin fizibilitesinin ve uygunluğunun değerlendirildiği ve projenin amaç ve hedeflerinin tanımlandığı yerdir.
• Formülasyon ve Tasarım: Proje fikri onaylandıktan sonra formülasyon ve tasarım aşaması başlar. Bu, proje faaliyetlerinin ayrıntılı planlanmasını, rollerin ve sorumlulukların tanımlanmasını, kaynakların ve maliyetlerin tahmin edilmesini ve kapsamlı bir proje planının geliştirilmesini içerir. Bu aşama projenin nasıl yürütüleceğine ilişkin planı ortaya koyar.
• Uygulama: Proje faaliyetleri bir önceki aşamada geliştirilen plana göre yürütülür. Kaynaklar tahsis edilir, görevler atanır ve paydaşlar projenin yürütülmesine dahil edilir. Bu aşamada projenin yolunda gitmesini sağlamak için etkili iletişim, koordinasyon ve izleme önemlidir.
• İzleme ve Değerlendirme: Düzenli izleme ve değerlendirme, projenin ilerleyişini izlemek ve hedeflerine ulaşıp ulaşmadığını değerlendirmek için kritik öneme sahiptir. İlerlemeyi ölçmek için temel performans göstergeleri (KPI'lar) kullanılır ve plandan sapmalar belirlenir. Bu aşama, bilinçli kararlar alınmasına, zorlukların belirlenmesine ve projeyi yolunda tutmak için gerekli düzenlemelerin yapılmasına yardımcı olur.
• Tamamlama ve Kapanış: Tüm proje faaliyetleri tamamlandıktan sonra proje resmi olarak kapatılır. Bu, proje sonuçlarının ve başarılarının başlangıç hedeflerine göre nihai bir incelemesini içerir. Öğrenilen derslerin, başarıların, zorlukların ve en iyi uygulamaların belgelenmesi bu aşamanın önemli bir parçasıdır.
• Takip ve Sürdürülebilirlik: Proje tamamlandıktan sonra sonuçlarının sürdürülebilirliğinin sağlanmasına yönelik çalışmalar yapılır. Bu, projenin mülkiyetinin ilgili paydaşlara devredilmesini, faydaların uzun süreli olmasını sağlamayı ve ortaya çıkabilecek devam eden sorunların ele alınmasını içerebilir.

PDY, proje döngüsünün çeşitli aşamalarında paydaşları dahil eden katılımcı ve yinelemeli bir yaklaşımı vurgular (Svoboda ve diğerleri, 2018, s. 21). Projenin yaşam döngüsü boyunca sürekli öğrenmeyi, uyarlanabilirliği ve iyileştirmeyi teşvik eder. Etkin proje döngüsü yönetimi, başarılı proje sonuçlarına, artan hesap verebilirliğe ve kaynakların verimli kullanımına katkıda bulunur.

Proje Döngüsü Yönetimi, verimli kaynak kullanımı ve paydaş katılımını sağlarken, projelerin amaçlanan hedeflere ulaşması için planlanmasına, yürütülmesine, izlenmesine ve değerlendirilmesine rehberlik eden sistematik bir çerçevedir. Etkin proje yönetimini ve karar vermeyi kolaylaştıran dinamik bir süreçtir.

AB tarafından finanse edilen projeler ve Proje Döngüsü Yönetimi (PDY) yakın ve simbiyotik bir ilişkiyi paylaşmaktadır. PDY, projelerin başlangıcından tamamlanmasına kadar yönetilmesine yönelik yapılandırılmış bir yaklaşımdır ve bu projelerin benzersiz gereksinimleri ve özellikleri nedeniyle özellikle AB tarafından finanse edilen projeler bağlamında geçerlidir.

PDY Yaklaşımının Tarihçesi: Proje Döngüsü Yönetimi yaklaşımının kökleri kalkınma sektörüne ve uluslararası kuruluşlara kadar uzanmaktadır. 20. Yüzyıl ortalarında kalkınma çabaları küresel olarak genişledikçe, gelişmekte olan ülkelerde yaşam koşullarını iyileştirmeyi amaçlayan projeler planlamak, uygulamak ve değerlendirmek için daha etkili yollara ihtiyaç duyulmuştur (Kabeyi, 2019, s.73). Birleşmiş Milletler, Dünya Bankası ve diğer uluslararası kuruluşlar, sistematik planlamayı, katılımcı yaklaşımları ve sürekli değerlendirmeyi vurgulayan proje yönetimi metodolojilerine öncülük etmiştir.

1970 ve 1980'lerde Avrupa Komisyonu bu ilkeleri benimsemiştir ve şu anda Proje Döngüsü Yönetimi olarak tanıdığımız yapıya uyarlamıştır. Avrupa Komisyonu'nun PDY’yi proje finansmanı ve uygulama süreçlerine entegre etmesi, projelerin artan karmaşıklığına ve fonların verimli bir şekilde kullanılmasını ve sonuçlara ulaşılmasını sağlama arzusunun bir sonucudur. PDY, projelerin tasarlanması, yürütülmesi ve izlenmesine rehberlik ederek Avrupa Komisyonu'nun proje yönetimi uygulamalarının temel taşı haline gelmiştir.

Teklif ve Planlama (Tanımlama ve Formülasyon): Organizasyon veya kuruluşlar AB finansmanı için başvurduklarında aslında bir proje teklif etmektedirler. Potansiyel projeleri belirleme ve teklifleri formüle etme süreci, PDY'nin tanımlama ve formülasyon aşamalarıyla uyumludur. Proje sahiplerinin proje hedeflerini, faaliyetlerini, beklenen sonuçlarını ve bütçesini açıkça belirtmeleri gerekir. Proje teklifinin AB'nin finansman kriterleri ve yönergeleriyle uyumlu hale getirilmesi bu aşamada büyük önem taşımaktadır.

Uygulama: AB finansmanı sağlandıktan ve proje onaylandıktan sonra uygulama aşaması başlar. PDY, projenin tanımlanan plana göre yürütülmesi için yapılandırılmış bir yaklaşım sağlar. Proje hedeflerine ulaşmak için faaliyetler gerçekleştirilir, kaynaklar tahsis edilir ve paydaşlar sürece dahil edilir. Proje planına bağlılık ve ortaklar ile paydaşlar arasındaki etkili koordinasyon, başarılı bir uygulamanın merkezinde yer alır.

İzleme ve Değerlendirme: PDY, proje yaşam döngüsü boyunca sürekli izleme ve değerlendirmeyi önemser. Benzer şekilde, AB tarafından finanse edilen projeler de doğru yolda olduklarının, kaynaklarını etkili bir şekilde kullandıklarının ve amaçlanan sonuçlara ulaştıklarının izlenmesi için sürekli incelemeye tabidir. Düzenli raporlama, Temel Performans Göstergelerinin (KPI) değerlendirilmesi ve plandan sapmaların belirlenmesi hem PDY hem de AB tarafından finanse edilen projelerde yaygın uygulamalardır.

Raporlama ve Uyumluluk: AB tarafından finanse edilen projelere, ilerlemenin ve belirlenen yönergelere uygunluğun gösterilmesi için genellikle AB yetkililerine düzenli raporlama yapılmasını gerektirir. Bu raporlama süreci, proje yöneticilerinin başarıları, zorlukları ve gerekli düzenlemeleri değerlendirdiği PDY'nin izleme ve değerlendirme aşamasına karşılık gelir. AB'nin proje uygulamasına olan güvenini korumak için doğru ve şeffaf raporlama şarttır.

Kapanış ve Sürdürülebilirlik: AB tarafından finanse edilen projeler tamamlanmak üzereyken PDY, nihai incelemeleri, öğrenilen derslerin belgelenmesini ve projenin sürdürülebilirliğine yönelik hazırlıkları içeren kapanış aşamasını da içerir ve destekler. Bu aşama, proje sonuçlarının proje ömrü ötesinde de sürdürülmesini ve uzun vadeli faydaların gerçekleşmesini sağlayarak PDY ilkeleriyle uyum sağlar. (Arcidiacono, 2014, s. 4-5)

Proje Döngüsü Yönetimi (PDY) yaklaşımı, hibeler ve teklif çağrıları bağlamında, özellikle de kuruluşların devlet kurumları, vakıflar ve uluslararası kuruluşlar da dahil olmak üzere çeşitli kaynaklardan finansman aradığı durumlarda büyük önem taşır. PDY, bağışçıların ve finansman kuruluşlarının gereksinimlerine ve beklentilerine uygun, yapılandırılmış ve kapsamlı bir çerçeve sağlar. Hibeler ve teklif çağrıları için PDY yaklaşımının neden hayati önem taşıdığı aşağıda açıklanmıştır (Minelle ve diğerleri, 2022):

Kaynakların Etkin Kullanımı: Hibeler ve teklif çağrıları genellikle belirli bütçe kısıtlamaları ve gereksinimleriyle birlikte gelir. PDY, hem finansal hem de finansal olmayan kaynakların proje yaşam döngüsü boyunca verimli ve etkili bir şekilde kullanılmasını sağlar. Kuruluşlar PDY ilkelerini takip ederek maksimum etkiyi elde etmek için fonları, malzemeleri ve personeli daha iyi tahsis edebilir.

Anlaşılır Proje Planlaması: PDY, kuruluşların uygulamadan önceki projelerini kapsamlı bir şekilde planlamasını gerektirir. Bu plan, proje hedeflerinin, etkinliklerin, zaman çizelgelerinin ve beklenen sonuçların tanımlanmasını içerir. Hibe verenleri önerilen projenin iyi düşünülmüş olduğuna ve başarı ihtimalinin yüksek olduğuna ikna etmek için anlaşılır bir proje planlaması önemlidir.

Finansman Kriterlerine Uyum: Birçok hibe ve teklif çağrısı, başvuru sahiplerinin uyması gereken belirli kriterlere ve yönergelere sahiptir. PDY'nin yapılandırılmış yaklaşımı, kuruluşların tekliflerini bu kriterlerle uyumlu hale getirmesine yardımcı olarak projelerinin finansman için değerlendirilme şansını artırır.

Ölçülebilir Sonuçlar ve Sorumluluk: PDY, projenin ilerlemesini ve başarısını değerlendirmek için ölçülebilir hedeflerin ve Temel Performans Göstergelerinin (KPI'lar) belirlenmesini öngörür. Bu, etki ve hesap verebilirlik konusunda açık kanıt arayan bağışçıların beklentileriyle iyi bir şekilde örtüşmektedir. Proje sonuçlarını izlemek ve raporlamak için PDY'nin nasıl kullanılacağını göstermek, hibe başvurularının güvenilirliğini artırabilir.

Risk Yönetimi: Hibe verenler genellikle potansiyel risklere ve zorluklara karşı iyi hazırlanmış projelerle ilgilenirler. PDY'nin risk değerlendirmesi ve yönetimine verdiği önem, kuruluşların potansiyel sorunlarını belirlemesine ve azaltmasına olanak tanıyarak, fon verenlere projelerin öngörü ve özenle uygulanmasına dair güvence sağlar.

Paydaş Katılımı: Çoğu bağışçı, paydaş katılımı ve işbirliğine dair kanıt ister. PDY'nin katılımcı yaklaşımı, proje döngüsünün çeşitli aşamalarındaki paydaşları dahil ederek onların geribildirimlerinin dikkate alınmasını ve sürece entegre edilmesini sağlar. Bu, hibe başvurularının ve tekliflerinin güvenilirliğini güçlendirir.

Değerlendirme ve Öğrenme: Hibe verenler, öğrenme ve iyileştirme zihniyetini içeren projelere değer verir. PDY'nin sürekli izleme ve değerlendirme süreci, kuruluşların ilerlemeyi izlemesine, iyileştirilecek alanları belirlemesine ve gerekli düzenlemeleri yapmasına olanak tanır. Öğrenmeye olan bu bağlılık, fon verenlerin yatırımlarının etkisini en üst düzeye çıkarma konusundaki çıkarlarıyla uyumludur.

Sürdürülebilirlik: Hibe verenler genellikle finansman süresinin ötesinde etkisi kalıcı olacak projeler ararlar. PDY'nin proje kapanışı ve sürdürülebilirliğe odaklanması, kuruluşların hibe sona erdikten sonra bile proje sonuçlarının devamını planlamasını sağlar.

Proje Döngüsü Yönetimi yaklaşımı özünde, hibe tekliflerinin ve başvurularının kalitesini, güvenilirliğini ve rekabet gücünü artıran sağlam ve sistematik bir metodoloji sağlar. Kuruluşlar, PDY ilkelerini sunumlarına dahil ederek, etkili proje yönetimi, sonuç odaklı planlama, şeffaflık ve hesap verebilirlik konularındaki taahhütlerini gösterirler; bağışçılar ve finansman sağlayan kuruluşlar tarafından bu niteliklere oldukça değer verilir.

"Teklif çağrısı" (Call for Proposals - CFP), bireyler, gruplar veya organizasyonların proje fikirlerini, girişimlerini veya çözümlerini talep etmek amacıyla bir devlet kurumu, vakıf, sivil toplum kuruluşu (STK) veya uluslararası kurum gibi bir finansman kuruluşu tarafından yapılan resmi bir davet veya duyurudur. Teklif çağrısının amacı, finansman sağlayan kuruluşun öncelikleri, hedefleri ve hedefleri ile uyumlu proje veya programları belirlemek ve seçmektir (EUCalls, 2023).

Bir teklif çağrısı genellikle fonun sağlandığı belirli ilgi alanlarını, temaları veya konuları ana hatlarıyla belirtir. İlgili tarafların proje tekliflerini sunmaları için ayrıntılı talimatlar, yönergeler ve uygunluk kriterlerini içerir. Başvuru süreci genellikle projenin konseptini, hedeflerini, faaliyetlerini, bütçesini, zaman çizelgesini, beklenen sonuçlarını ve uygulama ve değerlendirme planını özetleyen kapsamlı bir teklifin hazırlanmasını ve sunulmasını içerir.

Bir teklif çağrısının temel unsurları şunları içerir:

• Tematik Odak: Teklif çağrısı, finansmanın mevcut olduğu konu alanlarını veya temaları belirtir. Bu, finansman sağlayan kuruluşun önceliklerine bağlı olarak sağlık, eğitim ve çevreden sosyal kalkınma, teknoloji ve sanata kadar farklı alanları içerebilir.
• Uygunluk Kriterleri: Çağrı, kimlerin finansmana başvurmaya uygun olduğunu tanımlar. Bu, kuruluşların türü (örneğin, STK'lar, akademik kurumlar, özel şirketler), coğrafi konumlar ve hedef yararlanıcılar gibi kriterleri içerebilir.
• Proje Gereksinimleri: İhtiyaç duyulan projelerin türü, kapsamı ve beklenen sonuçları hakkındaki ayrıntılar çağrıda belirtilmiştir. Bu, potansiyel başvuru sahiplerinin finansman sağlayan kuruluşun ne tür projeleri desteklemek istediğini anlamalarına yardımcı olur.
• Bütçe ve Finansman: Çağrı, mevcut bütçe, finansman limitleri ve mali gereksinimler hakkında bilgi sağlar. Fonun kısmi mi yoksa tam mı olduğunu ve başvuru sahiplerinden eş-finansmanın gerekli olup olmadığını belirtebilir.
• Başvuru Esasları: Çağrı, tekliflerin sunulmasına ilişkin süreci ortaya koyar. Bu, son teslim tarihleri, gerekli belgeler, teklifin formatı ve kullanılması gereken belirli şablonlar veya formlar hakkındaki bilgileri içerir.
• İnceleme ve Seçim Süreci: Çağrı, tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılacak değerlendirme kriterlerinin ana hatlarını çizebilir. Ayrıca teklifleri kimin inceleyeceği ve seçim kararlarının nasıl verileceği de dahil olmak üzere inceleme süreciyle ilgili ayrıntılar da sağlayabilir.
• Zaman Çizelgesi: Çağrı genellikle teklif başvurularının açılış ve kapanış tarihleri, seçilen tekliflerin beklenen duyurusu ve finanse edilen projeler için öngörülen başlangıç ve bitiş tarihleri gibi önemli tarihleri içerir.
• İletişim Bilgileri: Çağrı, sorular ve açıklamalara ilişkin iletişim bilgilerini sağlar, böylece potansiyel başvuru sahiplerinin ihtiyaç duyması halinde ek bilgi alabilmelerine olanak sağlar.

Teklif çağrısı rekabetçi bir süreçtir ve finansman sağlamak isteyen kuruluşlar veya bireyler çağrıda belirtilen gerekliliklere ve kılavuz ilkelere dikkatle uymalıdır. Başarılı teklifler, fon sağlayan kuruluşun öncelikleriyle uyumu etkili bir şekilde ortaya koyan, iyi tanımlanmış bir proje planı ve olumlu etki veya sonuçlar için açık bir potansiyele sahip olan tekliflerdir.

Farklı düzeylerdeki çeşitli kurumlar, belirli hedeflere finansman sağlamak için teklif çağrıları yayınlamaktadır. Bu hedefler kendi gündemleri ile ilgilidir ve genellikle bir arka plan analizine sahiptir ve/veya politika belgelerine dayanmaktadır. Bu teklif çağrıları genellikle bir kılavuz, proje teklifi için bir şablon belge ve destekleyici belgeler içerir. Bir proje hazırlamadan önce, kılavuz belgenin doğru bir şekilde incelenmesi çok önemlidir.

Öncelikle yapmanız gereken şey, programın hedeflerini ve desteklenebilecek faaliyetleri kontrol etmektir. Teklif çağrısı ile uyuşmayan bir proje fikriniz varsa, faaliyetlerinizi gerekçelendirmek zordur, bu nedenle teklifiniz mükemmel bir şekilde hazırlanmış olsa bile, fon alma şansınız zayıf olacaktır.

Kontrol etmeniz gereken bir sonraki şey uygunluk kriterleridir. Bu, programa kimlerin/hangi aktörlerin başvurabileceği anlamına gelir. Her ne kadar bireyleri destekleyen programlar olsa da, programların çoğu tüzel kişilikleri finanse etmeyi tercih etmektedir. Bu kuruluşlar kamu/özel kurumlar, sivil toplum kuruluşları, okullar, üniversiteler, sendikalar, şemsiye kuruluşlar vb. olabilir. Genellikle siyasi partiler desteklenmez. Erasmus+ gibi bazı programlarda, bazı eylemler tüzel kişiliği olmayan resmi olmayan gençlik gruplarını içerebilir. Dolayısıyla, başvuru yapmadan önce bu istisnalar konusunda da dikkatli olmanız gerekir.

Teklif çağrıları aynı zamanda belirli mali ve kurumsal kapasite kriterlerini de içerebilir. Bu nedenle, çalıştığınız kuruluştan bir proje başvurusu yapmayı planlıyorsanız, bu bölümü de okuyup anladığınızdan emin olun. Eğer teklif çağrısında kuruluşunuzun sosyal güvenlik ödemeleri ve vergi borcu olmaması gerektiği belirtiliyorsa ve kuruluşunuz buna uyamıyorsa, teklifi hazırlamadan önce bunu bilmeniz sizin için daha iyi olacaktır.

Teklif çağrılarında genellikle başvuru sahiplerinden bir konsorsiyum oluşturmaları istenir. Konsorsiyum kurmaya ilişkin kurallar (asgari/azami sayı, yer, ortakların kapasitesi gibi) rehberde belirtilmektedir. Uluslararası programlar genellikle yurt dışındaki ortaklarla bir konsorsiyum kurmanızı gerektirir. Bu nedenle, gerekli ortaklık yapısını anlamak ve gerekli niteliklere sahip uygun ortaklara sahip olup olamayacağınızı analiz etmek önemlidir.

Bütçe de kontrol etmeniz gereken bir diğer önemli kısımdır. Aklınızda halihazırda bir proje varsa, faaliyetlerin kapsamını programın bütçesine göre ayarlamanız gerekir. Eğer bir konsorsiyumunuz varsa, onların faaliyetlerinin finansmanını da göz önünde bulundurmanız gerekir. Programdan ne tür faaliyetlerin ve/veya bileşenlerin finanse edilebileceğini kontrol etmek de önemlidir. Uygun olmayan faaliyetler dış kaynaklardan finanse edilebilir. Bazı programlar, teklife belirli bir dereceye kadar mali katkıda bulunmanızı isteyebilir. Bu sürece eş-finansman denir. Bazı programlar Projenin belirli bir kısmını doğrudan banka hesabı yoluyla finanse etmenizi talep edebilirken, diğer bazı programlar ayni katkıları (Ofis malzemelerinin kullanımı, sabit ekipmanlar, ofis kirası, faturaların ödenmesi gibi) ve/veya kuruluşunuzun çalışanlarının projede görevlendirilmesini kabul edebilir. Projeyi konsorsiyum ortaklarınızla birlikte finanse etmeniz mümkündür.

Son başvuru tarihi ve başvuru yöntemi de teklif çağrısının önemli bir parçasıdır. Teklifinizi uygun kanallar aracılığıyla gönderdiğinizden emin olmanız gerekir. Bazı programlar sizin ve/veya kuruluşunuzun dijital ve/veya çevrimdışı platformlara kayıt olmanızı gerektirir. Bu nedenle, başvuru yapmadan önce bu süreçleri tamamlayabildiğinizden emin olmanız gerekir. Program fiziksel başvuru gerektiriyorsa, kabul detaylarını incelemeniz gerekir. Bazı programlar postanenin zaman damgasını kontrol ederek teklifleri geçerli kabul edebilir, bazı programlar ise son teslim tarihi sonrası ulaşan başvuruları kabul etmez. Bu nedenle, başvuracağınız program, başvurunun belirli bir süre içinde adrese/yerleşim yerine ulaşmasını gerektiriyorsa, başvuruyu son başvuru tarihinden 3-4 gün hatta 1 hafta önce göndermeniz gerekebilir.

Bir proje başvuru şablonunun ve değerlendirme kriterlerinin genel olarak incelenmesi, Proje başvurusunun hazırlık sürecinde kullanacağınız zaman ve kaynaklara ilişkin genel bir fikir vermesi açısından önemlidir. Yönlendirici sorular ve karakter sınırlamaları, başvuruda gereken ayrıntıların derecesi hakkında size genel bir fikir verecektir.