1.1 Proje Döngüsü Yönetimi Nedir?

Proje Döngüsü Yönetimi (PDY), projeleri planlamak, uygulamak, izlemek ve değerlendirmek için kullanılan sistematik bir yaklaşımdır. Projelerin başlangıcından tamamlanmasına kadar yönetilmesi için yapılandırılmış bir çerçeve sağlar ve amaçlanan hedeflere ulaşmak için etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlar. PDY, projelerin iyi organize edilmesini, kaynakların en iyi şekilde kullanılmasını ve sonuçların gerçekleşmesini sağlamak için iş geliştirme, işletme ve kamu yönetimi dahil olmak üzere çeşitli sektörlerde yaygın olarak kullanılmaktadır (Dearden ve Kowalski, 2003).

Proje döngüsü tipik olarak her biri kendi faaliyet ve süreçlerine sahip olan çeşitli aşamalara bölünmüştür. Bu aşamalar genel olarak şunları içerir (Vasiljević ve diğerleri, 2013):

• Tanımlama: Bu aşamada, ihtiyaçlar, fırsatlar ve sorunların kapsamlı bir analizine dayanarak potansiyel projeler belirlenir. Burası projenin fizibilitesinin ve uygunluğunun değerlendirildiği ve projenin amaç ve hedeflerinin tanımlandığı yerdir.
• Formülasyon ve Tasarım: Proje fikri onaylandıktan sonra formülasyon ve tasarım aşaması başlar. Bu, proje faaliyetlerinin ayrıntılı planlanmasını, rollerin ve sorumlulukların tanımlanmasını, kaynakların ve maliyetlerin tahmin edilmesini ve kapsamlı bir proje planının geliştirilmesini içerir. Bu aşama projenin nasıl yürütüleceğine ilişkin planı ortaya koyar.
• Uygulama: Proje faaliyetleri bir önceki aşamada geliştirilen plana göre yürütülür. Kaynaklar tahsis edilir, görevler atanır ve paydaşlar projenin yürütülmesine dahil edilir. Bu aşamada projenin yolunda gitmesini sağlamak için etkili iletişim, koordinasyon ve izleme önemlidir.
• İzleme ve Değerlendirme: Düzenli izleme ve değerlendirme, projenin ilerleyişini izlemek ve hedeflerine ulaşıp ulaşmadığını değerlendirmek için kritik öneme sahiptir. İlerlemeyi ölçmek için temel performans göstergeleri (KPI'lar) kullanılır ve plandan sapmalar belirlenir. Bu aşama, bilinçli kararlar alınmasına, zorlukların belirlenmesine ve projeyi yolunda tutmak için gerekli düzenlemelerin yapılmasına yardımcı olur.
• Tamamlama ve Kapanış: Tüm proje faaliyetleri tamamlandıktan sonra proje resmi olarak kapatılır. Bu, proje sonuçlarının ve başarılarının başlangıç hedeflerine göre nihai bir incelemesini içerir. Öğrenilen derslerin, başarıların, zorlukların ve en iyi uygulamaların belgelenmesi bu aşamanın önemli bir parçasıdır.
• Takip ve Sürdürülebilirlik: Proje tamamlandıktan sonra sonuçlarının sürdürülebilirliğinin sağlanmasına yönelik çalışmalar yapılır. Bu, projenin mülkiyetinin ilgili paydaşlara devredilmesini, faydaların uzun süreli olmasını sağlamayı ve ortaya çıkabilecek devam eden sorunların ele alınmasını içerebilir.

PDY, proje döngüsünün çeşitli aşamalarında paydaşları dahil eden katılımcı ve yinelemeli bir yaklaşımı vurgular (Svoboda ve diğerleri, 2018, s. 21). Projenin yaşam döngüsü boyunca sürekli öğrenmeyi, uyarlanabilirliği ve iyileştirmeyi teşvik eder. Etkin proje döngüsü yönetimi, başarılı proje sonuçlarına, artan hesap verebilirliğe ve kaynakların verimli kullanımına katkıda bulunur.

Proje Döngüsü Yönetimi, verimli kaynak kullanımı ve paydaş katılımını sağlarken, projelerin amaçlanan hedeflere ulaşması için planlanmasına, yürütülmesine, izlenmesine ve değerlendirilmesine rehberlik eden sistematik bir çerçevedir. Etkin proje yönetimini ve karar vermeyi kolaylaştıran dinamik bir süreçtir.

AB tarafından finanse edilen projeler ve Proje Döngüsü Yönetimi (PDY) yakın ve simbiyotik bir ilişkiyi paylaşmaktadır. PDY, projelerin başlangıcından tamamlanmasına kadar yönetilmesine yönelik yapılandırılmış bir yaklaşımdır ve bu projelerin benzersiz gereksinimleri ve özellikleri nedeniyle özellikle AB tarafından finanse edilen projeler bağlamında geçerlidir.

PDY Yaklaşımının Tarihçesi: Proje Döngüsü Yönetimi yaklaşımının kökleri kalkınma sektörüne ve uluslararası kuruluşlara kadar uzanmaktadır. 20. Yüzyıl ortalarında kalkınma çabaları küresel olarak genişledikçe, gelişmekte olan ülkelerde yaşam koşullarını iyileştirmeyi amaçlayan projeler planlamak, uygulamak ve değerlendirmek için daha etkili yollara ihtiyaç duyulmuştur (Kabeyi, 2019, s.73). Birleşmiş Milletler, Dünya Bankası ve diğer uluslararası kuruluşlar, sistematik planlamayı, katılımcı yaklaşımları ve sürekli değerlendirmeyi vurgulayan proje yönetimi metodolojilerine öncülük etmiştir.

1970 ve 1980'lerde Avrupa Komisyonu bu ilkeleri benimsemiştir ve şu anda Proje Döngüsü Yönetimi olarak tanıdığımız yapıya uyarlamıştır. Avrupa Komisyonu'nun PDY’yi proje finansmanı ve uygulama süreçlerine entegre etmesi, projelerin artan karmaşıklığına ve fonların verimli bir şekilde kullanılmasını ve sonuçlara ulaşılmasını sağlama arzusunun bir sonucudur. PDY, projelerin tasarlanması, yürütülmesi ve izlenmesine rehberlik ederek Avrupa Komisyonu'nun proje yönetimi uygulamalarının temel taşı haline gelmiştir.