Teklif ve Planlama (Tanımlama ve Formülasyon): Organizasyon veya kuruluşlar AB finansmanı için başvurduklarında aslında bir proje teklif etmektedirler. Potansiyel projeleri belirleme ve teklifleri formüle etme süreci, PDY'nin tanımlama ve formülasyon aşamalarıyla uyumludur. Proje sahiplerinin proje hedeflerini, faaliyetlerini, beklenen sonuçlarını ve bütçesini açıkça belirtmeleri gerekir. Proje teklifinin AB'nin finansman kriterleri ve yönergeleriyle uyumlu hale getirilmesi bu aşamada büyük önem taşımaktadır.
Uygulama: AB finansmanı sağlandıktan ve proje onaylandıktan sonra uygulama aşaması başlar. PDY, projenin tanımlanan plana göre yürütülmesi için yapılandırılmış bir yaklaşım sağlar. Proje hedeflerine ulaşmak için faaliyetler gerçekleştirilir, kaynaklar tahsis edilir ve paydaşlar sürece dahil edilir. Proje planına bağlılık ve ortaklar ile paydaşlar arasındaki etkili koordinasyon, başarılı bir uygulamanın merkezinde yer alır.
İzleme ve Değerlendirme: PDY, proje yaşam döngüsü boyunca sürekli izleme ve değerlendirmeyi önemser. Benzer şekilde, AB tarafından finanse edilen projeler de doğru yolda olduklarının, kaynaklarını etkili bir şekilde kullandıklarının ve amaçlanan sonuçlara ulaştıklarının izlenmesi için sürekli incelemeye tabidir. Düzenli raporlama, Temel Performans Göstergelerinin (KPI) değerlendirilmesi ve plandan sapmaların belirlenmesi hem PDY hem de AB tarafından finanse edilen projelerde yaygın uygulamalardır.
Raporlama ve Uyumluluk: AB tarafından finanse edilen projelere, ilerlemenin ve belirlenen yönergelere uygunluğun gösterilmesi için genellikle AB yetkililerine düzenli raporlama yapılmasını gerektirir. Bu raporlama süreci, proje yöneticilerinin başarıları, zorlukları ve gerekli düzenlemeleri değerlendirdiği PDY'nin izleme ve değerlendirme aşamasına karşılık gelir. AB'nin proje uygulamasına olan güvenini korumak için doğru ve şeffaf raporlama şarttır.
Kapanış ve Sürdürülebilirlik: AB tarafından finanse edilen projeler tamamlanmak üzereyken PDY, nihai incelemeleri, öğrenilen derslerin belgelenmesini ve projenin sürdürülebilirliğine yönelik hazırlıkları içeren kapanış aşamasını da içerir ve destekler. Bu aşama, proje sonuçlarının proje ömrü ötesinde de sürdürülmesini ve uzun vadeli faydaların gerçekleşmesini sağlayarak PDY ilkeleriyle uyum sağlar. (Arcidiacono, 2014, s. 4-5)
