Durum analizinden sonra, belirlediğiniz genel hedef, amaç ve sonuçlara ulaşmak için bazı faaliyetleri planlamanız gerekir. Bu faaliyetler mümkün olduğunca basit ve karmaşık olmayan bir şekilde yapılandırılmalıdır. Bazı hibe programları ve/veya kuruluşlar, faaliyetlerin kendi belirledikleri formatta hazırlanması ve açıklanmasını istemektedir. Bu nedenle başvuru rehberini ve formunu dikkatlice incelemeniz tavsiye edilir. Örneğin Erasmus+ programı, İşbirliği Ortaklıkları projelerinde İş Paketleri oluşturulmasını (ve mümkünse bu İş Paketlerinin en fazla 5 tane olmasını) talep etmekte ve başvuru sistemlerini buna göre ayarlamaktadır.
İş paketlerini veya faaliyetleri düzenlerken birbiriyle ilişkili olan faaliyetleri bir ana başlık altında belirtmeniz ve kronolojik sıraya göre açıklamanız önemlidir (Esteves & Pastor, 2002) Faaliyetlerinizi belirlerken durum analizinin alt kısmında belirlediğiniz sonuçlardan yola çıkabilirsiniz. Bu sonuçlara ulaşmak için gerekli faaliyetleri kurgularsanız proje amacınıza ulaşmış ve genel hedefe katkı sağlamış olursunuz. Bu da projenizin başarılı olmasını sağlayacaktır.
Belirlediğiniz her faaliyetin altında alt faaliyetler oluşturabilir ve başvuru formunuzun izin verdiği ölçüde alt maddeler yazabilirsiniz. Ancak proje formunun değerlendirilmesini zorlaştıracak sayıda madde oluşturmamanız tavsiye edilir. Alt faaliyetler ana faaliyeti doğrudan etkileyebileceği gibi destekleyici ve tamamlayıcı faaliyetleri de içerebilir. Proje amacının gerçekleştirilmesine katkı sağlamayan faaliyetlere projede yer verilmemelidir. Bu tür ve iyi gerekçelendirilmemiş faaliyetler değerlendiriciler tarafından eleştiriye maruz kalabilir ve düşük puanla sonuçlanabilir.
Üstlendiğiniz her bir faaliyeti amaçlarınızla eşleştirmeniz ve mümkünse ilgisini açıklamanız tavsiye edilir. Faaliyetlerinizi düzenlerken, ilgili faaliyet sonucunda oluşacak çıktıları ve etkileri de belirtmelisiniz. Çıktı ve etkilere ilişkin bilgiler başvuru formunun aynı bölümünde veya farklı bölümlerinde talep edilebilir. Bu bilgileri başvuru formunuzun format gerekliliklerine göre ilgili bölümlerde belirtmeniz projenin tutarlılığı açısından önemlidir.
Her bir faaliyetinizin ne kadar süreceğini belirlemeniz ve bu süreyi belirlerken gerçekçi olmanız gerekir (Dawson & Dawson, 1998, s.300). Zamanında gerçekleştiremeyeceğiniz herhangi bir faaliyet, proje hedeflerinizde ve planlarınızda kaymalara ve sapmalara yol açacaktır. Ayrıca süreyi geniş tutarsanız projenin diğer faaliyetlerine gereğinden az zaman ayrılabilir. Bu da uygulama aşamasında projenin genel performansını etkileyen faktörlerden biridir. Değerlendiriciler proje teklifi üzerinde çalışırken bu hususları göz önünde bulundurarak puanlama yapacaklarından, faaliyet sürelerinin iyi tasarlanmış, tutarlı, ölçülü ve gerçekçi olması önemlidir.
Proje teklifinde, her bir faaliyetin gerçekleştirilmesi için gereken, proje bütçesinden karşılanacak ve/veya ayni katkı olarak sağlanacak tüm ihtiyaç ve kaynakları da belirtmelisiniz (Chen & Zhu, 2011). Bu hususlar özellikle bütçe oluşturulurken önemlidir. Bazı programlarda bütçe için ayrı bir şablon talep edilebilir. Faaliyetleri hazırlamak için çalıştığınız dokümanda bu hususları birlikte ele almanız ve talep edilmesi halinde proje teklif formunun farklı bölümlerinde belirtmeniz gerekecektir. Faaliyetleri oluştururken çalışma dokümanında bu hususları not almanız, teklif formunda farklı noktalarda bilgi istenmesi halinde başa dönmenizi engelleyecektir.
Faaliyetlerinizi oluştururken, projenin bir ekip çalışması olduğunu unutmayın. Bu ekip çalışması, koordinatör kuruluşun çalışma ekiplerinin yanı sıra paydaşları ve çalışanlarını da içerir (Usadolo & Caldwel, 2016). Her bir faaliyeti hangi ortak(lar)ın üstleneceğini veya farklı mekanlarda eş zamanlı olarak gerçekleşip gerçekleşmeyeceğini belirtmeniz gerekir. Buna ek olarak, çalışanların projedeki görevlerini, görev alacak kişilerin niteliklerini ve ek istihdam gerekiyorsa istihdam süreçlerini açıklamak önemlidir.
Faaliyet 1.3 İhtiyaç Analizi (1.1 ve 1.2'nin sonuçlarına dayanarak)
