Diyelim ki 12 aylık bir hibe programı için proje teklifi hazırlıyorsunuz. Projenin ilk aylarında, projenin geri kalanının sorunsuz işlemesi için gerekli koordinasyon, görevlendirme, satın alma, işe alım süreçleri ve bir proje ofisinin kurulması gerçekleştiriliyor.
1. Proje Koordinasyon Prosedürlerinin Gerçekleştirilmesi
1.1 Proje Yürütme Kurulu Toplantısı
1.2 Proje Ekibinin Kurulması ve Toplantılar
1.3 Proje Oryantasyon Eğitim ve Toplantılarının Gerçekleştirilmesi
1.4 Proje Ofisinin Kurulması
2. Satın Alma İşlemlerinin Yapılması
2.1 Satın Alma için Teknik Şartname Dosyalarının Oluşturulması
2.2 Pazar Araştırması, Firmalardan Teklif ve Öneri Alınması
2.3 İhale Süreçlerinin Başlatılması, Takibi ve Sonuçlandırılması
3. Proje Başlangıç Toplantısı, Proje Tanıtım, Görünürlük ve Yaygınlaştırma Faaliyetleri
3.1 Proje Başlangıç Toplantısı
3.2 Proje ve Mesleki Gelişim Merkezinin Tanıtımı ve Görünürlüğüne İlişkin Faaliyetler
3.3 Proje Web Sayfasının Oluşturulması
4. Mesleki Gelişim Merkezi'nin Açılması ve İşletilmesi
4.1 Merkez Açılış Töreninin Gerçekleştirilmesi
4.2 Hedef Kitlenin Mesleki Gelişim Merkezine Yönlendirilmesi
4.3 Hedef Gruptaki Gençler için Kariyer Planları ve Kişiselleştirilmiş Eğitim Müfredatı Oluşturulması
4.4 Eğitim Faaliyetlerinin Gerçekleştirilmesi
4.5 Mesleki Rehberlik ve Danışmanlık Çalışmalarının Yürütülmesi
5. İki Aylık Raporlama
6. Proje Kapanış Toplantısının Düzenlenmesi
7. Ara ve Nihai Raporlama
Proje faaliyetlerinizi planlarken sadece yapacağınız uygulamaları ve kuracağınız ve/veya sürdüreceğiniz alanları/merkezleri/ofisleri düşünmeyin. Bu faaliyetleri gerçekleştirmek için gerekli olan hazırlık çalışmalarını da planlamanız gerekir. Yukarıdaki örnekte de görüleceği üzere 1. ve 2. faaliyetler projenin ilerleyişinin sorunsuz ve mevzuat, yönetmelik ve program kurallarına uygun bir şekilde yürütülmesi için gerekli süreçleri kapsamaktadır.
3'üncü faaliyet olarak belirtilen görünürlük, tanıtım ve yaygınlaştırma faaliyetleri her bir projede yer alması gereken faaliyetleri içermektedir. Bu örnekte 3. satırda detaylandırılan bu faaliyetleri farklı sıralarda belirtebilirsiniz. Öte yandan faaliyetlerin projenin tamamını ya da önemli bir kısmını kapsayacak şekilde planlanması ve yürütülmesi önemlidir. İlk aylarda satın alma yapmadan görünürlük ve tanıtım çalışmaları yapabilirsiniz. Sosyal medya, basına demeçler, röportajlar, brifingler, başlangıç toplantısı ücretsiz veya satın alma sürecine gerek kalmadan gerçekleştirilebilir. Buradaki örnekte verilenlerin dışında eklemeler yapabilir ya da başlıkları daha detaylı hale getirerek açıklamalar yapabilirsiniz.
Örneğin, 4. satırda projenin ana faaliyetleri yer almaktadır. Projenizin büyüklüğüne veya metodolojisine bağlı olarak, birden fazla ana faaliyet de tanımlayabilirsiniz. Ana faaliyetlerinizi eş zamanlı olarak da planlayabilirsiniz.
Örneğin 5. faaliyette 2 ayda bir raporlama yapılması, 7. faaliyette ise ara ve nihai raporların hazırlanması öngörülmektedir. Proje program rehberiniz ve teklif çağrınız doğrultusunda raporlama, denetim ve kalite çalışmalarına ilişkin çalışmalarınıza faaliyet takviminizde yer vermeli ve gerekli düzeyde açıklama yapmalısınız.
Örnekte kapanış toplantısı 6. faaliyette verilmiştir. Bu faaliyeti 3. faaliyetin alt faaliyeti olarak değerlendirmek mümkündür. Öte yandan başlangıç ve kapanış toplantılarını daha detaylı anlatmak istiyorsanız ya da proje faaliyetleri geniş ve detaylı tanıtım toplantıları öngörüyorsa bu faaliyetleri ayrı bir başlık altında incelemeniz faydalı olacaktır. Bu kapsamda başlangıç ve/veya kapanış toplantılarınızın hazırlık sürecini detaylı bir şekilde açıklayabilir ve gerekçelendirebilirsiniz.
