3. FAALİYET PLANLAMASI

Faaliyetlerin planlanması ve yönetimi birbiryle uyumlu olmalıdır. Başarılı bir şekilde planlanan faaliyetler zayıf bir yönetim yapısıyla gerçekleştirilemez ve bunun tersi de geçerlidir (Groenendijk & Dopheide, 2003). Bu nedenle, yönetim her türlü teklifin önemli bir parçasıdır.

Düzgün bir yönetim yapısı için, ortaklarınızın ve paydaşlarınızın eşit şekilde proje süreçlerine dahil edileceğinden emin olmanız gerekir. Bu nedenle, bir üst yönetim yapısının oluşturulması tavsiye edilir. Bu üst yönetim, konsorsiyumdaki kuruluşların proje ile ilgili doğrudan karar alabilecek temsilcilerinden oluşmalıdır. Bu yaklaşım konsorsiyum içindeki bürokrasiyi ortadan kaldıracaktır. Bu üst yönetim yapısı düzenli olarak toplanmalıdır. Bu toplantılar raporlanmalı, tutanakları arşivlenmeli ve proje personeline bildirilmelidir. Bu, herhangi bir kararın üzerinde mutabık kalınmasını, belgelenmesini ve takip edilmesini sağlayacaktır.

Projenin genel yönetiminden üst yönetim sorumlu olacaktır. Herhangi bir sapma, sorun, risk, önemli konular tartışılacak, incelenecek ve karara bağlanacaktır. Ancak, iş paketi ve belirli eylemler için yönetim yapısına da ihtiyaç olacaktır. Bu nedenle, belirli faaliyet ve eylemleri üstlenmek için proje ekipleri oluşturulmalıdır. Projede çalışanlar ve atanmış personel bu ekiplerin doğal üyeleri olacaktır. Bu ekipler kendi aralarında üst yönetimden daha sık toplantı yapacak ve iletişim kuracaktır. Her alt ekibin bir lideri olabilir ve uluslararası ekibin farklı bir genel koordinatörü/lideri belirlenebilir. Bu koordinatör/lider aynı zamanda iş paketi liderleri de olabilir.

Ortaklar ve farklı paydaşlar arasındaki iletişim önemlidir. İyi işleyen bir iletişim başarılı bir işbirliğine yol açar (Martin etal., 2016). İletişimsizlik ve/veya yanlış anlamalar projenin ilerlemesini ve potansiyelini engelleyecektir. İletişimsizlik nedeniyle, proje faaliyetleri her bir ortak tarafından farklı veya yanlış uygulanabilir. Bu da faaliyetlerde nitelik ve nicelik düşüşüne yol açarak proje hedeflerine ulaşılamamasına neden olacaktır.

Ortaklar ve paydaşlar arasında iyi bir iletişim sağlamak için planlama aşamasında farklı mecralar, kanallar ve bu kanalların kullanım sıklığı belirlenmeli ve teklife dahil edilmelidir. Son yıllarda dijital kanalların kalitesi ve kullanımı arttığından, iletişimin çoğu sanal olarak yapılabilmektedir. Yapmanız gereken en önemli hususlardan biri de her iletişimin belgelendirilmesidir. Kararlar ve tartışılan konular belgelenmeli ve ilgili kişilere dağıtılmalıdır, böylece herkes aynı frekansta olabilir.

Teklifte, toplantıları/iletişimleri medyaya veya hedeflerine göre kategorize edebilirsiniz. Medyaya göre bir kategorizasyon yapmak istiyorsanız, iletişimi iki ana gruba ayırabilirsiniz: sanal/online ve fiziksel/yüz yüze. Daha sonra alt kategoriler oluşturabilirsiniz (sanal/online iletişim için yazılı, sözlü, video-konferans gibi).

Toplantıları/iletişimleri hedeflere göre kategorize etmek mümkündür. Bu kategorizasyona örnek olarak üst yönetim toplantıları, iş paketi toplantıları, kalite toplantıları, risk işleme/yönetim toplantıları, satın alma toplantıları verilebilir.

Her iki durumda da, her bir kategorizasyon altında hedefleri, medya/kanalları, kullanım sıklığını, katılımcıları ve yerleri belirtmeniz gerekir.

Zaman ve bütçe yönetimi, proje yönetiminin önemli bir yönüdür (Jaselskis & Ashley, 1991). Bu yönetim boyutuna ilişkin kurallar ve düzenlemeler de teklifinizde belirtilmelidir. Bu kurallar ve iç düzenlemeler ortaklar arasında oybirliğiyle kararlaştırılmalıdır. Proje kabul edildiğinde, bu kurallar ve diğer önemli konular bir anlaşma belgesine dönüştürülmeli ve her bir tarafça imzalanmalıdır.

Mali ödeme taksitlerinin sıklığını detaylandıran bir madde eklemeniz tavsiye edilir. Bu, tamamlanan iş doğrultusunda ortaklarınıza ödeme yapabileceğiniz anlamına gelir. Ödemelerinizi görevlerin veya iş paketlerinin tamamlanmasına bağlayabilirsiniz. Örneğin, proje başlangıcında ortağa tahsis edilen toplam bütçenin %20'si oranında avans ödemesi yapabilirsiniz. İş Paketi-2 tamamlandığında ek %20 (veya daha fazla/daha az) ödeme yapabilirsiniz ve bu böyle devam eder. Hibe programları da bütçenin tamamını size tek taksitte ödemez. Program kuralları doğrultusunda ödeme dağılımınızı ayarlayabilirsiniz. Buradaki temel amaç görevlerin zamanında ve doğru bir şekilde yapılmasını sağlamaktır, aksi takdirde ödemeleri kesebilir veya hiç yapmayabilirsiniz. Bu nedenle görevleri başka ortaklara devredebilir, yanıt vermeyen bir ortak olması durumunda program ajansınızla iletişime geçerek ve onayını alarak yeni ortaklar bulabilirsiniz.

İnsan kaynaklarını iş ve bütçe açısından takip etmek için önemli bir yöntem, personel zaman çizelgesi belgelerinin kullanılmasıdır. Her bir kuruluş tarafından projede istihdam edilen tüm personelin çalışmalarını takip edebilirsiniz. Bu belgeleri her ayın sonunda toplamanız tavsiye edilir. Bu yöntemle, farklı kategoriler altında personel istihdam eden ortaklarınız tarafından bir faaliyete tahsis edilen işçi, gün ve saat sayısını kontrol edebilir ve kanıtlayabilirsiniz.

Ortaklarınızla düzenli olarak toplantılar yapacağınız için teklifte zaman ve bütçe yönetiminizi gerekçelendirmeniz mümkündür. Projedeki faaliyetlerinizi doğal olarak bu toplantılar ve ortaklar arası yazışmalar yoluyla takip edeceksiniz. Bu iletişim ve işbirliği çabaları size faaliyetler hakkında gerekli bilgileri sağlayacaktır, böylece siz ve konsorsiyumunuz Proje zaman çizelgesinde ve/veya hedeflerinde bir sapma olup olmadığını analiz edebilirsiniz. Önemli bir sapma varsa, sorunu tanımlayabilir ve bununla başa çıkmak için gerekli önlemleri alabilirsiniz. Böylece risk/sorun/değişim/kriz yönetimi sürecini başlatabilirsiniz.

Yukarıda bir personel zaman çizelgesi örneği yer almaktadır. Görülebileceği gibi, tabloda tarih, çıktı, çıktı ile ilgili faaliyetlerin kısa bir açıklaması, çalışanın çalıştığı kategori ve gün sayısı yer almaktadır. Bu personel zaman çizelgesi örneği özellikle Erasmus+ işbirliği ortaklıkları için hazırlanmıştır. Formu farklı projeler için revize etmek mümkündür. Çalışan kategorisi bölümüne farklı unvanlar ekleyebilir ve yan tarafa ödenecek ücretleri farklılaştırarak yazabilirsiniz. Koordinatör/yönetici bu tablo üzerinden ilgili çalışanın zamanını nasıl harcadığını kontrol edebilir ve yönetebilir. Hedeflerden herhangi bir sapma varsa kaynağını bulmanın en etkili yollarından biri bu tabloları takip etmektir. Bu sayede hedeflerdeki sapmanın personelden mi yoksa farklı bir sebepten mi kaynaklandığı tespit edilebilir ve buna göre müdahalelerde bulunulabilir. Aynı zamanda çıktıların ve faaliyetlerin hangi aşamada olduğu ve bunlara ayrılan insan kaynağı miktarı da bu tablolar üzerinden takip edilebilir. Projenin insan kaynağında bir değişiklik olması durumunda, yeni işe alınan kişilerin faaliyete ve ilgili aşamalara entegre edilmesi için personel zaman çizelgeleri kullanılabilir.

Personel zaman çizelgesi belgeleri, sadece koordinatörün kendi çalışanlarını değil, proje ortaklarının çalışanlarını ve işlerini de denetleme, izleme ve takip etme açısından önemli bir araçtır. Koordinatör, personel zaman çizelgesi belgeleri aracılığıyla diğer ortaklara verilen görevlerin hangi aşamada olduğunu ve bunlar için gerekli kaynakların harcanıp harcanmadığını kontrol edebilir ve ödemelerini bu bilgiler doğrultusunda yapabilir (Brown, 2001).

Hiç kimsenin gelecekteki olayları tamamen doğru öngörmesi mümkün değildir. Yapabileceğiniz en iyi şey, olayları, faaliyetleri, çevreyi belirli varsayımlar altında analiz etmektir. Bazı hibe programları teklif aşamasında bu varsayımları ve riskleri belirtmenizi ister. Bazı genel varsayım örnekleri aşağıda belirtilmiştir:

• Projede kullanılacak mal ve hizmetlerin tedariki için ekonomik ortam istikrarlı olacaktır.
• Proje faaliyetlerini etkileyen herhangi bir bürokratik ve/veya yasal değişiklik olmayacaktır.
• Teklifte tanımlanan kilit personel proje süresince hazır bulunacaktır.
• Proje ortakları, proje süresince faaliyetlerine devam edebileceklerdir.

Projeniz ve faaliyetlerinizle ilgili daha spesifik varsayımlar da ekleyebilirsiniz. Proje teklifiniz, Hibe Sağlayıcı / Ajans ile imzalayacağınız sözleşmenin ayrılmaz bir parçası olacağından, risklere açık bir kapı bırakmanız önemlidir. Varsayımlarınızın dış nedenlerden (veya mücbir sebeplerden) dolayı ihlal edilmesi durumunda, proje faaliyetleriniz nitelik ve/veya nicelik açısından riske girebilir. Bu durumda, Hibe sağlayıcınız / Ajansınız ile iletişime geçmeniz ve bir çıkış yolu bulmanızı istemeniz gerekir. Bu durumda, varsayımlarınızdan bir veya daha fazlasının başarısız olduğunu ve çıktılarınızın ve faaliyetlerinizin kalitesinde ve/veya niteliğinde azalma olabileceğini belirtebilirsiniz.

Bazı riskler öngörülemese de, bazıları proje süreçleri boyunca ele alınabilir. Bu risklerle başa çıkmak için bir risk, sorun veya değişiklik süreci tanımlanmalıdır. Riskleri, sorunları veya değişiklikleri gruplamak için belirli kategoriler tanımlayabilirsiniz. Sorumlulukları önem düzeyine göre delege ederseniz bu kategorileri yönetmek daha kolay olabilir. Dolayısıyla, bir sorun yerel düzeyde çözülebiliyorsa, siz veya ortağınız bu sorunla ilgilenir ve konsorsiyumu bu konuda bilgilendirirsiniz. Eğer bu sorun sadece bir ortak tarafından çözülemezse, konsorsiyum bilgilendirilir ve bir çıkış yolu bulmaya çalışır. Bu seviyede de çözülemezse, rehberlik ve bir çözüm yolu bulmak için Hibe sağlayıcı / Ajans ile iletişime geçebilirsiniz.

Risklerinizi derecelendirerek çözüm bulmanız mümkündür. Projeye yönelik dış tehditlerin ortadan kaldırılması, önlenmesi, azaltılması ve etkilerinin hafifletilmesine yönelik tedbirler iyi bir risk analizi ile gerçekleştirilir (Borghesi & Gaudenzi, 2012).

Risk değerlendirmesinden sorumlu personel, belirledikleri her bir risk için aşağıdaki tabloyu kullanabilir.

Öte yandan, belirlenen riskler amaç, sonuç ve faaliyet bazında olasılık, etki ve risk değerine göre de tablolaştırılabilir:

Yukarıdaki tabloda riskleri amaç, sonuç ve faaliyet bazında sıralamak mümkündür. Risk değeri hesaplanırken olasılık ve etki değerinin çarpımı dikkate alınır. Olasılık ve etki değerleri 1'den 5'e kadar belirlenir. Bu durumda risk değerinin alacağı minimum değer 1 iken maksimum değer 25'tir. Olasılık ve etki değerlerinin belirlenmesi riski analiz eden kişi veya kişilere bağlıdır. Proje metodolojisine göre risk değer aralıkları belirlenebilir.

Örneğin 1-5 arası çok düşük, 6-10 arası düşük, 11-15 arası orta, 16-20 arası yüksek, 21-25 arası çok yüksek olarak tanımlanabilir. Risk derecesine göre farklı süreçler yürütülebilir. Bu riskler çözüm seviyelerine göre de ayrıştırılabilir. Bu çerçevede yerel düzeyde çözülebilecek riskler ilgili ortağın ekibi tarafından giderilebilir, uluslararası bir risk varsa ilgili ortaklar kendi tedbirleri ile minimize edebilir veya projeyi tamamen etkileyecek bir risk tespit edilirse fon sağlayıcı ile iletişime geçilerek destek ve/veya revizyon talep edilebilir.

Görünürlük, tanıtım, yaygınlaştırma ve değer kazandırma faaliyetleri, herhangi bir Projenin hedeflerine ulaşması için önemlidir. Her projenin en az bir hedef grubu vardır ve bir noktada onlarla sözleşme yapması gerekir. Ayrıca, projenin sürdürülebilirliği, belirli paydaşlar, politika yapıcılar, kurum ve kuruluşlar için uygun görünürlük, tanıtım, yaygınlaştırma faaliyetleri ile sağlanabilir.

Paydaş analizinize paralel olarak belirlediğiniz hedef grup(lar) ve/veya bu hedef gruplara ulaşabilecek kişi ve kurumlar için görünürlük, tanıtım, yaygınlaştırma ve değerleme stratejileri geliştirmeniz önemlidir. Bu stratejiler geliştirilirken etki düzeyleri de dikkate alınmalıdır. Bu kişi ve kurumlara yerel, bölgesel, ulusal veya uluslararası düzeydeki faaliyetlerle ulaşılabilir. Projenin hedefleri, bütçesinin büyüklüğü ve hedef gruplar üzerindeki potansiyel etkisi doğrultusunda farklı stratejiler geliştirilebilir.

Nispeten büyük bütçeli bir proje için teklif veriliyorsa, radyo ve televizyon gibi geniş kitlelere hitap eden araçlar kullanılabilir. Ancak çoğu hibe programı görece düşük düzeyde hibe kaynağı sağlamaktadır. Bu durumda hedef kitleyi en etkili ve verimli şekilde hedefleyecek faaliyetler ve kanallar kullanılmalıdır. Günümüzde sıklıkla kullanılan ve izleyici profiline uygun olarak yaygınlaştırma ve görünürlük için kullanılabilecek teknolojik araçlar, dijital platformlar ve sosyal medya bu kanallar arasında önemli bir yere sahiptir. Bu araçlar ücretsiz ya da düşük maliyetle yaygınlaştırma ve görünürlük faaliyetlerine olanak sağlamaktadır. Tanıtım bütçesi facebook, twitter, instagram gibi sosyal medya araçları için ayrıldığında doğrudan hedef kitlenin özelliklerine göre görünürlük sağlanabilmektedir. Bu bütçeler kitle iletişim araçlarını kullanmanın maliyetine kıyasla oldukça düşük kalacak ve aynı zamanda istenilen kitleye doğrudan erişim imkanı sağlayacaktır. Kitle iletişim araçlarında ise maliyetler yüksek olsa da hedef kitleye erişim sınırlı olabilir. Bu nedenle görünürlük için niş alanlara yönelmek daha mantıklı olacaktır.

Projenizde etki düzeylerine göre bir strateji izleyebileceğinizden bahsedilmişti. Yerel düzeyde gerçekleştireceğiniz geleneksel görünürlük ve yaygınlaştırma faaliyetlerinin maliyetleri daha düşük seviyede kalacaktır. Bu düzeydeki faaliyetler odak toplantıları, kurum ziyaretleri, flash mob etkinlikleri, okullarda yapılacak bilgilendirme faaliyetleri, öğrenci ve gençlere yönelik yarışmalar, yerel basınla röportajlar, basın bültenleri, yerel kurumlara resmi yazılar olabilir. Benzer şekilde bu faaliyetleri bölgesel düzeyde yürütmek de mümkündür.

Ulusal ve uluslararası düzeyde, bahsedildiği gibi geleneksel ve kitle iletişim araçlarına bağlı yaygınlaştırma, görünürlük ve tanıtım faaliyetleri çok maliyetli olacağından bu düzeylerde oldukça etkili olan sosyal medya ve dijital platformlar kullanılabilir. Bu çerçevede proje teklifinizde sosyal medya ve dijital üyeliklere ve kanallara yer vermeniz uygun olacaktır.

Belirlediğiniz seviyelere göre seçtiğiniz kanal ve araçların kullanım sıklığını ve faaliyet takvimindeki yerini belirlemek de önemlidir. Bu görünürlük, tanıtım ve yaygınlaştırma faaliyetleri için sadece koordinatöre değil proje ortaklarına da görevler vermeniz ve tanımlamanız gerekmektedir.

Kullanacağınız kanal ve araçların yanı sıra hedef kitlenize ileteceğiniz mesaj da önemlidir. İçerik oluşturma ve kurumsal kimlik, ileteceğiniz mesajın etkinliğini etkileyen faktörlerdir. İçerik oluştururken dikkat etmeniz gereken nokta gereksiz ve yanlış bilgilere yer vermemektir. Detaylı ve güncel bilgilerin yer aldığı bir web sayfası oluşturarak ve göndereceğiniz mesaj ve görsellerde bu sayfaya yer vererek gerekli yönlendirmeleri yapabilirsiniz. Kurumsal kimliğin hayata geçirilmesine yönelik faaliyetler ise aynı yaygınlaştırma düzenini sağlamaya ve bu sayede akılda kalıcılığı ve etkiyi artırmaya yönelik faaliyetleri içerir. Proje logosunun oluşturulması, görsellerde kullanılacak renklerin seçilmesi, resmi yazışmalarda kullanılacak alt ve üst bilgi notlarının standart hale getirilmesi, web sayfası oluşturulması ve e-posta adresi alınması, güncel içeriklerin düzenli olarak paylaşılması bu çalışmalar arasındadır. Sosyal medya hesaplarını yönetmek, doğru paylaşımlarda bulunmak, gelen etkileşim ve yorumlara hızlı cevap vermek de kurumsallığı artıran unsurlar arasında sayılabilir. Gönderdiğiniz mesajda broşür, afiş, kartvizit, sunum, bilgi notu, promosyon malzemeleri (logolu ve web sayfalı not kağıtları, post-it, ajanda, kupa vb) kullanabilirsiniz. Basılı malzemelerden yararlanırken bunları asgari düzeyde tutmak ve geri dönüştürülebilir/geri dönüştürülmüş malzemeler kullanmak da çevresel sürdürülebilirliğe önemli bir katkı sağlayacaktır.

Mesajlarınızı oluştururken göz önünde bulundurmanız gereken bir diğer önemli nokta da hibe veren program ve/veya kurumun kurallarıdır. Bu kurallar bazen yaygınlaştırma ve görünürlük faaliyetlerinizi kısıtlayabilir. Bunun dışında bazı programlar (örneğin Erasmus+) metin ve görsellerde feragat metnine yer verme zorunluluğu da getirmektedir. Ayrıca bu programların, fon veren kurumların ve varsa adı geçen diğer kuruluşların logo, görsel ve hibe desteklerinin program rehberinde belirtilmesi zorunlu olabilir. Bazı programların görünürlük ve tanıtım için ayrı rehberleri olabilir. Bunların proje hazırlık aşamasında incelenmesi ve uygulamada dikkate alınacağının belirtilmesi başarılı bir proje teklifi için önemlidir.

Gönüllülük, hedef grupların ve 3. tarafların proje süreçlerine aktif katılımı şeklinde gerçekleşir. Gönüllüler, özellikle kar amacı gütmeyen kuruluşlar için faydalı bir insan kaynağıdır. Gönüllüler kişisel tatmin, kariyer, deneyim kazanma, yurt dışı olanaklarından yararlanma, eğitim müfredatından kaynaklanan zorunluluk vb. nedenlerle gönüllülük faaliyetlerinde yer alabilirler.

Projeniz gönüllülük esasına dayanıyorsa veya gönüllülerin katılımını içeren faaliyetler içeriyorsa bu sürecin nasıl yürütüleceğini de tarif etmelisiniz. Gönüllüler geçici bir insan kaynağı olarak görülmeli ve verilecek görev, yetki ve sorumluluklar bu ölçüde dağıtılmalıdır. Bir kişinin bir kurum veya proje için gönüllü hizmet vermesi ve çalışması tamamen ücretsiz olarak görülmemelidir. Bu kişilerin yol ve yemek masrafları karşılanmalı, mümkünse bir miktar cep harçlığı verilmelidir. Bu nedenle proje bütçesinde gönüllüler için günlük ödenek ayrılması önerilir.

Gönüllülerin projede yer alabilmesi için gerekli bilgilerin duyurulması gerekmektedir. Proje duyuruları ve kar amacı gütmeyen kuruluşların kullandığı dijital portallar bu duyurular için kullanılabilir. Ayrıca sosyal medya gruplarına da ilan verilebilir. İlanlarda projenizden, gönüllü pozisyonunda yer alacak faaliyet ve çalışmalardan, gönüllülüğün yeri ve süresinden, katılımcılara sağlayacağı katkıdan (sertifika, referans vb.), varsa kendilerine sağlanacak katılım ücretlerinden bahsetmek faydalı olacaktır. Katılımcıların bilgilerinin standart bir formda toplanması ve bir veri tabanı oluşturulması, başvuruların takibinde ve gönüllünün işe alım sürecinde faydalı olacaktır.

Seçim sürecinden sonra gönüllüye yapacağı iş(ler) hakkında gerekli eğitimler verilmelidir. Dolayısıyla projeniz gönüllülük üzerine olacaksa bu kişilere verilecek eğitimleri belirtmeniz önemlidir. Gönüllüler bu eğitimleri özgeçmişlerinde kullanabilecekleri için ilanda bu eğitimlerin belirtilmesi gönüllüleri çekmek için kullanılabilir.

Gönüllülerin iş sürecini ciddiye almaları için sözleşmeler hazırlayıp imzalayabilirsiniz. Bu aynı zamanda işe bağlılığı da artıracaktır. Nitekim Balkan ülkelerinde, Türkiye'de ve diğer bazı ülkelerde gönüllülük kavramı tam olarak anlaşılmadığı için gönüllü olarak çalışan kişiler istedikleri zaman işlerinden ayrılabileceklerini düşüneceklerdir. Böyle bir durumda proje faaliyetleriniz sekteye uğrayacaktır. Bunun önüne geçmek için projenize ve faaliyetinize özel teşvikler üretmeniz ve gönüllünün bağlılığını artırmanız gerekir. Örneğin yurt içinde gerçekleştireceğiniz bir gençlik projesi için yerel, gönüllü katılımcılar bulmanız gerekiyorsa, bu gönüllülerin yurt dışındaki projelerde yer alma konusunda önceliğe sahip olacağını belirtmeniz önemli bir teşvik olabilir.

Gönüllülerinizin faaliyetlerini takip etmek de önemlidir. Bu takip faaliyetlerini proje personeli ile birlikte (gönüllülerle değil) yürütebilirsiniz. Böyle bir görevlendirme gönüllüleri kontrol etmek ve izlemek için ideal olacaktır ve beklenmedik olayların erkenden önlenmesini sağlayacaktır.