Ortaklar ve farklı paydaşlar arasındaki iletişim önemlidir. İyi işleyen bir iletişim başarılı bir işbirliğine yol açar (Martin etal., 2016). İletişimsizlik ve/veya yanlış anlamalar projenin ilerlemesini ve potansiyelini engelleyecektir. İletişimsizlik nedeniyle, proje faaliyetleri her bir ortak tarafından farklı veya yanlış uygulanabilir. Bu da faaliyetlerde nitelik ve nicelik düşüşüne yol açarak proje hedeflerine ulaşılamamasına neden olacaktır.
Ortaklar ve paydaşlar arasında iyi bir iletişim sağlamak için planlama aşamasında farklı mecralar, kanallar ve bu kanalların kullanım sıklığı belirlenmeli ve teklife dahil edilmelidir. Son yıllarda dijital kanalların kalitesi ve kullanımı arttığından, iletişimin çoğu sanal olarak yapılabilmektedir. Yapmanız gereken en önemli hususlardan biri de her iletişimin belgelendirilmesidir. Kararlar ve tartışılan konular belgelenmeli ve ilgili kişilere dağıtılmalıdır, böylece herkes aynı frekansta olabilir.
Teklifte, toplantıları/iletişimleri medyaya veya hedeflerine göre kategorize edebilirsiniz. Medyaya göre bir kategorizasyon yapmak istiyorsanız, iletişimi iki ana gruba ayırabilirsiniz: sanal/online ve fiziksel/yüz yüze. Daha sonra alt kategoriler oluşturabilirsiniz (sanal/online iletişim için yazılı, sözlü, video-konferans gibi).
Toplantıları/iletişimleri hedeflere göre kategorize etmek mümkündür. Bu kategorizasyona örnek olarak üst yönetim toplantıları, iş paketi toplantıları, kalite toplantıları, risk işleme/yönetim toplantıları, satın alma toplantıları verilebilir.
Her iki durumda da, her bir kategorizasyon altında hedefleri, medya/kanalları, kullanım sıklığını, katılımcıları ve yerleri belirtmeniz gerekir.
