Kullanacağınız kanal ve araçların yanı sıra hedef kitlenize ileteceğiniz mesaj da önemlidir. İçerik oluşturma ve kurumsal kimlik, ileteceğiniz mesajın etkinliğini etkileyen faktörlerdir. İçerik oluştururken dikkat etmeniz gereken nokta gereksiz ve yanlış bilgilere yer vermemektir. Detaylı ve güncel bilgilerin yer aldığı bir web sayfası oluşturarak ve göndereceğiniz mesaj ve görsellerde bu sayfaya yer vererek gerekli yönlendirmeleri yapabilirsiniz. Kurumsal kimliğin hayata geçirilmesine yönelik faaliyetler ise aynı yaygınlaştırma düzenini sağlamaya ve bu sayede akılda kalıcılığı ve etkiyi artırmaya yönelik faaliyetleri içerir. Proje logosunun oluşturulması, görsellerde kullanılacak renklerin seçilmesi, resmi yazışmalarda kullanılacak alt ve üst bilgi notlarının standart hale getirilmesi, web sayfası oluşturulması ve e-posta adresi alınması, güncel içeriklerin düzenli olarak paylaşılması bu çalışmalar arasındadır. Sosyal medya hesaplarını yönetmek, doğru paylaşımlarda bulunmak, gelen etkileşim ve yorumlara hızlı cevap vermek de kurumsallığı artıran unsurlar arasında sayılabilir. Gönderdiğiniz mesajda broşür, afiş, kartvizit, sunum, bilgi notu, promosyon malzemeleri (logolu ve web sayfalı not kağıtları, post-it, ajanda, kupa vb) kullanabilirsiniz. Basılı malzemelerden yararlanırken bunları asgari düzeyde tutmak ve geri dönüştürülebilir/geri dönüştürülmüş malzemeler kullanmak da çevresel sürdürülebilirliğe önemli bir katkı sağlayacaktır.
Mesajlarınızı oluştururken göz önünde bulundurmanız gereken bir diğer önemli nokta da hibe veren program ve/veya kurumun kurallarıdır. Bu kurallar bazen yaygınlaştırma ve görünürlük faaliyetlerinizi kısıtlayabilir. Bunun dışında bazı programlar (örneğin Erasmus+) metin ve görsellerde feragat metnine yer verme zorunluluğu da getirmektedir. Ayrıca bu programların, fon veren kurumların ve varsa adı geçen diğer kuruluşların logo, görsel ve hibe desteklerinin program rehberinde belirtilmesi zorunlu olabilir. Bazı programların görünürlük ve tanıtım için ayrı rehberleri olabilir. Bunların proje hazırlık aşamasında incelenmesi ve uygulamada dikkate alınacağının belirtilmesi başarılı bir proje teklifi için önemlidir.
