Gönüllülük, hedef grupların ve 3. tarafların proje süreçlerine aktif katılımı şeklinde gerçekleşir. Gönüllüler, özellikle kar amacı gütmeyen kuruluşlar için faydalı bir insan kaynağıdır. Gönüllüler kişisel tatmin, kariyer, deneyim kazanma, yurt dışı olanaklarından yararlanma, eğitim müfredatından kaynaklanan zorunluluk vb. nedenlerle gönüllülük faaliyetlerinde yer alabilirler.
Projeniz gönüllülük esasına dayanıyorsa veya gönüllülerin katılımını içeren faaliyetler içeriyorsa bu sürecin nasıl yürütüleceğini de tarif etmelisiniz. Gönüllüler geçici bir insan kaynağı olarak görülmeli ve verilecek görev, yetki ve sorumluluklar bu ölçüde dağıtılmalıdır. Bir kişinin bir kurum veya proje için gönüllü hizmet vermesi ve çalışması tamamen ücretsiz olarak görülmemelidir. Bu kişilerin yol ve yemek masrafları karşılanmalı, mümkünse bir miktar cep harçlığı verilmelidir. Bu nedenle proje bütçesinde gönüllüler için günlük ödenek ayrılması önerilir.
Gönüllülerin projede yer alabilmesi için gerekli bilgilerin duyurulması gerekmektedir. Proje duyuruları ve kar amacı gütmeyen kuruluşların kullandığı dijital portallar bu duyurular için kullanılabilir. Ayrıca sosyal medya gruplarına da ilan verilebilir. İlanlarda projenizden, gönüllü pozisyonunda yer alacak faaliyet ve çalışmalardan, gönüllülüğün yeri ve süresinden, katılımcılara sağlayacağı katkıdan (sertifika, referans vb.), varsa kendilerine sağlanacak katılım ücretlerinden bahsetmek faydalı olacaktır. Katılımcıların bilgilerinin standart bir formda toplanması ve bir veri tabanı oluşturulması, başvuruların takibinde ve gönüllünün işe alım sürecinde faydalı olacaktır.
Seçim sürecinden sonra gönüllüye yapacağı iş(ler) hakkında gerekli eğitimler verilmelidir. Dolayısıyla projeniz gönüllülük üzerine olacaksa bu kişilere verilecek eğitimleri belirtmeniz önemlidir. Gönüllüler bu eğitimleri özgeçmişlerinde kullanabilecekleri için ilanda bu eğitimlerin belirtilmesi gönüllüleri çekmek için kullanılabilir.
Gönüllülerin iş sürecini ciddiye almaları için sözleşmeler hazırlayıp imzalayabilirsiniz. Bu aynı zamanda işe bağlılığı da artıracaktır. Nitekim Balkan ülkelerinde, Türkiye'de ve diğer bazı ülkelerde gönüllülük kavramı tam olarak anlaşılmadığı için gönüllü olarak çalışan kişiler istedikleri zaman işlerinden ayrılabileceklerini düşüneceklerdir. Böyle bir durumda proje faaliyetleriniz sekteye uğrayacaktır. Bunun önüne geçmek için projenize ve faaliyetinize özel teşvikler üretmeniz ve gönüllünün bağlılığını artırmanız gerekir. Örneğin yurt içinde gerçekleştireceğiniz bir gençlik projesi için yerel, gönüllü katılımcılar bulmanız gerekiyorsa, bu gönüllülerin yurt dışındaki projelerde yer alma konusunda önceliğe sahip olacağını belirtmeniz önemli bir teşvik olabilir.
Gönüllülerinizin faaliyetlerini takip etmek de önemlidir. Bu takip faaliyetlerini proje personeli ile birlikte (gönüllülerle değil) yürütebilirsiniz. Böyle bir görevlendirme gönüllüleri kontrol etmek ve izlemek için ideal olacaktır ve beklenmedik olayların erkenden önlenmesini sağlayacaktır.
