4. TAKİP / İZLEME

Proje faaliyetlerinin zamanında ve teklifte belirtilen koşullarda yürütülmesini sağlamak için takip ve izleme süreçleri planlanır ve uygulanır. Takip ve izleme süreçleri sadece koordinatör tarafından değil, ortaklar tarafından da yürütülür. Bu kapsamda koordinatör kurum hem kendi görev ve çalışmalarını hem de ortaklarının çalışmalarını takip etmek ve izlemek durumundadır. Ayrıca projede koordinatör veya ortak olarak yer almayan üçüncü tarafların da görevleri olabilir ve bu çalışmaların takibi proje teklifinde dikkate alınmalıdır.

Faaliyetlerin takibinde kullanılacak yöntemler, sıklığı ve kimler tarafından nasıl belgeleneceği önemlidir. Tüm bu hususlar projenin büyüklüğüne ve içeriğine göre değişiklik gösterebilir. Büyük bütçeli ve makine üretimi olan bir projede ürünün kalitesi için bir kalite kontrol uzmanı, makine ve işçilerin performansının optimizasyonu için bir endüstri mühendisi veya benzer niteliklere sahip çalışanlar gerekecektir. Bu durumda yerinde gözlem söz konusu olacak ve günlük, haftalık veya aylık bazda raporlamalar yapılabilecektir.

Öte yandan sosyal içerikli ve görece düşük bütçeli projelerde ürün yerine hizmet sunulabilir, projedeki faaliyetlerin bir kısmı masa başında gerçekleştirilebilir. Bu durumda ölçüm yöntemleri ve doğrulama kaynakları arasında anketler, imza listeleri, tutanaklar, fotoğraflar, görüntüler, videolar, faturalar vb. destekleyici belgeler yer alır. Projenin bütçesi küçükse, faaliyetlerin sıklığı daha az olacaktır ve denetim sıklığı da buna bağlı olarak azalabilir. Ayrıca izleme ve değerlendirme için daha az bütçe ayrılacaktır. Hizmette üretimde olduğu gibi günlük izleme ve değerlendirmeler olmayacağından bu çalışmaların sıklığı hizmetin verildiği zamana göre değişebilir. Ayrıca izlenecek ve değerlendirilecek faaliyetlerin bir kısmı doküman kontrolü yoluyla masa başında da gerçekleştirilebilir.

Hizmete dayalı faaliyetlerin kalite değerlendirmesi için kullanılan en objektif ve faydalı yöntem anket ve bu anketlerin analizidir. Bir eğitim ya da hizmetin öncesinde ve sonrasında yapılacak anketler ve bunların uygun şekilde karşılaştırılması, faaliyetinizin başarısı hakkında sizi bilgilendirecek ve gelecek süreç ve projelerde faaliyetlerinizi iyileştirmenizde size yol gösterecektir.

İzleme ve değerlendirme çalışmalarını yürütecek kişi ve süreçlerin de teklifte belirlenmesi ve buna göre hareket edilmesi önemlidir. İzleme ve değerlendirme çalışmaları için konsorsiyum içinden görevlendirme yapılabileceği gibi dışarıdan bir firmadan da hizmet alımı yapılabilir. Ancak dış kaynak kullanımı için program rehberini ve teklif çağrısında yer alan kuralları incelemeniz tavsiye edilir. Büyük ölçekli proje tekliflerinde dışarıdan, bağımsız bir kişi veya firmanın denetçi olarak yer alması profesyonellik sağlayabilirken, küçük ölçekli projelerde böyle bir uygulama ekstra maliyet olarak algılanabilir. Her iki durumda da denetim süreçlerinin iyi gerekçelendirilmesi gerekir.

Konsorsiyum içinden yapılacak görevlendirmelerde genellikle teklif aşamasında izleme ve değerlendirme yapacak kişilerin isimlerinin verilmesi gerekmemektedir. Bu durumda bu kişilerin pozisyonu ve niteliği hakkında bilgi verilmesi yeterli olacaktır. Görevlendireceğiniz kişilerin tek görevi izleme ve değerlendirme olmayabilir, projenin farklı aşamalarında da çalışabilirler. Bu durumda zamanlarının ne kadarını bu görevlere ayıracaklarını belirtmeniz faydalı olabilir.

Görevlendireceğiniz kişi sayısına göre bir hiyerarşi belirlemeniz gerekebilir. Örneğin izleme ve değerlendirme personeli belirlenen faaliyet takvimine uygun olarak çalışmalarını yürütebilir ve izleme ve değerlendirme yöneticisi olarak atanan koordinatöre raporlama yapabilir. Yönetici bu raporları inceleyerek düzeltme talep edebilir ya da raporu onaylayarak Proje Yürütme Kuruluna sunabilir. Benzer bir süreç ortaklar ile koordinatör arasındaki izleme ve değerlendirme ilişkisi için de kurulabilir. Bu durumda ortakların izleme ve değerlendirmeden sorumlu yöneticileri raporlarını koordinatör kurumun müdürüne gönderebilirler. Süreç sonucunda bu raporlar revize edilir veya kabul edilir. Hedeflenen zaman ve kaliteden herhangi bir sapma söz konusu ise bu durum ayrıca üst yönetimin bilgisine sunulur ve bir sonraki toplantıda karara bağlanır.