Teklifte, her bir bütçe kalemi için maliyetlerin gerekliliğini gösteren bir açıklama sunmanız ve bunların eylemle nasıl ilişkili olduğunu göstermeniz gerekir (örneğin, Eylemin Açıklamasındaki faaliyetlere ve/veya sonuçlara atıfta bulunarak).
Bu bölümde bütçe kaleminin gerekliliğini gerekçelendirmeniz gerekir. Bütçe kalemini hangi faaliyetlerde kullanacağınızı belirtmelisiniz. Faaliyetlere verdiğiniz kısaltma ve numaraları da referans gösterebilirsiniz. Faaliyetleri gerekçelendirirken ilgili ürün/hizmet kaleminde her bir birimden ne kadar kullanıldığını belirtmeyi unutmamalısınız.
Sağ taraftaki sütunda ise maliyetleri gerekçelendirmeniz gerekecektir. Maliyetleri gerekçelendirirken enflasyon, öngördüğünüz arz/talep kaynaklı değişimler, insan kaynaklarına yönelik vergi ve sosyal güvenlik kesintilerinin yanı sıra işverenle ilgili bazı maliyetlerin de hesaplandığını belirtebilirsiniz. Ayrıca bazı programlarda belirli bir bütçe sınırının üzerindeki ürün/hizmet kalemleri için fiyat teklifi almanızı talep edebilirler. Bu kapsamda firmalardan fiyat teklifi aldığınızı belirtebilirsiniz. Standart mal, ürün ve hizmetler için aksi belirtilmediği sürece piyasa araştırmanızı internet üzerinden yapabilir ve bunu gerekçe kısmında belirtebilirsiniz.
- Beklenen finansman kaynakları ve tahmini maliyetlerin özeti bölümünde, eş finansmanın nasıl sağlanacağını detaylandırmanız beklenmektedir. Daha önce de belirtildiği gibi, bazı hibe programları yararlanıcıların projeye belirli bir miktarda katkıda bulunmasını beklemektedir. Bu katkının miktarı programdan programa farklılık gösterebilir. Genel olarak programlar ayni katkıları eş finansman olarak kabul etmemekte ancak insan kaynağı kullanımını istisna olarak göstermektedir. Yani kurumunuzda istihdam ettiğiniz kişi ya da kişileri projeniz süresince görevlendirmeniz durumunda projenin eş finansmanı için herhangi bir mali kaynak ayırmanız gerekmeyecektir. Bu durum ortaklarınız için geçerli olabileceği gibi koordinatör için de geçerli olabilir. Öte yandan projeye ekstra katkılarda bulunmak ve finansman imkanı sağlamak (yazılı değerlendirme kriterlerinde yer almasa da) değerlendirici üzerinde olumlu etki yaratabilir.
Eğer 3. Beklenen finansman kaynakları ve tahmini maliyetlerin özetini teker teker gözden geçirirsek:
Bu başvuruda istenen AB katkısı (A) bölümünde hibe veren kurumdan alınacak destek miktarını ve oranını belirtmelisiniz (oran kısmını excelde formül yazarak ya da tüm toplam tutarları girdikten sonra hesaplayabilirsiniz).
ORTAK FİNANSMAN (1+2) (B) bölümünde görüleceği üzere 2 alt bölüm bulunmaktadır. Bunlardan ilki 1. Diğer katkılar (Başvuru Sahibi, diğer Donörler vb.) bölümüdür. Bu bölümde kurumunuzun, ortaklarınızın ve 3. tarafların projeye yaptıkları nakdi katkıları ve insan kaynakları katkılarının değerini ilgili para birimi cinsinden yazmanız gerekmektedir. Ayrıca bu bölümde kurumunuzun, ortaklarınızın ve/veya bağışçılarınızın her birinin isimlerini ve varsa koşullarını belirtmeniz gerekmektedir. İnsan kaynakları üzerinden yapılacak katkıları hesaplarken personele yaptığınız net ücret ödemelerini değil, brüt ücret ödemelerini dikkate almalı ve belirtmelisiniz. Projenizin yürütülmesi aşamasında bu katkıları kanıtlamak için sizden ilgili kişi/kişilerin görevlendirme yazısı ve maaş bordroları istenecektir. Bordrolardaki brüt tutar sizin katkınızı gösterecektir. Sorumlu kişilerin bordrolarındaki tutar, program tarafından talep edilen eş finansman tutarının altında ise, aradaki farkın nakit olarak karşılanması gerekecektir. Öte yandan, bu eş finansmanın insan kaynakları ile karşılanması için gereğinden fazla kişinin görevlendirilmesi, bağımsız değerlendirici tarafından projenin ilgililik kısmından puan düşülmesine neden olabilir.
İkinci alt bölümde ise projeden elde edilen gelirlerin tahmini tutarı talep edilmektedir. Projeniz herhangi bir ürün ve/veya hizmet üretiminden gelir elde etmiyorsa bu bölümü boş bırakabilirsiniz, aksi takdirde tahmini gelir miktarınızı belirtmeniz gerekmektedir. Proje teklif çağrılarının ya da hibe programlarının genellikle sosyal amaçları olduğu için gelir ya da değer yaratmasının beklenmediği gibi yersiz bir algı olduğu söylenebilir. Aslında projenizin değer üreterek finansman yaratması, sürdürülebilirliğini güçlendirmesi açısından çok önemlidir. Teklif formunuzun sürdürülebilirlik kısmında gelir ve değer yaratacak bir yapıyı nasıl oluşturacağınızı anlatmanız ve bunu gerçekçi bir analizle sunmanız, değerlendirme sonucunda teklifinizin bu kısımlarda çok yüksek puan almasını sağlayacaktır. Ancak kısa süreli projelerde gelir, değer ve kar üretebilecek bir yapının kurulması ve işletilmesi zor olabilir. Bu durumda kurduğunuz yapının/modelin projeniz tamamlandıktan sonra tam olarak hayata geçirilebileceğini belirtebilirsiniz. Projeniz yürütme aşamasında gelir yaratmayacağı için bu bölümde herhangi bir gelir tahmini yapmak zorunda değilsiniz. Sürdürülebilirlik bölümünde gelir getirecek modelinizden de bahsedebilirsiniz.
Tahmini gelir bölümünde kazanmayı beklediğiniz tutarı tüm riskleri göz önünde bulundurarak gerçekçi bir şekilde belirlemeniz önemlidir. Nitekim almayı beklediğiniz tutarı fazla olarak belirttiğinizde ancak bu beklentiniz gerçekleşmediğinde söz konusu eş finansman tutarını başka kaynaklardan tamamlamak zorunda kalabilirsiniz. Bu da kurumunuzu, ortaklarınızı ve projenizi zor durumda bırakabilir.
Tahmini Maliyetler bölümünde, tahmini maliyetlerinizi belirtmeniz beklenmektedir.
Tahmini TOPLAM UYGUN MALİYETLER, bütçenin Tablo 1'in 11. bölümündeki toplam maliyeti göstermektedir. Bu başvuruda talep edilen AB katkısındaki destek miktarını (A) toplam maliyetle (A/C x 100) karşılaştırdığınızda, size toplam uygun maliyetlerin bir yüzdesi olarak ifade edilen AB katkısını verecektir.
Son bölüm olan Başvuru Sahipleri Arasında Bütçe Dağılımı Tablosunda ise koordinatörlerin ve ortakların bütçe dağılımları belirtilmektedir. Bu bütçe dağılımlarını belirtirken sadece alınan hibeyi değil, eş finansman tutarlarını da (varsa kurum başına) eklemeniz gerekmektedir. Her bir ortağın bütçesinin toplam proje bütçesine oranı size ortakların yüzdesel dağılımını verecektir.
